Особова картка П-2: правила заповнення та внесення змін

Особові картки у період дії воєнного стану

Держпраці та Федерація профспілок зазначали перелік кадрової документації, яку слід вести і в період дії воєнного стану. З-поміж інших обов’язкових документів згадували й особові картки. Тобто під час воєнного стану особові картки слід вести. Ми про це говорили тут і тут.

Суть особової картки

Особова картка – основний документ з обліку особового складу в організації. 

Одразу після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу на кожного працівника підприємства потрібно завести особову картку. Типова форма особової картки №П-2 затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656. Дія цього нормативного акта поширюється на всі підприємства, установи й організації без винятку.

Мінсоцполітики у листі від 13.05.2010 р. №140/13/116-10 пояснило, що особові картки за формою №П-2 ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності (у т. ч. незалежно від кількості працівників на підприємстві). 

Але особові картки державних службовців слід оформлювати за формою, затвердженою наказом НАДС від 19.05.2020 р. №77-20. Якщо говорити про органи місцевого самоврядування, то їм слід  оформлювати особові картки за формою первинного обліку №П-2 ДС, затвердженою наказом Мінстату від 26.12.1995 р. №343. НАДС дає рекомендації вести особові картки посадових осіб місцевого самоврядування за цією формою (лист від 09.06.2017 р. №5263/13-17), хоча вона й втратила чинність на підставі наказу Держстату від 26.08.2016 р. №154.

Тобто особова картка працівника – це основний документ з обліку особового складу на підприємстві, у якому видно всю хронологію роботи конкретного працівника. Як правило, її заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів (паспорт, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, трудова книжка, диплом тощо).

Сьогодні постійно говоримо про діджитацізацію та цифровізацію. І часто в кадровиків виникає запитання: чи можна особову картку №П-2 вести лише в електронній формі, наприклад, в спеціальній програмі для бухгалтерів, у MS Word, MS Excel ? 

У нормах чинного законодавства не знаходимо заборони щодо ведення електронних особових карток №П-2, але є нюанс. У реквізитах  типової форми №П-2 зазначено, що працівник повинен у картці №П-2 поставити особистий підпис. І робити це неодноразово: по суті, кожна зміна даних  про призначення працівника на посаду та переведення на іншу посаду має підтверджуватися новим підписом працівника. Тому тим, хто бажатиме оформлювати цей документ у електронній формі, треба, щоби програма, у якій це буде реалізовано, враховувала специфіку складання цього документу.

На практиці часто вдаються до часткового заповнення особистих карток №П-2 за допомогою комп’ютерних програм. Зокрема, при прийомі працівника на роботу, дані, які відомі про нього на той момент, вносяться за допомогою комп’ютера і складається електронний документ. Далі цей документ роздруковують і підписують. А зворотну сторону за мірою надходження інформації доповнюють від руки. 

Врахуйте при намірі вести особові картки в електронній формі і те, що особова картка – це документ тривалого строку зберігання, 75 років (ст. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5). А далеко не кожен електронний документ можна буде зберегти, а головне, за нагоди прочитати протягом такого довгого строку. 

Навіть згідно з п. 4 розд. 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. №1886/5 підприємства повинні  створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній. Тож лише в електронній формі картку №П-2 залишати не можна. 

На яких фізосіб особові картки оформлювати, а на кого не потрібно?

Особові картки слід оформлювати на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами, а саме:

1. з якими укладено строкові трудові договори;
2. які працюють за трудових договором з нефіксованим робочим часом;
3. з надомниками;
4. які працюють за дистанційними трудовими договорами;
5. зі сумісниками внутрішніми та зовнішніми та ін. 

І так: оформлювати особові картки потрібно навіть на тих працівників, які прийняті на роботу на досить короткий термін. Наприклад, роботодавець зобов’язаний оформити особову картку для працівника, прийнятого на кілька тижнів для заміщення іншого працівника, що пішов у відпустку.

Постійно повторюються запитання від читачів: чи треба знову оформлювати особову картку №П-2, якщо працівник вже колись працював на цьому ж підприємстві і тепер влаштовується знову? Так, потрібно. Оскільки у попередній його картці №П-2 вже є підпис працівника кадрової служби та самого працівника, а також зазначена інформація в графі  «Дата і причина звільнення (підстава)», що унеможливлює повторне використання «старої» картки. 

Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників. Оскільки достовірний облік відпусток потрібно здійснювати окремо за кожною посадою. Отже, якщо один і той самий працівник працює у одного роботодавця на двох посадах, на нього заводяться дві окремі особові картки (за кожною посадою). 

В який строк слід заповнити особову картку №П-2?

На жаль (чи на щастя) особова картка №П-2 не має строку, протягом якого слід оформити  її для новоприйнятого працівника. Тобто у законі не зазначено строку, протягом якого роботодавець зобов’язаний оформити особову картку. Проте особову картку заповнюють  після видання наказу про прийняття на роботу. 

Раніше, до змін у ст. 48 КЗпП щодо паперових трудових книжок, орієнтувалися на строки у згаданій статті, тобто – 5-7 днів (ст. 48 КЗпП). Це обумовлено було тим, що роботодавець мав ознайомити працівника зі записом про прийняття у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. №58). 

Також актуальним залишається запитання щодо вклеювання фотокартки. На практиці виникають величезні проблеми у кадровиків, коли ті вимагають фотокартки від працівників для вклеювання у картку №П-2. Відсутність фотографії в особовій картці фахівці Держпраці під час перевірки кваліфікують як її неналежне ведення.

Тож працівник зобов’язаний надати кольорове фото. Враховуючи розміри обмежувальної рамки, розмір фотографії має бути 3 × 4 см. Рекомендуємо скористатися вимогами до фотокарток, що посвідчують особу. Вимоги до відцифрованого образу обличчя особи, фотокарток, що подають для оформлення або обміну документів, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи спеціальний статус особи, та фотографічного зображення на них, затверджені наказом МВС від 18.10.2019 р. №875.

Щоби працівники не відмовлялися надавати фотокартки, обов’язок нових працівників надавати фотокартки має бути зазначений у правилах внутрішнього трудового розпорядку. 

Але в жодному разі не оформляйте картку №П-2, якщо йдеться про особу, з якою співпраця відбувається за договором ЦПХ, оскільки особові картки №П-2  слід вести лише на осіб, з якими укладено трудові договори.

Чим небезпечне складання зайвих особових карток? Якщо кадровик помилково складе картку №П-2 щодо особи, з якою укладено договір ЦПХ, інспектор з праці чи суд може кваліфікувати це як ознаку трудових відносин! А також може визнати, що роботодавець підмінює трудові договори договорами ЦПХ . 

Алгоритм заповнення форми №П-2

Особова картка №П-2 працівника складається з 5 розділів:

I. Загальні відомості;

II. Відомості про військовий облік;

III. Професійна освіта на виробництві (коштом роботодавця);

IV. Призначення та переведення;

V. Відпустки.

Усі вони мають конкретні інформаційні завдання.

Загальні відомості. Тут зазначають паспортні дані (прізвище, ім'я, по батькові), сімейний стан, наводиться інформація про освіту, попереднє місце роботи, стаж роботи, а також місце реєстрації та місце фактичного проживання. Усі ці дані заповнюються на підставі підтвердних документів: паспорта, трудової книжки, наданого працівником диплома. Місце фактичного проживання записується зі слів працівника.

У таблиці п. 10 цього розділу зазначають склад сім'ї, сюди включаються: батьки; чоловік/дружина; діти; опікуни.

Якщо дані з цього розділу змінюються, однією рискою слід закреслити неактуальні дані, а поруч вписати нові. На полі особової картки поряд із оновленими даними або нижче в графі «Додаткові відомості» працівник, що вносить зміни, записує реквізити документа, на підставі якого наводить нові дані, ставить дату і свій підпис. Див табл. 1.

Таблиця 1

На підставі якого документу заповнюють розділ І картки №П-2

Відомості про військовий облік. Цей розділ підлягає заповненню тільки в тому випадку, якщо працівник є військовозобов'язаним або призовником, за яким здійснюється звірка з військовими комісаріатами. Записи робляться на підставі військового квитка або тимчасового посвідчення, виданого замість військового квитка для військовозобов'язаних, для призовників – посвідчення про приписку до призовних дільниць.

Зверніть увагу! Незважаючи на наявність в ній відомостей про військовий облік особова картка №П-2 вже не є тим документом, за яким ведеться військовий облік на підприємстві. Персональний військовий облік на підприємствах наразі ведеться за списками персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку №1487).

Ми про це писали тут і тут.

Професійна освіта на виробництві. Цей розділ заповнюється у разі отримання працівником освіти за рахунок підприємства: первинна профпідготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації на виробництві як у спеціалізованих закладах, так і на базі інших суб'єктів господарювання.

Призначення і переведення. Перший запис у цьому розділі – запис про прийняття на роботу. Тут слід заповнити всі рядки і обов'язково дати на підпис працівникові.

Також слід робити записи й про тимчасове переведення у картці №П-2, тимчасове переведення – це різновид переведення, оскільки в законодавчих нормах чи підзаконних актах не йдеться, що таких записів не вносимо.

Відпустки. Судячи з назви, цей розділ заповнюється безпосередньо при наданні відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за свій рахунок та інших. Крім цього, тут зазначається період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка. Не забувайте, що цю інформацію слід продублювати у журналі обліку відпусток.

Додаткові відомості. У цьому розділі мають знайти відображення дані, які не були зазначені в інших розділах (наприклад, про судимості, участь у війні, знання іноземної мови, належність до певної пільгової категорії працівників або інвалідність і документ, на підставі якого працівника віднесено до окремої категорії). Також сюди можуть вноситися виправлення щодо першого і другого розділів картки, наприклад, зміна прізвища, місця проживання.

У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначаються дата і причина звільнення з посиланням на конкретну норму КЗпП. 

Виправлення в особовій картці

Якщо у працівника відбувається зміна даних, то слід внести доповнення чи уточнення. 

Також внесення виправлень до особової картки не є порушенням і не тягне за собою адміністративної відповідальності (лист Держстату від 21.11.2016 р. №09.4-12/307-16).

Наприклад, якщо відбулась зміна прізвища, то треба після отримання працівником нового паспорта, закреслити колишнє прізвище і поруч або зверху впишіть нове. У графі «Додаткові відомості» зазначте, що прізвище змінено на підставі паспорта, вкажіть реквізити наказу та нового паспорта.

Що робити, якщо не вистачає місця в розділі «Відпустки» чи «Призначення та переведення»?

Для продовження особової картки слід взяти нову чисту форму №П-2 і на верхньому березі напишіть «Продовження особової картки», вкажіть табельний номер працівника, заповніть у Розділі І «Загальні відомості» пункти 1, 2 (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження). Нову особову картку зберігайте разом із первинною особовою карткою. 

Відповідальність за порушення

Одразу зазначимо, що окремої відповідальності за неведення особових карток чинним законодавством не передбачено. Але, по суті, це порушення трудового законодавства (одне з так званих «інших» порушень).

За ці порушення роботодавцю загрожує штраф за ч. 1 ст. 41 КУпАП у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (від 510 грн до 1700 грн), який накладається на посадових осіб підприємства.

Не слід забувати і про ст. 265 КЗпП. За відсутність особових карток під час перевірок Держпраці може буде застосовано штраф у розмірі 1 МЗП щодо кожної не заведеної або із помилками особової картки, установленої на момент проведення перевірки (у 2023 році – 6700 грн). Хоча у більшості випадків роботодавцю виносять припис виправити порушення, пов’язані із веденням особових карток, і якщо він їх усуває у зазначені у приписі терміни та повідомляє про це Держпраці, штрафи до нього не застосовують. 

Це працює і під час війни. У ст. 16 Закону №2136 зазначається, що у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються.