Видача добових водію
Працівникам, які скеровуються у відрядження, оплачують: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (ч. 2 ст. 121 КЗпП).
Умови договорів про працю, які погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю, є недійсними (ст. 9 КЗпП).
Тому жодним положенням про відрядження не може бути передбачено невиплату працівникам добових перед відрядженням. Отже, якщо підприємство не виплачує добові перед відрядженням, це є порушенням ст. 121 КЗпП.
За невиплату добових на підприємство можуть накласти штраф на підставі абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП як за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці – у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення.
Тут звертаємо увагу: фінансовий штраф застосовується до роботодавця, тільки якщо на момент перевірки добові взагалі не були виплачені працівникові. В описаному випадку роботодавець виплачує добові після відрядження (із запізненням, але виплачує), тому штрафу за абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП не буде. Штраф за ст. 265 КЗпП також не застосовується і в період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю) (абз. 4 ч. 3 ст. 16 Закону №2136).
В мирний час за виплату добових із запізненням роботодавцю не уникнути фінансового штрафу за абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП – як за порушення інших вимог законодавства про працю – у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення.
Крім того, за невиплату добових до початку перевірки або в разі невиконання припису інспектора з праці на посадових осіб підприємств може бути накладено адмінштраф у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (від 510 до 1 700 грн) (ч. 1 ст. 41 КУпАП).
Нагадаємо, що протоколи про адміністративні правопорушення за ч. 1 ст. 41 КУпАП складаються посадовими особами Держпраці, адміністративні справи розглядаються в судовому порядку, відповідно строк давності, згідно зі ст. 38 КУпАП, становить 3 місяці з дня вчинення правопорушення (ст. 221, 255 КУпАП). Тому притягнення до відповідальності за невиплату добових у межах строку давності, по суті, можливе тільки за наявності скарги працівника.
Строк звернення до суду або комісії з трудових спорів у таких випадках становить 3 місяці з дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення його прав (ст. 225, 233 КЗпП).
Отже, працівник має право звернутися до суду (або комісії з трудових спорів) з вимогою виплатити йому добові, якщо підприємство взагалі їх не виплачувало. Тож якщо роботодавець виплачує добові працівникам відразу після відрядження, то й для застосування адмінштрафу за ч. 1 ст. 41 КУпАП підстав не буде.
Видача менеджеру коштів на закупівлю сільгосппродукції
У п. 19 Положення №148 зазначено, що готівка видається під звіт, зокрема на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини строком не більше ніж 10 робочих днів, а звітують за одержану під звіт готівку відповідно до законодавства України.
Якщо менеджеру не видати кошти на закупівлю продукції, то розрахуватися з таким працівником можна і пізніше. Порушенням це не буде, бо зазвичай при цьому застосовують строки давності, передбачені ЦКУ, а саме ст. 257 та 261 ЦКУ.
Так, відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність становить три роки.
Перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила (п. 1 ст. 261 ЦКУ). Водночас за зобов’язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається із закінченням строку виконання.
Законодавством прямо не визначено терміну повернення витрат за рахунок власних сум підзвітної особи. А на практиці доволі рідко трапляється так, що працівник, подаючи авансовий звіт, пише заяву з вимогою компенсувати понесені витрати. Для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат.
Думка податківців
Чи передбачені терміни повернення коштів підприємством працівнику, який витратив власні кошти на господарські потреби (послуги) або у відрядженні?
Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) встановлено нормами п. 170.9 ст. 170 [ПКУ] та п. 19 розд. ІІ Положення [№148].
Звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями та від 05 жовтня 2017 року №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» зі змінами та доповненнями за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).
У разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби Звіт за формою, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу МФУ від 09.05.2023 №239), а також підтвердні документи, що засвідчують суму таких витрат.
Тобто відповідно до поданого Звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.
При цьому питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань належать до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються [ЦКУ]. Нормами ПКУ та Положення №148 не регулюються зазначені питання та не належать до компетенції контролюючих органів.
ЗІР, підкатегорія 109.14
Таким чином, доки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою щодо повернення заборгованості, перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде подана, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після заявлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ).
Отже, виплатити заборгованість перед працівником за авансовими звітами за раніше придбаними товарами підприємство може добровільно і після його звільнення, а може почекати:
1) письмового звернення працівника;
2) або коли мине позовна давність і така заборгованість відповідатиме визначенню безнадійної (пп. 14.1.11 ПКУ) – та списати;
3) або списати внаслідок звільнення (прощення боргу) кредитором (працівником) боржника (підприємства) від його обов’язків (не чекаючи закінчення строку позовної давності).
Авансовий звіт на добові
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тобто якщо водію виплачувалися тільки добові готівкою, то оподатковуваного доходу за таким відрядженням у нього немає, тому що готівку отримано у межах суми добових. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував готівку на інші витрати (крім добових). Навіть якщо роботодавець не видасть водію добові, а виплатить їх після завершення відрядження, останньому не обов’язково подавати авансовий звіт.
Авансовий звіт на закупівлю сільгосппродукції
Авансовий звіт підзвітна особа за отримані під звіт кошти має подати до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому така особа завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт (пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ).
Але якщо під час закупівлі сільгосппродукції менеджер отримав кошти під звіт, витратив їх до копійки, покривати частину оплати власними коштами не довелося, то авансового звіту він не подає. Якщо закупівля здійснювалася лише за його власні кошти і безготівково, то авансовий звіт теж не подається.
І тут відразу постає запитання: коли роботодавець має розрахуватися з працівником, який витратив власні кошти, якщо авансовий звіт не подається? На жаль, як і раніше, ані ПКУ, ані Порядком №841 це не передбачено.
Тож радимо роботодавцю, щоб працівники, які витратили власні кошти на потреби підприємства, й надалі подавали авансовий звіт, бо запам’ятати, хто, коли і скільки кому винен, не до снаги. Або керуючись Положенням №88 розробити власний документ для таких випадків, який обов’язково має містити необхідні реквізити, визначені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.
Обов’язкові реквізити первинного документа
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
– назву документа (форми);
– дату складання;
– назву підприємства, від імені якого складено документ;
– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
– посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Частина 2 ст. 9 Закону про бухоблік
Також рекомендуємо уникати таких ситуацій, коли на закупівлю ТМЦ для підприємства працівник витрачає власні кошти. Податківці можуть вбачати в цьому не відносини з підзвітною особою (адже кошти під звіт справді не видавалися), а придбання ТМЦ у працівника як у фізособи: працівник надає ТМЦ, які придбані за його особисті кошти і на цей момент належать саме працівникові, а підприємство платить йому кошти за ці ТМЦ. Це дуже схоже на банальне придбання ТМЦ у фізособи, а це означає, що з виплачених коштів потрібно утримувати податок на доходи та військовий збір. Щоб уникнути такого спору, рекомендуємо видавати аванс у достатній сумі, щоб це справді були підзвітні кошти.