Держпраці зазначає, що призупинення дії трудового договору оформлюється наказом або розпорядженням роботодавця, в якому зазначаються:
- причина призупинення, зокрема неможливість обох сторін виконувати свої обов’язки;
- спосіб обміну інформацією між сторонами;
- строк призупинення трудових відносин;
- кількість, категорії, прізвища, ім’я, по батькові (за наявності) працівників;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для тих, хто з релігійних переконань відмовився від номера та має відповідну відмітку в паспорті) працівників;
- умови відновлення дії трудового договору.
Ці норми статті 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» нагадали під час інформаційного семінару в медичному освітньому закладі посадовці управління інспекційної діяльності у Запорізькій області. Вони звернули увагу на те, що доцільно робити індивідуальні накази, а не зведений.
Оскільки призупинення дії трудового договору не є припиненням трудових відносин, прізвище працівника з табеля обліку не видаляється. Відсутність у зв’язку з призупиненням дії трудового договору можна позначати в табелі як неявку з інших причин або ж запровадити власне позначення для обліку таких працівників.