Так вже склалося, що бізнес у перевірках цікавить не стільки те, що саме перевірятимуть, а те, якими штрафами та чи інша перевірка загрожуватиме. Тож, давайте згадаємо про сучасний розмір штрафів від Держпраці, за які порушення вони встановлені, як встановлюється факт порушення та як цього уникнути.
І перше, про що слід нагадати, це те, що за порушення трудового законодавства передбачена дисциплінарна, матеріальна, фінансова, адміністративна та кримінальна відповідальності (так, цілих 5!). І досить часто вони застосовуються одночасно.
Втім, для самих роботодавців найпоширенішим є застосування до них фінансових санкцій (передбачених ст. 265 КЗпП). А для працівників, які винні у порушення трудового законодавства, контролери найчастіше застосовують адміністративні штрафи, а самі роботодавці – дисциплінарну відповідальність (догану або звільнення).
Довідково: фінансові штрафи встановлені у розмірі, пропорційному розміру мінімальної зарплати, який діятиме на момент виявлення порушення. Вони застосовуються щодо порушень, скоєних з 01.01.2015 р. (дати набрання чинності ст. 265 КЗпП), але строків давності для таких штрафів КЗпП не встановлено.
Мінсоцполітики свого часу роз’яснювало, що це означає, що для порушень, за які встановлені ці штрафи, діють загальні строки давності (3 роки). Ми про це писали тут. Але відсутність прямої норми в КЗпП, яка б встановлювала такі строки, означає, що у територіальних органів Держпраці може бути інша думка, і роботодавцю доведеться захищатися у суді.
Очікується, що цю проблему вирішить новий Закон №1320, який набере чинності через 1 місяць після його опублікування. Про це ми писали тут. Проте остаточного тексту Закону на момент написання статті ми ще не маємо, тож говорити, чи вирішена ця проблема і як, зарано.
Найбільший штраф – 30 мінімальних зарплат (180 тис. грн)
Такий розмір фінансових санкцій передбачено за:
- фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту),
- оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві,
- виплату заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати ЄСВ та податків.
Такий штраф множиться на кількість працівників, щодо яких виявлено ці порушення.
Проте не лякайтесь. Адже:
- за перше виявлене порушення з цього переліку штраф в три рази менший і становитиме «усього» 10 мінімальних зарплат (тобто зараз 60 тис. грн);
- до юридичних осіб та фізосіб–підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку першої – третьої груп, за перше порушення взагалі застосовується попередження.
Тобто, на практиці, щоб «заробити» максимальний розмір трудового штрафу, треба припуститися одного з порушень, зазначеного у переліку, вдруге протягом двох років з дня виявлення порушення.
А тепер давайте уважно проаналізуємо цей перелік.
Фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту)
Як виявляють таке порушення? Досить нечасто при планових перевірках або, навіть, позапланових виїзних інспектуваннях, якщо тільки не йдеться про роботодавців, в яких більшість або всі працівники працюють неоформленими. Здебільшого джерелом інформації про таке порушення стають свідки, а не документи – або самі працівники в разі спору із роботодавцем подають на нього скаргу, або про це Держпраці надходить інформація від інших державних органів, зокрема, від Пенсійного фонду.
Щодо скарг працівників слід зауважити, що «анонімки» не можуть бути підставою для позапланової перевірки Держпраці – ми про це писали тут.
Щодо інформації, яка надходить до Держпраці від Пенсійного фонду, ми про неї писали тут. Зверніть увагу, що в такій інформації, як правило, йдеться не про явні порушення, а про похідні ознаки, які можуть свідчити про наявність порушень.
Наприклад, наявність застрахованих осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами у одного страхувальника більше року. Або різке (на 20% і більше) зростання кількості працівників, які працюють у одного роботодавця за цивільно-правовими договорами. Хіба це заборонено? Ні. Але в такому випадку Держпраці обов’язково перевірить такі договори ЦПХ на наявність в них ознак трудових відносин. Це буває досить часто – Держпраці при перевірці вирішує, що цивільно-правовий договір, укладений з фізособою, насправді є трудовим, а оскільки наказ про прийняття такої фізособи на роботу не був складений, то Держпраці вважає, що цього працівника допустили до роботи без оформлення трудових відносин. Тим, кого зацікавила ця тема, радимо прочитати наші матеріали:
- Відмінності трудового та цивільно-правового договорів – у таблиці від Держпраці
- Трудовий договір або договір ЦПХ: на які обставини звертає увагу суд?
- Перевірка від Держпраці на підставі статистичних даних – правомірно чи ні?
- Праця подружжя: чи укладати трудовий договір?
Або, наприклад, неподання ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу. Це порушення? Так, безумовно. Але воно не означає, що такого працівника не оформили на роботу, тож застосовувати штраф ні в 10, ні в 30 мінімальних зарплат в цьому випадку не можна. Про це ми писали тут. Це так зване «інше» порушення трудового законодавства, і штраф за це має бути 1 мінімальна зарплата. Проте подекуди територіальні органи Держпраці все ще намагаються застосувати такі штрафи.
Як уникнути штрафів? На кожного прийнятого на роботу в межах трудових відносин має бути оформлено наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. Переглянути типову форму цього наказу можна тут.
І не забудьте до початку роботи такого працівника надіслати податківцям повідомлення про прийняття його на роботу.
Докладно про перші дії роботодавця при прийнятті працівника на роботу ми писали тут.
Щодо ведення трудових книжок, зокрема, і на новоприйнятих працівників, правила зміняться з 10 червня 2021 року. Про це читайте тут.
Оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві
Як виявляють таке порушення? Теж, як правило, за інформацією від самих працівників, або за іншими даними, які свідчать про те, що працівник виконував роботу в позаробочий час (наприклад, за складеними ними документами, якщо можна з’ясувати час та дату їх складання).
Як уникнути штрафів? Відповідь очевидна – уважно складати наказ про прийняття на роботу або про зміну його робочого графіку. Інформація про те, за яким графіком цей працівник має працювати, повинна відповідати дійсності.
До речі, типова форма наказу про прийняття на роботу містить мало рядків, у яких цей графік можна було б докладно розписати. Тому за потреби до цієї форми можна внести доповнення або зробити додаток із індивідуальним графіком роботи працівника.
Наказ же про зміну графіку роботи працівника взагалі не має типової форми і складається роботодавцем на власний розсуд.
Головне при цьому чітко і достовірно вказати, в які дні і скільки годин працівник має відпрацювати (в деяких випадках важливо навіть зазначити, в які саме години дня працівник буде працювати). А потім простежити за тим, щоб працівник цього графіку дотримувався. Він не повинен бути на робочому місці в позаробочий час і, тим більше, працювати, якщо на це не було розпорядження керівництва. А відомості табелю обліку мають співпадати не тільки з фактично відпрацьованими годинами, а й з графіком роботи працівника. Будь-які зміни в цьому графіку мають фіксуватися письмовими наказами керівника.
Виплата заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати ЄСВ та податків
Це славнозвісна «зарплата у конвертах», із якою постійно борються контролери.
Як виявляється це порушення? Можливі два варіанти.
Іноді джерелом інформації бувають самі працівники, тобто свідки. Тому, якщо ви йдете на це порушення, то повинні розуміти, що цілком залежите від ставлення до вас ваших працівників. А якщо працівники «в конверті» отримують лише частину зарплати, то дуже кумедно виглядає ситуація, коли при перевірці інспектори з праці (а вони мають на це право!) опитують працівників, а ті навіть не знають про розмір власного окладу, премій, і того, що їм належить до виплати. Зрозуміло, що такі працівники живуть не на одну зарплату, точніше, не лише на її «офіційну» частину.
Другий варіант – це помилка або порушення самого роботодавця. Коли бухгалтер або інша відповідальна особа зарплату виплатила, а про ЄСВ та податки з неї забула (або навмисно не сплатила). Цей варіант досить поширений під час карантину, коли було введено мораторій на штрафи та пеню щодо ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Роботодавці розслабилися та вирішили – платимо зарплату готівкою, а про платежі до бюджету поки що забуваємо, заплатимо в останній місяць карантину.
Виявити порушення при другому варіанті досить просто: фахівці Держпраці звірять відомості (або видаткові касові ордери) з виплати зарплати з даними про сплату ЄСВ, ПДФО та ВЗ з цієї зарплати. І якщо буде встановлено недоплату або несвоєчасну сплату бюджетних платежів (а раніше зробленої переплати не було), роботодавцю загрожує великий штраф. Ще раз нагадуємо – щодо кожного працівника, який отримав зарплату «у конверті»!
Як уникнути штрафів? Спочатку платити ЄСВ, ПДФО та ВЗ, а потім виплачувати зарплату. Це найпростіший спосіб не забути сплатити бюджетні платежі, особливо, якщо правильно їх порахувати і уважно перевірити правильність перерахованих сум та реквізитів рахунків, на які вони сплачені.
Реквізити рахунків, на які зараз сплачуються податки та ЄСВ, ви можете побачити тут і тут.
Про те, як добровільно перейти на єдиний рахунок для сплати бюджетних платежів, читайте тут і тут.
Якщо ви платите зарплату на карткові рахунки працівників або отримуєте готівку на зарплату в касі банку, за своєчасністю сплати ЄСВ та податків з неї стежить ваш банк. Проте перевірку сум ПДФО та ВЗ він не здійснює; та й за сумою ЄСВ він стежить лише приблизно, щоб вона була не меншою за розмір 1/5 від суми зарплати, яку ви відправляєте до виплати. Тож і в цьому випадку контроль за правильністю сплаченої суми – це цілком ваше завдання! І звісно, що для перевірки від Держпраці, ЄСВ та податків краще переплатити, ніж недоплатити.
Якщо ви платите зарплату готівкою з виручки, ЄСВ треба сплатити негайно, а от ПДФО та ВЗ можна сплатити протягом трьох банківських днів після дня виплати зарплати (пп. 168.1.4 ПКУ).
Ті ж, хто не платить податки та покладається на мораторій на штрафи, забувають, що цей мораторій не діє на фінансові санкції, встановлені КЗпП. І якщо Держпраці до вас завітає під час карантину, штраф за виплату зарплати без сплати податків та ЄСВ з неї можна отримати досить легко.
Всі інші види штрафів щодо трудового законодавства розглянемо в окремій аналітиці.
***
УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!