Надання документів у разі фактичної перевірки ведення товарного обліку: судова практика і поради від редакції

1. Чи можливий штраф за неведення товарного обліку, якщо такий облік вівся?
2. Що вирішив Верховний Суд?
3. Висновки та поради редакції

Чи можливий штраф за неведення товарного обліку, якщо такий облік вівся?

Розглянемо випадок зі свіжої судової практики. Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду (далі – ВС КАС) постановою від 03.03.2026 у справі №140/6980/24 відмовив у задоволенні позову ФОПа, який намагався оскаржити штраф. 

ФОП звернувся до суду з позовом до органу ДПС про визнання протиправним та скасування податкового повідомлення-рішення (далі – ППР), яким до нього застосовано штраф в сумі 694 685,00 грн.

Такий великий штраф було застосовано через те, що під час фактичної (а не документальної!) перевірки було встановлено, зокрема, що ФОПом не забезпечено ведення у порядку, встановленому законодавством, обліку товарних запасів за місцем їх реалізації.

Податківці стверджували, що у ФОПа відсутня форма ведення обліку товарних запасів та будь-які документи, що підтверджують облік та походження товарів на місці продажу.

ФОП заперечував, адже всі належні документи в нього були. Він зазначив, що під час здійснення фактичної перевірки:

• йому або його працівникам не надсилались запити щодо надання документів, чим порушено п. 85.4 ПКУ;
• податківці не виявили бажання ознайомитись з документами товарного обліку, які під час перевірки були наявні у магазині в електронній формі (Акт інвентаризації (опис залишків), Форма ведення обліку товарних запасів, накладна про внутрішнє переміщення товару) і про можливість ознайомлення з якими було повідомлено перевіряльників.

А що стосується документів у паперовій формі, то відповідні документи товарного обліку були подані ДПС у процедурі адміністративного оскарження разом зі скаргою на ППР. Але податківці їх не врахували.

Виникає запитання: чи можна застосовувати такий великий штраф у такій ситуації? На жаль, Верховний Суд вирішив, що можна!

Що вирішив Верховний Суд?

Суд дійшов висновку, що ФОПом не спростовано факту реалізації товарів, які не обліковані у встановленому порядку.

Важливо!

Суд не взяв до уваги доводи ФОПа, що під час проведення фактичної перевірки у магазині були наявні необхідні документи в електронній формі, але перевіряльники не надали запиту на їх отримання.

Суд наголосив, що ФОПи, які застосовують РРО, зобов'язані вести облік доходів і витрат та мати підтвердні документи щодо походження товару. Такий облік може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет (п. 44.1, 44.3, 177.10 ПКУ).

Пункт 12 ст. 3 Закону №265 зобов'язує суб'єктів господарювання (у т.ч. ФОПів) вести облік товарних запасів й у разі проведення перевірки надати документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження тих товарних запасів, які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об'єкті).

Увага!

До 01 січня 2022 року суб'єкт господарювання зобов'язаний був надати такі документи під час проведення перевірки, а після цієї дати – такий обов'язок має бути виконаним саме на початок її проведення.

Також суд врахував, що за змістом ст. 20 Закону №265 суб'єкт господарювання несе відповідальність за (окремо або в сукупності):

• здійснення реалізації товарів, які не обліковані у встановленому порядку;
• ненадання під час перевірки документів, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об'єкті).

Верховний Суд виснував, що обов'язок надати контролюючому органу на початок проведення перевірки документи є самостійним і чітко визначеним правилом поведінки суб'єкта перевірки, який не перебуває в залежності від наявності письмової вимоги контролюючого органу та виникає у платника податків в силу закону при пред'явленні направлення і наказу на проведення фактичної перевірки.

Отже, суб'єкт господарювання має надати працівникам ДПС документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться в місці продажу:

• на початку фактичної перевірки (у випадку його належної обізнаності про проведення фактичної перевірки);
• без окремої письмової вимоги.

У разі їх ненадання до суб'єкта господарювання застосовуються штрафні санкції.

Важливо!

Суд не взяв до уваги доводи ФОПа, що перевіряльниками не виявлено бажання ознайомитись з документами товарного обліку, які під час перевірки були наявні у магазині в електронній формі.

На підставі аналізу п. 44.7 п. 44 ПКУ суд виснував, щоу разі якщо перевіряльник відмовляється з будь-яких причин від врахування наданих платником податків документів, останній має право до закінчення перевірки:

• або надіслати копії документів листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного,
• або надати безпосередньо до контролюючого органу.

Такі копії мають бути засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків – фізичної особи або посадової особи платника податків – юридичної особи). А ФОП це зробив вже після перевірки, подаючи скаргу на вже складене ППР.

Важливо!

Судом не взято до уваги твердження ФОПа, що ним були надані органу ДПС необхідні документи під час оскарження спірного ППР.

ВС вказав, що вже неодноразово аналізував положення ст. 44, 85 ПКУ у їх взаємозв'язку і сформовані ним підходи щодо застосування означених норм податкового законодавства є усталеними.

Що вирішив суд?

Суд сформулював висновок, що надання платником податків фінансово-господарських документів під час проведення перевірки є необхідною умовою підтвердження правомірності задекларованих платником показників податкового обліку. Ненадання таких документів прирівнюється до їх відсутності (п. 44.6 ст. 44 ПКУ).

Винятком є випадки виїмки документів або іншого їх вилучення правоохоронними органами та іншими компетентними органами.

Якщо платник податків після закінчення перевірки та до прийняття рішення за результатами такої перевірки надає документи, що підтверджують показники, відображені ним у податковій звітності, але не надані під час перевірки, тільки в такому випадку такі документи повинні бути враховані під час розгляду ним питання про прийняття рішення.

Тож суд залишив ППР в силі, у задоволенні позову відмовив.

Висновки та поради редакції

1. Після отримання наказу про проведення фактичної перевірки платник податків (уповноважена ним особа) має надати контролерам документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться в місці продажу.
2. У разі відмови контролерів від врахування наданих платником податків документів – необхідно надіслати їх органу ДПС та отримати належний доказ цього (відмітку про отримання на повідомленні про вручення або підпис уповноваженої особи органу ДПС про отримання).
3. У разі потреби надати документи після проведення перевірки це необхідно зробити до прийняття рішення за її результатами.