Директор виконує обов’язки касира: як оформити та оплачувати?

Відповідно до абз. 5 п. 45 розд. IV Положення №148 установи/підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника.

Керівник установи/підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV Положення №148, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю (п. 45 прим. 1 розд. ІV Положення №148).

Ні Положення №148, ні інші нормативно-правові акти не містять жодних обмежень щодо посади працівника, який виконуватиме обов’язки касира. Отож, функції касира може виконувати й керівник (директор) підприємства. Про що й говорять податківці.

Втім, аби директор виконував ще й обов’язки касира податківці хочуть бачити:

• договір про повну матеріальну відповідальність, пов’язану з виконанням обов’язків касира;
• письмове розпорядження (наказу) керівника підприємства про те, що директор виконує обов’язки касира.

Із письмовим розпорядженням (наказом) керівника підприємства про покладання на себе обов’язків касира питань не виникає, що не скажеш про укладання договору.

Договір про повну матеріальну відповідальність та директор: точки дотику

З ким може бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність, прописано у ст. 135-1 КЗпП. Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність може укладатися з працівниками (що досягли вісімнадцятирічного віку) за наявності одночасно двох умов:

1. виконання обов'язків згідно з посадою, виконання роботи згідно з фахом має бути безпосередньо пов'язане зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва довірених працівникам цінностей;
   
   
2. наявність посади, яку працівник займає, або роботи, котру він виконує, містяться у Переліку №447.

Цим Переліком не передбачено укладання договору про матеріальну відповідальність з директором. Це й зрозуміло, адже відповідно до Розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців, та технічних службовців» Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці №336, до обов’язків директора підприємства, зазвичай, не входять обов’язки зі зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення чи застосування в процесі виробництва матцінностей.

Важливо! Відповідно до п. 20 Положення №170, до працівників, прийнятих по контракту, не може бути запроваджено повної матеріальної відповідальності, окрім випадків, передбачених ст. 134 КЗпП.

Втім, Мінсоцполітики в листі від 13.02.2015 р. №149/13/84-15 зазначає: якщо директору в установленому порядку (відповідно до робочої інструкції, наказу, розпорядження) передбачається розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт видами робіт, пов'язаними зі збереженням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва довірених працівникам цінностей, то з ним може бути укладений договір, відповідно до якого працівник несе матеріальну відповідальність.

Тому, виходить, що така можливість є. А податківці, навіть, наполягають, що такий договір з директором, який виконує обов’язки касира, обов’язково має бути укладений.

Якщо на підприємстві працює лише один директор, то договір про повну матеріальну відповідальність може бути укладено «сам із собою». Як це зробити, ми писали тут>>

Підписування касових документів

НБУ у листі від 14.02.2012 р. №11-117/708-1645 говорив про одноосібне підписання касових документів — як керівником підприємства (за відсутності інших працівників), тобто один підпис. Втім наразі всі роз’яснення НБУ, які базуються на Положенні №637, втратили актуальність.

Податківці у підкатегорії 109.15 ресурсу «ЗІР» зазначають, що при оформленні касових документів керівник має право підписувати їх окремо як касир і як керівник підприємства. Тобто ставити два підписи.

Суміщення посад чи сумісництво?

Вище ми розглядали ситуацію, коли посада касира не передбачена штатним розписом. Тоді як передумовою як для суміщення професій (посад), так і для сумісництва, є наявність у штатному розписі установи вакантної посади. За відсутності вакансії суміщення або сумісництво неможливе. Про це колись говорило Мінпраці у своєму листі від 21.06.2010 р. №514/13/155-10.

Тож тут просто збільшилися обов’язки директора, які він може виконувати протягом робочого дня, коли необхідно, й за які отримує лише свою заробітну плату. Втім, розмір заробітної плати може бути переглянутий (збільшений) у зв’язку із розширенням професійних обов’язків.

Отже, говорити про окремий облік робочого часу як касира та розраховувати доплату за суміщення чи сумісництво не потрібно у ситуації, коли в штатному розписі крім директора немає нікого, адже тут немає ніякого суміщення чи сумісництва.

Тимчасово відсутній касир

Бувають ситуації, коли касир на підприємстві є, однак він тимчасово відсутній з поважної причини (наприклад, відпустка, тимчасова непрацездатність тощо). Тоді слід звернутися до абз. 3 п. 45 Положення №148. Відповідно до цієї норми на підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.

Цінності, передані касиру під відповідальність, у разі його відсутності перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи/підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

При цьому зауважте -  в інших випадках, окрім тимчасової відсутності касира з поважних причин, передовіряти виконання дорученої касирові роботи іншим особам заборонено.

Знову ж таки обмежень, хто саме може бути таким «іншим працівником», ніде не прописано. А тому за аналогією із вищенаведеним роз’ясненням, вважаємо, що таким працівником може бути директор.

У такому разі має бути складено:

1) письмовий наказ керівника;

2) тимчасовий договір про повну матеріальну відповідальність.

І не забуваємо про інвентаризацію цінностей, яка є обов’язковою при зміні матеріально відповідальної особи. Тобто і перед тим, як директор починає виконувати обов’язки тимчасово відсутнього касира, і перед тим, як касир знову приступає до виконання своїх обов’язків, треба порахувати цінності в касі і оформити це наказом та актом інвентаризації. Якщо будуть виявлені розбіжності між фактичними даними та даними обліку (а випадки бувають різні), наслідки тут будуть звичайні, як при проведенні будь-якої інвентаризації.

На замітку!

Раніше фахівці НБУ у вже згаданому листі від 14.02.2012 р. №11-117/708-1645 висловили позицію, що функції касира може виконувати безпосередньо керівник підприємства, втім якщо, окрім директора, в штаті підприємства немає інших працівників, на яких можна покласти обов’язки касира.

Але цей лист вже застарів, а нових роз’яснень ані з боку НБУ, ані від  податківців із цього приводу ще не було.

Тимчасова заміна директором касира із одночасним виконанням обов’язків за обома посадами передбачає суміщення посад. Під поняттям суміщення розуміють виконання на одному і тому ж підприємстві, в установі, організації разом з основною роботою, яка обумовлена трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи (ст. 105 КЗпП).

Детально про суміщення посад, облік часу, оплату праці читайте тут>>

***

Читайте також: Керівник виконує функції касира: що з підписанням касових документів?