Як скласти податкову накладну при гарантійній заміні товарів, звільнених від ПДВ: роз’яснення ДПС

1. З якими запитаннями платник ПДВ звернувся до ДПС? 
2. Повернення продукції без ПДВ для гарантійної заміни: чому все одно потрібен розрахунок коригування? 
3. Гарантійна заміна: нова передача — новий об’єкт оподаткування! 
4. Поради від редакції
5. Де почитати більше про гарантійні заміни?

Коментар до ІПК ДПС від 17.07.2026 р. №4134/ІПК/99-00-21-03-02

До ДПС за роз’ясненими звернулася компанія, яка щодня працює на межі медицини та бізнесу: ввозить комплектуючі й напівфабрикати для протезів, збирає їх і постачає готову  продукцію вже в Україні. Усе ніби просто — операції звільнені від ПДВ. Але гарантійна заміна продукції викликала запитання. 

З якими запитаннями платник ПДВ звернувся до ДПС? 

Товариство — платник ПДВ імпортує комплектуючі і напівфабрикати для виготовлення протезів верхніх та нижніх кінцівок код УКТ ЗЕД 9021 39 90 00 (далі - продукція) і постачає її на митній території України. Операції з її постачання звільнені від оподаткування ПДВ. Виробник-нерезидент дає гарантію: ремонт у себе за кордоном або повну заміну. Товариство ж адмініструє цей процес — вивозить, ввозить, іноді навіть видає нову продукцію зі свого складу. Витрати Товариства компенсуються Виробником кредит-нотою.

Питання, які постали перед Товариством, звучали так:

• чи повинно Товариство здійснити коригування податкових зобов’язань з ПДВ, визначених за операцією з постачання продукції, у разі, якщо така продукція повертається покупцем та підлягає гарантійній заміні?
• чи виникає у Товариства об’єкт оподаткування ПДВ та обов’язок щодо складання та реєстрації в ЄРПН податкових накладних на суму перевищення ціни придбання над фактичною ціною при передачі продукції кінцевому користувачу відповідно до умов гарантійної заміни, якщо вартість такої продукції повністю компенсується Товариству Виробником шляхом надання кредит-ноти?

Повернення продукції без ПДВ для гарантійної заміни: чому все одно потрібен розрахунок коригування? 

Відповідно до п. 192.1 ПКУ, у разі повернення раніше поставленого товару постачальник має скласти розрахунок коригування до податкової накладної, складеної при постачанні такого товару.

У ситуації, описаній Товариством, покупець повертає раніше поставлену продукцію для її подальшої гарантійної заміни. Тому Товариство як постачальник має скласти розрахунок коригування до податкової накладної, складеної при постачанні цієї продукції.

Оскільки операція з постачання продукції звільнена від оподаткування ПДВ і податкова накладна не містить суми ПДВ, розрахунок коригування на зменшення суми компенсації не призводить до зменшення податкових зобов’язань з ПДВ. Водночас такий розрахунок коригування підлягає реєстрації в ЄРПН постачальником.

Увага! 

Звільнення операції від оподаткування ПДВ не скасовує обов’язку постачальника скласти та зареєструвати в ЄРПН відповідний розрахунок коригування до податкової накладної.

Гарантійна заміна: нова передача — новий об’єкт оподаткування! 

Товариство видає покупцю нову продукцію зі складу замість тієї, що не підлягає ремонту. Гроші покупцю не повертаються. Усі витрати компенсує Виробник кредит-нотою.

Податкова служба каже прямо: будь-яка передача товару на митній території України (навіть у межах гарантійної заміни) є об’єктом оподаткування ПДВ (п. 185.1 ПКУ). База оподаткування визначається виходячи з договірної вартості (п. 188.1 ПКУ). На дату першої події (п. 187.1 ПКУ) постачальник зобов’язаний скласти податкову накладну і зареєструвати її в ЄРПН.

Разом із тим ДПС виділила три важливі нюанси: 

• операція звільнена від ПДВ. Тому у податковій накладній ставиться «Без ПДВ» з посиланням на відповідну норму ПКУ. Податкові зобов’язання з ПДВ не нараховуються;
• якщо товари, придбані (або ввезені) з ПДВ, починають використовуватися в операціях, звільнених від оподаткування, платник зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання і скласти зведену податкову накладну відповідно до п. 198.5 ПКУ;
• водночас перевищення ціни придбання над фактичною ціною постачання в цій ситуації не тягне за собою нарахування додаткових податкових зобов’язань.

Отже, гарантійна заміна — це не продовження старої операції, а нова передача товару. Вона вимагає окремої податкової накладної, навіть якщо операція «Без ПДВ».У свою чергу, нараховувати ПДВ «зверху» через різницю цін не потрібно. Але зведену накладну за пунктом 198.5, якщо продукція була з «вхідним» ПДВ і і надалі використана у звільненій від оподаткування операції, скласти варто.

Тут хотілося б додати до сказаного в ІПК щодо мінімальної бази оподаткування. Дійсно, відповідно до п. 188.1 ПКУ база оподаткування операцій з постачання товарів не може бути нижчою за ціну їх придбання. Проте це правило застосовується виключно під час визначення вартісної бази при здійсненні оподатковуваних операцій. Тому, якщо сама операція з постачання товару звільнена від оподаткування ПДВ, то будь-які розрахунки бази (включаючи випадки безоплатної передачі або передачі в межах гарантійної заміни) підпадають під цей самий пільговий режим («Без ПДВ»). Окремого обов’язку нараховувати зобов’язання з ПДВ за ставкою 20% на суму перевищення ціни придбання над фактичною ціною та складати ПН з типом причини «15» не виникає.

Увага!

Наведені висновки ДПС узгоджуються з роз’ясненнями з ЗІР щодо гарантійної заміни товару:

• ЗІР категорія 101.04 «Як в податковому обліку з ПДВ продавця/покупця відображається операція з повернення покупцем частини товарів, кошти за які залишаються у продавця та зараховуються в рахунок оплати за іншою поставкою товарів?».
• ЗІР категорія 101.04 «Який порядок оподаткування операцій з гарантійної заміни попередньо ввезених на митну територію України товарів?».

Так, у разі гарантійної заміни неякісного товару, який повертається постачальнику без повернення коштів, а натомість здійснюється заміна на інший товар, такі кошти вважаються оплатою за нове постачання. В такому випадку:

• на дату повернення товару постачальник складає РК до податкової накладної;
• додатково оформлюється нова податкова накладна на постачання нового (заміщеного) товару.

Поради від редакції

Гарантійна заміна створює цілий ланцюжок операцій: постачання — повернення — нова передача. І кожна ланка вимагає свого документарного відображення. Тому підприємству варто:

• чітко фіксувати дати повернення і дати видачі нової продукції;
• складати розрахунки коригування навіть на звільнені операції, які без ПДВ 
• не забувати про зведені податкові накладні, якщо є «вхідний» ПДВ;
• зберігати всі акти, висновки сервісного центру та кредит-ноти — до них доведеться повертатися у разі перевірки.

Де почитати більше про гарантійні заміни?

• Повернення частини товарів та зарахування коштів в рахунок оплати за іншою поставкою: що з ПДВ?  
• Гарантійна заміна імпортних частин ОЗ у 2026 році: оформлення повернення та ввезення
• Гарантійна заміна товару: облік та оподаткування
• Положення про гарантійні та негарантійні ремонти техніки у 2026 році: зразок та алгоритм розробки