Обмежувальні заходи
До написання даної статті спонукала прийнята Постанова КМУ №215 про заборону:
- регулярних та нерегулярних перевезень пасажирів автомобільним транспортом у приміському, міжміському внутрішньообласному і міжобласному сполученні;
- перевезення понад 10 пасажирів одночасно у трамваях, тролейбусах і автобусах, маршрутному таксі.
Проте в кожному населеному пункті питання організації перевезень у громадському транспорті вирішується по-своєму, часто навіть жорсткіше.
Зокрема, в Києві роботу метрополітену зупинено, про що ми писали тут (раніше передбачалося, що до 3 квітня, але зараз вже йдеться про дату 17 квітня і, зрозуміло, що вона може бути не остаточною).
А з 23 березня в Києві та Тернополі громадський транспорт буде перевозити виключно пасажирів, які працюють на об'єктах критичної інфраструктури за наявності перепустки. Про це тут.
Зрозуміло, що це лише приклади введення обмежень і до таких заходів можуть вдатися й інші територіальні громади. При цьому примусового закриття підприємств наразі не проводиться. Отже, працювати можна. Але як дістатися до роботи?
З початку карантину усі державні органи рекомендують працювати вдома або надавати працівникам відпустки (оплачувані або неоплачувані), або ж оформлювати простій. Але виконувати свої трудові обов’язки вдома можуть далеко не всі, а потреба в праці залишається. Тому роботодавцю доведеться вирішувати питання перевезення працівників.
Карантин і громадський транспорт
Як ми зазначили вище, в деяких містах громадський транспорт буде перевозити виключно пасажирів, які працюють на об'єктах критичної інфраструктури за наявності перепустки. Як потрапити до списків тих, кому такі перепустки видають? І хто їх має видавати?
Зокрема, в КМДА роз’яснювали: щоб забезпечити своїх працівників перепустками, керівники таких підприємств мають звернутися до профільних департаментів КМДА або в Управління з питань цивільного захисту за місцем розташування - в районні в Києві державні адміністрації. Після цього місцеві органи влади сформують пропозиції щодо необхідної кількості пропусків і передадуть їх до Департаменту транспортної інфраструктури, що забезпечить видачу перепусток підприємствам. Про це y Facebook повідомив перший заступник мера Києва Микола Поворозник.
Зверніть увагу: проїзд навіть за такими перепустками залишається платним. І, як і раніше, роботодавець не зобов’язаний оплачувати такий проїзд (або компенсувати його працівникам).
Винятком (знову ж таки, як і до цього) є надання працівникам проїзного квитка.
І податківці наразі вважають, що якщо умовами трудового або колективного договору передбачено, що роботодавець за власний рахунок купує проїзні квитки на проїзд у міському пасажирському транспорті, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм за необхідності для виконання виробничих завдань (у зв’язку зі специфікою роботи), то за дотримання вищезазначених умов вартість таких проїзних квитків не буде оподатковуватися ПДФО. Про це ми писали тут.
Тобто, якщо проїзний квиток придбавається для працівника для його індивідуального використання, оподаткування його вартості ПДФО (а, отже, і військовим збором) не уникнути.
Компенсація проїзду в громадському транспорті
Для компенсації працівникам вартості проїзду громадським транспортом знадобляться підтверджуючі документи (квитки, талони, чеки, квитанції про оплату проїзду тощо).
Такі витрати є персоніфікованими, тому компенсація проїзду працівнику до/з місця роботи підлягатиме оподаткуванню відповідно до пп. 2.3.4 Інструкції №5, оскільки є однією зі складових оплати праці.
Також, якщо можливість такої компенсації не прописана у прийнятому на підприємстві документі, що встановлює перелік зарплатних виплат, то така компенсація для цілей ПДФО є додатковим благом на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ. Про це писали податківці тут.
Як не дивно, у всіх своїх роз’ясненнях щодо громадського транспорту податківці нічого не кажуть про «натуральний» коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ПКУ. Але ж йдеться не просто про грошову виплату, а про оплату роботодавцем послуг з перевезення працівника!
Тому, на нашу думку, не варто сподіватись на те, що виплата компенсації здійснюватиметься в грошовій формі. База оподаткування повинна бути збільшена на натуральний коефіцієнт і з такої суми потрібно утримати ПДФО. А ось ВЗ утримується зі самої суми компенсації. У формі №1ДФ компенсацію відображаємо за ознакою доходу «126».
Зверніть увагу: вартість проїзних квитків, які персонально розподіляються між працівниками, та відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування згідно з пп. 2.3.4 Інструкції №5 та пп. 5 п. 3 розд. IV Інструкції №449 відноситься до інших заохочувальних та компенсаційних виплат та є додатковою заробітною платою, отже підлягає нарахуванню ЄСВ.
Водночас відповідно до п. 3.21 Інструкції №5 витрати на перевезення працівників до/з місця роботи як власним, так і орендованим транспортом (крім оплати праці водіїв) відносяться до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці. А отже, на такі витрати не нараховується ЄСВ.
Не нараховується ЄСВ і у випадках компенсації вартості проїзду в громадському транспорті, виплаченого найманому працівнику при виконанні службових обов’язків. Про це ми писали тут.
Отже, якщо оплата (компенсація) проїзду громадським транспортом працівників зумовлена виконанням службових обов’язків або це поїздка з дому на роботу чи навпаки, ЄСВ не нараховується.
Перевезення працівників у власному або орендованому транспорті
Перевезення працівників у громадському транспорті обійдеться роботодавцям дешевше, але скористатися ним зможуть не всі.
Тому для того, щоб працівники могли дістатися до місця роботи, роботодавцям доведеться організувати їх перевезення власними силами.
Так, питання доставки працівників до/з місця роботи може здійснюватися таким чином:
- перевезення працівників власним транспортом підприємства;
- залучення сторонніх транспортних організацій;
- оренда особистого транспорту у одного з працівників;
- компенсація працівникам вартості проїзду (наприклад, таксі).
Розглянемо можливі варіанти.
Варіант 1. Перевезення працівників здійснюється постійно (а не лише на час карантину)
Найпростіше організувати перевезення тим, хто і до цього перевозив працівників з дому (або певної близької до дому зупинки) до роботи і назад.
Як вони це оформлюють? Відповідно до ст. 10 КЗпП з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів працівників, власників та уповноважених ними органів, на основі чинного законодавства, прийнятих сторонами зобов'язань укладається колективний договір.
До змісту колективного договору згідно зі ст. 13 КЗпП включається, зокрема, встановлення гарантій, компенсацій, пільг.
Відповідно до ст. 9-1 КЗпП підприємство в межах своїх повноважень та за рахунок власних коштів може встановлювати додаткові порівняно із законодавством трудові та соціально-побутові пільги для своїх працівників.
Таким чином, колективний договір може передбачати додаткові соціально-побутові пільги. Одним із різновидів таких пільг є доставка працівників підприємства до місця роботи і назад.
Якщо на підприємстві немає колективного договору (а зараз це не заборонено), то це питання могло бути вирішено у трудових договорах (за їх наявності) або ж окремим (постійно діючим, а не на певний строк) наказом по підприємству.
Типової форми такого наказу не існує, але, зрозуміло, що він повинен містити:
- розпорядження організувати перевезення працівників (із визначенням посадової особи, яка відповідає за таку організацію);
- шлях, яким відбуватиметься перевезення (один з наведених нами вище);
- розпорядження бухгалтерії оплатити витрати, які при цьому виникнуть.
До наказу слід розробити і додатки:
- перелік працівників, які будуть перевозитись силами роботодавця;
- правила і маршрут перевезень;
- кошторис витрат на перевезення.
Звісно, що шляхи перевезення працівників можуть бути різними. Тож розглянемо їх на прикладах, коли підприємство організовує таке перевезення тимчасово, на час карантину.
Варіант 2. Перевезення працівників в автобусах (під час карантину)
Жоден нормативно-правовий акт не містить вимог щодо обов’язкової організації роботодавцем доставки працівників на роботу і додому. Тому тут все залежить від можливостей підприємства.
Так, згідно з роз’ясненнями Мінінфраструктури, перевезення працівників за замовленням розглядатиметься як регулярне (тобто не разове) спеціальне перевезення пасажирів автомобільним транспортом. Це не заборонено чинним законодавством.
Такі перевезення здійснюються відповідно до умов, зазначених у паспорті маршруту, та на підставі договору, згідно з яким автомобільний перевізник надає підприємству, установі та організації, яка виступає замовником послуг, послуги з перевезення організованої групи пасажирів за певним маршрутом і визначеним розкладом руху, протягом передбаченого договором строку.
Отже, якщо транспорт власний, то достатньо наказу, маршруту та кошторису витрат (зокрема, на оплату праці водіїв та пальне). А далі на кожну поїздку оформлюються ті первинні документи, які визначені самим підприємством (зокрема, шляхові листи, акти на списання пального тощо).
А якщо перевізника доведеться наймати (тобто оплачувати послуги перевезення), то потрібен ще й договір із перевізником. А в кошторисі витрат буде зазначено, зокрема, вартість такого перевезення. І ще щодо наданих послуг слід буде складати акти їх приймання-передачі (або на кожну поїздку, або за певний період, визначений договором).
Але при цьому слід враховувати, що Уряд вже висунув певні вимоги до громадського транспорту заради зупинення поширення коронавірусу. Тож ці вимоги слід враховувати і тим, хто перевозитиме працівників у власних автобусах.
Для перевізників Мінінфраструктури наголошує:
- такі перевезення слід здійснювати з урахуванням обмежень кількості пасажирів в одному транспортному засобі – до 10 чоловік в автобусі, що здійснює перевезення пасажирів;
- перевезення рекомендується здійснювати із використанням засобів індивідуального захисту, призначених для протидії COVID-19.
Бухгалтерський облік
Оскільки чинне законодавство не встановлює обов’язку доставки працівників на роботу і додому, то прив’язати витрати на таку доставку до господарської діяльності буде важко. Отже, як правило, такі витрати відображаються за дебетом субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності». Якщо така доставка здійснюється тимчасово, на час введеного обмеження руху громадського транспорту, то є підстави говорити про форс-мажор. А отже, такі витрати треба відображати за дебетом субрахунку 977 «Інші витрати діяльності».
Але якщо такі витрати будуть включені до кошторису собівартості продукції, яку виготовляє підприємство, послуг, які воно надає або робіт, які воно виконує, і компенсуватиметься таким чином покупцями, то відображати такі витрати слід інакше. Про це ми писали тут.
Коригування фінансового результату до оподаткування такі витрати не вимагають.
ПДВ
Відсутність зв’язку з господарською діяльністю означає, що:
- у роботодавця буде право на податковий кредит за послугами перевезення або за іншими витратами, пов’язаними з організацією перевезення власними силами (зокрема, на придбання пального). Для цього потрібна зареєстрована в ЄРПН податкова накладна;
- але одночасно за п. 198.5 ПКУ роботодавець має визнати податкове зобов’язання з ПДВ. Базою для оподаткування в цьому випадку буде вартість придбаних товарів та послуг, використаних під час перевезення. Зверніть увагу: датою визнання ПЗ може бути не лише дата фактичного використання таких товарів/послуг (їх списання на витрати в бухгалтерському обліку), а і дата їх передоплати, тобто дата виникнення права на податковий кредит – якщо на цю дату вже було визначено, з якою негосподарською метою ці товари/послуги будуть у майбутньому використані.
Але якщо вартість вказаних витрат включається до складу вартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об’єктом оподаткування та пов'язані з отриманням доходів, такі товари/послуги визнаються такими, що призначаються для використання/використані в господарській діяльності, і додаткового нарахування податкових зобов’язань за правилами, встановленими п. 198.5 ПКУ, не здійснюється. Таке роз’яснення податківці наводили в ІПК від 05.07.2017 №971/6/99-99-15-03-02-15/ІПК.
ЄСВ, ПДФО і ВЗ
Раніше податківці наполягали, що вартість перевезення роботодавцем працівників до роботи і назад є їхнім додатковим благом. Докладніше про це тут.
Тому на оподаткуванні такої вартості ЄСВ вони не наполягали. І це зрозуміло: відповідно до п. 3.21 Інструкції №5 витрати на перевезення працівників до/з місця роботи як власним, так і орендованим транспортом (крім оплати праці водіїв) відносяться до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці.
Тепер, з огляду на судову практику, вони змінили свою точку зору і скасовують раніше надані консультації. Вартість перевезення - це вже не додаткове благо. ЄСВ, як і раніше, на нього не нараховують. Але податківці наполягають на оподаткуванні такої вартості ПДФО та ВЗ. Про це ми писали тут.
Аргументи податківців наступні: оскільки немає в ПКУ норми, яка б напряму звільняла вартість такого перевезення працівників від оподаткування ПДФО (та ВЗ), її треба оподатковувати.
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються інші доходи, крім зазначених ст. 165 ПКУ (пп. 164.2.20 ПКУ). При цьому остаточного переліку «інших доходів» в ПКУ не наведено.
На підставі цього податківці вважають, що вартість такого проїзду для працівників підпадає під такі інші доходи. Відповідно така сума включається до оподатковуваного доходу платника податків.
З податківцями можна сперечатися. Адже коли автобус перевозить кілька працівників, то дохід надається не персонально.
Тим, хто не бажає спорити, доведеться самостійно визначити базу і порядок оподаткування. Тут є складнощі, адже у своїх роз’ясненнях про це податківці говорять мало.
Перше питання: як визначити дохід кожного працівника? За відсутності єдиної методики його суму доводиться визначати розрахунково – шляхом ділення вартості поїздки (із урахуванням ПДВ за наявності) на кількість працівників. Тобто вести облік працівників, які скористалися перевезенням - потрібно затвердити список працівників та передати його водієві транспорту.
А ще, оскільки дохід надається у негрошовій формі, з метою нарахування ПДФО треба збільшити вартість перевезення на «натуральний» коефіцієнт (за п. 164.5 ПКУ). У 2020 році він становить 1,21951.
Оскільки дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО та ВЗ слід утримати з решта грошових доходів працівників (зарплати, лікарняних, відпускних тощо) за місяць, у якому цей дохід надається.
Друге питання: коли треба нарахувати і сплатити такі податки? Згідно з пп. 168.1.4 ПКУ в разі надання негрошового доходу ПДФО та ВЗ сплачуються до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такого надання. Тобто виходить, що сплачувати доведеться як не щодня, адже ми говоримо про регулярні перевезення, а не про разову акцію.
Втім, якщо перевезення здійснюватиметься на умовах передоплати за тиждень або за місяць, то нарахувати і сплатити ПДФО та ВЗ доведеться в день такої оплати (а не за кожен день надання послуг).
Згідно з Довідником ознак доходів для відображення суми інших доходів передбачено ознаку доходу із кодом 127 «Іншi доходи». Тобто у формі №1ДФ ми показуємо:
- в розділі І суму нарахованого і виплаченого доходу, збільшеного на коефіцієнт 1,21951, а також суму нарахованого і сплаченого податку з цього доходу (за ставкою 18%);
- в розділі ІІ суму нарахованого і виплаченого доходу без збільшення на цей коефіцієнт, а також суму нарахованого і сплаченого ВЗ (за ставкою 1,5%).
За чий рахунок сплачуються ці податки? Оскільки дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО та ВЗ слід утримати з решта грошових доходів працівників (зарплати, лікарняних, відпускних тощо) за місяць, у якому цей дохід надається.
Варіант 3. Використовуємо (на час карантину) автомобіль працівника
Якщо у працівників є власний транспорт, вони можуть діставатися до роботи і додому на ньому (ще і підвезти зі собою кількох інших працівників). При цьому можна домовитись, що роботодавець компенсує вартість витраченого пального. Але для цього слід оформити певні документи (інакше компенсація стане оподаткованим доходом працівника).
Про це ми докладно писали тут і тут.
Варіант 4. Працівник їздить на таксі (під час карантину)
Послуги таксі (тим більше під час обмеження руху громадського транспорту) недешеві, тому до них вдасться не кожен роботодавець. Але цілком реальна ситуація, коли працівнику не треба знаходитись на робочому місці щодня (по суті, його перевели на роботу вдома), та іноді його терміново викликають у офіс (в магазин тощо).
Щоб компенсувати працівникам вартість проїзду на таксі, знадобляться підтвердні документи (квитанції про оплату проїзду). Втім, чи будуть вони, чи їх не буде (і компенсація надаватиметься в розмірі, який зазначить сам працівник), все рівно працівнику треба буде надати авансовий звіт. Якщо він витрачає власні кошти, строки подання такого авансового звіту ПКУ не встановлені. А ось якщо витрачаються кошти роботодавця, отримані під звіт на такі поїздки, то слід застосовувати норми пп. 170.9.2 ПКУ – авансовий звіт має бути наданий протягом 5 днів після кожної поїздки. Ми радимо дотримуватись цих строків і у випадку, коли працівник витрачає власні кошти.
Тим не менш, вартість такої компенсації буде оподаткованою ПДФО та ВЗ (винятки податківці наразі допускають лише для таксі у відрядженні). А ЄСВ на таку вартість, як ми зазначали вище, не нараховується.