Повернення товару, придбаного підзвітником

На практиці підприємства досить часто придбавають товари, роботи й послуги за готівку, маючи встановлений НБУ ліміт розрахунку з іншими юридичними особами і підприємцями 10000 грн протягом одного робочого дня.

У межах роздрібної купівлі-продажу в такому разі від імені підприємства, як правило, діє його представник, який потім звітує про виконану цивільно-правову дію (купівлю) шляхом подання так званого авансового звіту за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 у редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. №350.

Опис ситуації

Iноді трапляються ситуації, коли придбаний товар треба повернути. Якщо таке стається протягом одного-двох днів з дня купівлі*, то підприємство, як правило, не проводить оприбуткування товару, а працівник просто повертає одержані кошти за придбаний та повернутий товар до каси.

* Згідно з п. 2.11 Положення  №637, видача готівкових коштів під звіт на господарські потреби здійснюється на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Строки не визначені

Законодавство прямо не зазначає, в який строк працівник зобов'язаний повернути кошти, одержані від магазину, в такому разі.

Водночас вважаємо за доцільне дотримуватися аналогії та діяти відповідно до терміну, передбаченого пп. 170.9.2. ПКУ. Там передбачено, що авансовий звіт подається до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. Здавання товару до магазину і повернення отриманих за нього коштів — є, по суті, такою окремою цивільно-правовою дією, що здійснюється за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт.

А що робити, коли між датою купівлі і датою повернення минуло більше часу? Закон про захист прав споживачів для роздрібної купівлі-продажу встановлює обов'язковий строк повернення для випадків, коли товар не підійшов споживачеві (детально див. статтю О. Водоп'янової у «ДК» №31/2016), протягом 14 календарних днів. Але нині деякі ритейлери збільшують ці строки за власним рішенням, причому ці строки можуть тривати кілька місяців, тому між датою купівлі і датою повернення цілком може бути значний проміжок часу — і кінець місяця, і навіть дата балансу (кінець звітного року).

Законодавство не встановлює правил, як вчиняти в подібній ситуації, тому пропонований підхід будується здебільшого на аналогії. Основне в цьому разі — визначити, за допомогою яких первинних документів слід оформити операцію.

Податкова накладна від 200 грн

Одразу зауважимо, що для випадків, коли підприємство, яке придбавало товар у постачальника, і підприємство (підприємець)-постачальник є платниками ПДВ, то відповідні операції на суму понад 200 грн (без ПДВ) є, як правило, ідентифікованими і можуть оформлюватися як відносини між господарськими суб'єктами. Адже згідно з п. 201.11 чеки на суму не більше 200 грн (без ПДВ) на день є підставою для виникнення права на податковий кредит із ПДВ без податкової накладної.

У разі коли сума придбання за чеком є більшою від 200 грн (без ПДВ), підприємство замовляє в постачальника податкову накладну. При поверненні товару в таких випадках до процесу може залучатися інша фізособа-представник, повернення товару може відбуватися не до магазину, а на склад. Та й навіть кошти можуть повертатися не готівкою, а за безготівковим розрахунком (приклад 3). У разі повернення до раніше оформленої податкової накладної оформляють розрахунок коригування.

Проте нас у ситуації, що розглядається, цікавлять насамперед первинні документи, які складаються при поверненні майна та готівкових коштів. I ситуація з операціями між платниками ПДВ на суму, що перевищує 200 грн (без ПДВ), відрізняється від решти лише наявністю додаткових документів — податкової накладної та розрахунку коригування до неї, що складаються в електронному вигляді та реєструються в ЄРПН в установленому порядку.

Якщо постачальник відображає в себе таку операцію з повною ідентифікацією покупця, то при поверненні товару він, крім самого касового чека на повернення коштів, може надавати накладну на повернення або інший аналогічний документ, де зазначено, що товар повертає саме юридична особа (покупець).

Якщо податкову накладну не складали

А в ситуації, коли податкова накладна окремо на операцію придбання не складалася (якщо, наприклад, постачальник та/або покупець не є платниками ПДВ або сума не перевищує 200 грн без ПДВ), підприємство-покупець узагалі може бути інкогніто. Для постачальника ситуація виглядає таким чином: товар придбала фізособа; згодом ця фізособа повернула товар, що не використовувався, і їй були повернуті кошти.

Для підприємства-покупця ситуація виглядає так: працівнику-фізособі було видано кошти для придбання товару, товар придбано й оприбутковано за авансовим звітом; згодом товар видається зі складу цьому самому або іншому працівникові, ним повертається до магазину в ролі фізособи, а працівник, одержавши кошти від магазину, повертає їх до каси підприємства з оформленням прибуткового касового ордера (приклад 1). Право на ПК з ПДВ, отримане за фіскальним чеком, у зв'язку з поверненням придбаного товару втрачається.

Чи потрібен авансовий звіт?

Водночас чи є тут необхідність складати авансовий звіт, адже, по суті, аванс повторно не видавався, і йдеться лише про повернення до каси одержаних коштів?

На перший погляд, складати авансовий звіт не треба.

У момент видачі товару зі складу за накладною підзвітній особі виникає дебіторська заборгованість такої особи перед підприємством (проведення Д-т 372 К-т 20, 22, 28 тощо). Проте при повному поверненні коштів за такий товар до каси на підставі прибуткового касового ордера буде зроблено проведення Д-т 301 К-т 372, і заборгованість повністю закриється. Ми підтримуємо в цій частині позицію, викладену в статті К. Калашян (див. «ДК» №28/2016), що при повному поверненні виданих під звіт коштів до каси не треба складати авансового звіту.

Наголосимо також, що в період після видачі товару підзвітній особі для повернення до магазину і до моменту повного повернення нею до каси коштів — не варто видавати такій особі авансом кошти під звіт для здійснення інших операцій. Адже така видача може бути розцінена як видача коштів особі, що не повністю відзвітувала за раніше отримані під звіт суми. Щоправда, Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки», що встановлює санкції за порушення в цій сфері, говорить про видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів. А оскільки підприємство цих коштів не видавало, то складу правопорушення, на нашу думку, не буде, і відповідальність за указом не може наставати. Щоправда, в Положенні №637 (п. 2.11) дещо інше формулювання щодо отриманих під звіт коштів. Тому, на нашу думку, обмеження видачі коштів до повного звітування варто і в цьому разі дотримувати.

Якщо повернення безготівкове

Окремо питання щодо необхідності складання авансового звіту або іншого первинного документа виникатиме в тому разі, коли кошти повертатимуться не в готівковій формі.

Воно може мати місце, наприклад, у безготівковій формі на поточний рахунок підприємства або при розрахунку корпоративною карткою — на рахунок такої картки. У разі надання постачальником накладної або іншого документа на повернення в такому разі вбачається, що інші первинні документи взагалі можуть не складатися.

Щоправда, підприємство може мати бажання відобразити окремими операціями видачу товару працівникові для здавання до магазину (із виникненням дебіторської заборгованості за розрахунками з підзвітними особами): Д-т 372 К-т 20, 22, 28, а повернення до магазину на підставі накладної або чека: Д-т 631 К-т 372. Водночас такі операції відображати в обліку зазвичай не прийнято. Вони будуть прийнятними, наприклад, тоді, коли працівник «не донесе» товар до магазину.

Повернення при розрахунку особистою карткою

Окремим випадком операції, що розглядається, є ситуація, коли працівник розраховувався за товар особистою платіжною карткою, приміром зарплатною. На таку картку підприємство до або після операції перерахувало кошти на здійснення цієї закупівлі (приклад 2).

Вітчизняні роздрібні магазини, як правило, відповідно до договорів з обслуговуючим банком, при поверненні товару повертають кошти виключно на платіжну картку, з якої здійснювався розрахунок. Готівкою в цьому разі кошти зазвичай не видаються.

Крім того, між оформленням документів і поверненням коштів минає певний час — від 1 дня до кількох тижнів. I підприємство не має змоги об'єктивно дізнатися, коли повернення відбулося фактично.

Повторимося, що законодавство нічого прямо не говорить щодо строків здавання коштів. На нашу думку, це будуть ті самі 5 банківських днів, але вже з дня повернення коштів на картку (які має контролювати сам працівник). Єдине зауваження — для такого повернення на картку також варто дотримуватися згаданих обмежень, не видавати працівникові нових коштів доти, доки він не поверне попередніх (не відзвітує).

Повернення при розрахунку корпоративною карткою

При розрахунку корпоративною карткою, по суті, має місце безготівковий розрахунок. Але оскільки операція оплати й отримання товару збігається, але все одно здійснюється за посередництвом працівника, а також видаткова накладна може не оформлюватися, як правило, оприбуткування товару здійснюється авансовим звітом (що не є обов'язковим, бо працівник авансу не отримував). Проте якщо матимемо лише чек на повернення, то для здійснення бухгалтерських проведень треба скласти певний первинний документ, яким цілком може бути авансовий звіт, до якого такий чек додаватиметься.

При поверненні товару працівник також залучається лише як представник, що повертає товар, а кошти будуть повернуті безпосередньо на корпоративну картку, тому в складанні авансового звіту потреби немає так само, як і при безготівкових розрахунках шляхом оплати з поточного рахунку (приклад 4).

Приклад 1 Підприємство видало аванс і придбало через працівника за готівку товар на суму 216 грн, у т. ч. 36 грн ПДВ. Працівник надав фіскальний чек та авансовий звіт. Згодом підприємство через того самого працівника повертає товар до магазину.

Приклад 2 Підприємство придбало через працівника товар на суму 216 грн, у т. ч. 36 грн ПДВ, розрахунки проведено особистою карткою працівника. Працівник надав фіскальний чек та авансовий звіт. Згодом підприємство через того самого працівника повертає товар до магазину. Повернення коштів магазином відбувається на особисту картку працівника. Працівник після одержання коштів від банку повертає кошти до каси.

Приклад 3 Підприємство видало аванс і придбало через працівника за готівку товар на суму 2160 грн, у т. ч. 360 грн ПДВ. Працівник надав фіскальний чек та авансовий звіт, постачальник зареєстрував податкову накладну. Згодом підприємство через того самого працівника повертає товар до магазину. Постачальник на підставі листа повертає суму коштів за безготівковим розрахунком та оформляє розрахунок коригування, який реєструється покупцем.

Приклад 4 Підприємство придбало через працівника за готівку товар на суму 216 грн, у т. ч. 36 грн ПДВ. Працівник надав фіскальний чек та авансовий звіт. Згодом підприємство через того самого працівника повертає товар до магазину. Повернення коштів відбувається на корпоративну картку.

Бухгалтерські проведення до прикладів 1 — 3 наведено в таблиці. Для прикладу 4 проведення будуть ті самі, за винятком того, що сторнування ПДВ відображатиметься на підставі касового чека на повернення товару.

Таблиця

Облік придбання і повернення товару через підзвітну особу