Документальне оформлення
Про забезпечення роботодавцем працівників фірмовим (корпоративним) одягом варто вказати в колективному (трудовому) договорі.
Якщо ж колективного договору на підприємстві немає, а з працівниками трудові договори не укладаються у вигляді саме договорів (контрактів), слід видати відповідний внутрішній наказ про забезпечення працівників фірмовим одягом, у якому й закріпити:
- мету забезпечення одягом;
- норми і періодичність видачі одягу;
- склад фірмового одягу (комбінезон, блузка, брюки, футболки тощо);
- джерела фінансування (за чий рахунок придбається одяг);
- коло осіб (як, правило, працівників), яким надається одяг;
- правила повернення працівником одягу (в звичайному порядку, при звільненні);
- умови компенсації працівником вартості одягу у випадку його неповернення або пошкодження;
- осіб, які відповідають за придбання, зберігання та видачу/повернення одягу на підприємстві.
Зауважимо, що у колективному (трудовому) договорі та у наказі слід обов’язково вказати, чи видається одяг працівнику в тимчасове користування (тобто залишається у власності роботодавця, чи видається без повернення, а саме передається у власність працівнику). Від цього залежатиме облік цього одягу.
Бухгалтерський облік
Порядок відображення в бухобліку операцій щодо забезпечення працівників фірмовим одягом залежить від того, до якої групи активів такий одяг відноситься - до запасів чи основних засобів.
Нагадаємо різницю. Якщо нормативний термін використання фірмового одягу не перевищує 1 року, облік її ведеться в складі запасів (п. 6 П(С)БО 9 «Запаси») – на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».
Якщо ж нормативний термін використання одягу більше 1 року відноситься до складу необоротних матеріальних активів (п. 4 П(С)БО 7 «Основні засоби»). При цьому, якщо вартість одягу менше встановленого підприємством у наказі про облікову політику вартісного критерію основних засобів, тоді такий одяг слід обліковувати як МНМА – рахунок 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», якщо ж більше - інші основні засоби – рахунок 109 «Інші основні засоби».
Якщо фірмовий одяг визнається МШП, то одночасно з її видачею кредитується рахунок 22 зі списанням вартості одягу на витратні рахунки. При поверненні з експлуатації придатний для подальшого використання спецодяг оприбутковується за вартістю можливої реалізації: Дт 22 Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності».
При зарахуванні фірмового одягу до складу основних засобів, його вартість необхідно в загальному порядку амортизувати із застосуванням одного з передбачених п. 26 П(С)БО 7 методів, передбачених для ОЗ. Якщо одяг враховується в складі МНМА, амортизація нараховується одним з передбачених для даних активів методом (50%/50% чи 100%).
Щодо витратних рахунків, що використовуються для списання виданого одягу чи для відображення нарахованої амортизації, то відмітимо наступне.
Якщо підприємство розробило свій фірмовий стиль (тобто на фірмовому одязі розміщується логотип, бренд або слоган компанії, такий одяг має відповідну фірмову кольорову гаму, характерну для компанії, що привертає увагу та запам'ятовується), то, на нашу думку, носіння такого одягу рекламує підприємство, тож, витрати на його придбання/виготовлення можна списати на рахунок 93 «Витрати на збут».
Оподаткування
Податок на прибуток
Відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ об'єктом оподаткування з податку на прибуток є прибуток, який визначається шляхом коригування фінрезультату до оподаткування, визначеного у фінзвітності підприємства відповідно до П(С)БО або МСФЗ, на різниці, які виникають відповідно до положень р.ІІІ ПКУ.
Платники податку на прибуток, які визначають об'єкт оподаткування з урахуванням різниць, передбачених положеннями р. III ПКУ, повинні будуть врахувати різниці, що виникають при нарахуванні амортизації основних засобів, згідно зі ст. 138 ПКУ, якщо одяг обліковуватиметься на рахунку 109. Тобто збільшити фінрезультат до оподаткування на суму бухгалтерської амортизації і одночасно зменшити такий фінрезультат на суму амортизації, нарахованої в податковому обліку, згідно з п. 138.3 ПКУ.
Податок на додану вартість
Податковий кредит з ПДВ. Право на податковий кредит виникає при наявності належним чином оформленої і зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної (п. 198.3, 198.6 ПКУ). Отже, при придбанні/виготовленні фірмового одягу платник ПДВ матиме ПК за сумами ПДВ, сплаченими в ціні товарів/послуг.
Втім платник податку зобов'язаний нарахувати ПЗ з ПДВ виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ у разі якщо одяг призначається для їх використання або починає використовуватися, зокрема, в операціях, що не є господарською діяльністю платника податку (пп. «г» п. 198.5 ПКУ).
На нашу думку, назвати фірмовий одяг, який надаватиметься роботодавцем працівникам для носіння на роботі, особливо у випадку, якщо за колективним (трудовим) договором та наказом по підприємству встановлено обов’язок працівників повернути такий одяг, поставкою з метою ПДВ або використанням в негосподарській діяльності неможна. Особливо, якщо у зазначених документах буде прослідковуватися, що підприємство забезпечує працівників фірмовим одягом із власним логотипом (з метою реклами). Тобто нараховувати ПЗ з ПДВ, ані за п. 188.1 ПКУ, ані за п. 198.5 ПКУ не потрібно. Хіба що такий фірмовий одяг надаватиметься працівникам, зайнятим у діяльності, яка не оподатковується або звільнена від оподаткування ПДВ.
А ось якщо підприємство передає одяг у власність працівників (безоплатно чи із компенсацією), тобто без обов’язку повернення, то така передача фірмового одягу відповідатиме терміну «постачання товарів» згідно з пп. 14.1.191 ПКУ. Відповідно у такому разі виникає необхідність нарахування ПЗ з ПДВ за фактом такої передачі одягу.
База оподаткування операції з постачання одягу визначається виходячи з їх договірної вартості. При цьому така база оподаткування не може бути нижче ціни придбання таких товарів/послуг, а база оподаткування операцій з постачання необоротних активів не може бути нижче балансової (залишкової) вартості за даними бухгалтерського обліку, що склалася станом на початок звітного (податкового) періоду, протягом якого здійснюються такі операції (у разі відсутності обліку необоротних активів - виходячи із звичайної ціни) (п. 188.1 ПКУ).
Що стосується безоплатної роздачі фірмового одягу працівникам у власність, то дії роботодавця-платника ПДВ детально розглянуті тут>>>
Якщо ж в разі неповернення одягу працівник сплачуватиме роботодавцю певну суму компенсації, то договірною вартістю такого одягу буде сума зазначеної компенсації. Решта наслідків ті ж самі.
ПДФО та військовий збір
Якщо видача фірмового одягу зумовлена виконанням працівником трудових функцій відповідно до трудового договору (контракту) або передбачена нормами колективного договору та документально зафіксована, і такий одяг не передається у власність працівникові та підлягає поверненню, то відповідно до пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ вартість фірмового одягу не буде визнаватися додатковим благом.
Якщо ж одяг передається працівнику у власність або працівник не повертає раніше отриманий одяг роботодавцю, то його вартість з метою оподаткування розглядається як додаткове благо, отримане від роботодавця і, відповідно, обкладається ПДФО (18% із застосуванням натур коефіцієнту за п. 164.5 ПКУ) і військовим збором (1,5%) (пп. 164.2.17 ПКУ).
Таким чином, аби уникнути визнання вартості фірмового одягу додатковим благом працівника, роботодавцеві варто потурбуватися про підстави для його видачі та документально зафіксувати, що такий одяг не передається у власність працівникові і має бути повернутий після закінчення строку використання/при звільненні/у інших випадках. І, звісно, проконтролювати повернення такого одягу працівником.
Єдиний соцвнесок
ЄСВ не нараховується на вартість фірмової одягу, виданого працівникові у тимчасове використання, адже не є складовою його заробітної плати (не є ФОП).
Якщо ж одяг передається у власність фізособи (безоплатно отриманий одяг, що може використовуватися поза робочим місцем та залишається в особистому постійному користуванні працівника), або не повертається працівником у порядку, встановленому роботодавцем, то можливі нарахування ЄСВ.
Адже вартість форменого одягу включається до складу фонду оплати праці на підставі пп. 2.2.11 Інструкції зі статистики заробітної плати. Оскільки такий одяг вважатиметься заробітною платою працівника у розрізі додаткової зарплати, то відповідно на вартість переданого у власність форменого одягу роботодавець має нарахувати ЄСВ у розмірі 22%.
Звісно, формений одяг і фірмовий одяг – назви різні, а ось доводити, що це не одне й те саме, доведеться роботодавцю. До того ж, фірмового одягу немає в Переліку №1170 – документі, який затверджує перелік доходів, які виплачуються/надаються працівнику роботодавцем та на суму яких не нараховується ЄСВ. Тож варто подбати про своєчасне повернення одягу працівниками (навіть після завершення строку експлуатації), щоб не сплачувати додаткові податки!