Річна інвентаризація: від початку до обліку результатів

Річна інвентаризація – чому її проведення обов’язкове?

Ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік встановлено обов’язок проводити інвентаризацію активів та зобов’язань для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Порядок її проведення затверджено Положенням №879. 

Обов’язкові випадки проведення інвентаризації зазначені і в п. 7 розділу І Положення №879. В ньому уточнюється, що інвентаризація обов’язково проводиться перед складанням річної фінансової звітності, і вона є суцільною. 

Тобто  нею охоплюються всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, що передані у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану. Також інвентаризації підлягають активи і зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи. 

Строки проведення річної інвентаризації

Строки проведення річної інвентаризації визначені п. 10 Положення №879. З них стає зрозуміло, що цю інвентаризацію можна проводити поступово, якщо активів у підприємства багато.

В тримісячний строк до дати річного балансу, тобто з 1 жовтня до 31 грудня 2017 року включно, проводиться річна інвентаризація необоротних активів, запасів, поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованості, витрат і доходів майбутніх періодів.  

З цього виходить, що до початку річної інвентаризації залишається два тижні. Тож, саме час визначитися зі складом інвентаризаційної комісії і приготувати документи для її проведення!

Для інших активів та зобов’язань встановлено окремі строки:

• два місяці до дати балансу (з 1 листопада до 31 грудня) – для незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва, напівфабрикатів, фінансових інвестицій, грошових коштів, цільового фінансування, зобов'язань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов'язкове державне соцстрахування;
• один раз на три роки – для земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів, а також інструментів, приладів, інвентарю (меблів), але за умови, якщо на підприємстві ці об’єкти інвентаризують щороку в обсязі не менше 30 %;
• до тимчасового вибуття з підприємства – для автомобілів, які вирушать у тривалі рейси, інших матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством.

Створення інвентаризаційної комісії

Для проведення інвентаризації слід створити комісію.

Комісія має складатися з представників апарату управління підприємства, бухгалтерської служби та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.

Така комісія створюється на підставі наказу або розпорядження керівника підприємства. В цьому ж документі затверджуються об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації.

ЗРАЗОК НАКАЗУ>>>

Зверніть увагу: підприємства, у яких одна комісія не може забезпечити швидке і якісне проведення інвентаризації, можуть створювати додаткові комісії – робочі. Хто їх має очолювати, та про склад детально зазначено у відповідних підпунктах п. 2 розд. ІІ Положення №879.

Також зазначаємо, що у разі відсутності одного із членів комісії або її голови через хворобу або інші поважну причину, керівник має право відповідним своїм наказом замінити відсутніх та призначити інших працівників.

Підготовка до проведення інвентаризації

Перш ніж почати звіряти фактичну наявність активів та зобов’язань із бухгалтерськими даними, треба провести підготовку.

Наприклад, за п. 5 розд. ІІ Положення №879 до початку перевірки фактичної наявності активів:

• перевіряється справність усіх ваговимірювальних приладів;
• завершується обробка всіх документів щодо руху активів та формуються останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;
• визначаються лишки на дату інвентаризації;
• активи групуються, розсортовуються та розкладаються за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку (у разі проведення раптових інвентаризацій це робиться у присутності інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії)).

Тільки після того, як все готово, починається інвентаризація.

Докладно про неї тут ми писати не будемо, оскільки процес проведення інвентаризації залежно від об’єктів прописаний розд. ІІІ Положення №879. Також ви можете прочитати про цю процедуру (покроково) в нашому аналітичному матеріалі.

Документальне оформлення проведення інвентаризації та її результатів

Питання документального оформлення інвентаризації ми уже розглядали. Зокрема, тут>>

Отже, під час інвентаризації та за підсумками її завершення складається низка документів:

— інвентаризаційні описи — для фіксування наявності, стану й оцінки активів підприємства та тих активів, які належать іншим підприємствам і обліковуються поза балансом.

Порядок їх складання визначено п. 16 розд. II Положення №879. До таких інвентаризаційних описів мають бути додані акти обмірів та розрахунки кількості перевірених активів. В інвентаризаційному описі активи наводять за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, окремо за місцезнаходженням таких цінностей та особами, відповідальними за їх зберігання, з можливим виокремленням за субрахунками та номенклатурою. На кожній сторінці інвентаризаційного опису зазначають словами число порядкових номерів активів та загальну кількість у натуральних вимірах усіх активів, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені. В інвентаризаційних описах записи роблять послідовно у кожному рядку на окремому аркуші (крім останнього), мають бути заповнені всі рядки. На останніх аркушах інвентаризаційного опису незаповнені рядки прокреслюють;

— акти інвентаризації — інформація про наявність готівки, грошових документів, бланків документів суворої звітності, фінансових інвестицій, а також повноту відображення коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов'язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), які створюються відповідно до вимог П(С)БО, МСФЗ.

За п. 16 розд. II Положення №879, акти інвентаризації заповнюють з урахуванням об'єктів інвентаризації, при цьому мають бути забезпечені їх ідентифікація та зіставлення з даними бухгалтерського обліку.

— звіряльні відомості — інформація про виявлені розбіжності між даними бухобліку та даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).

На жаль, Положенням №879 не затверджено типових форм інвентаризаційних документів. Але в п. 14 розд. II Положення №879 чітко прописано, що інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості мають оформлюватися відповідно до Положення №88 з урахуванням обов’язкових реквізитів та вимог.

На наш погляд, для розроблення власних документів підприємства за основу можуть взяти форми, передбачені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. №241 та форми, наведені в додатках до Методрекомендацій №14023. Бюджетні установи всі ці відомості і акти, як і раніше, оформляють за формами, визначеними наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. №572.

Таким чином, після закінчення інвентаризації правильно оформлені й підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передають до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення в обліку результатів інвентаризації.

Далі на їх підставі бухгалтерська служба складає звіряльні відомості, у яких відображає виявлені розбіжності між даними бухобліку та даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації). Вартість лишків і нестач цінностей в звіряльних відомостях наводиться відповідно до їх оцінки в регістрах бухгалтерського обліку.

А вже висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов'язань і даними бухгалтерського обліку, які наводять в звіряльних відомостях, інвентаризаційна комісія відображає в протоколі.

Протокол інвентаризації

У протоколі наводяться:

• причини нестач, втрат, лишків;
• пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей;
• причини та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам;
• інша інформація, що є суттєвою для прийняття рішень щодо визнання і оцінки активів і зобов’язань та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності.

Протягом п'яти днів після завершення інвентаризації протокол інвентаризаційної комісії затверджує керівник підприємства.

На підставі затвердженого протоколу результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському та податковому обліку.

Відображення в обліку результатів інвентаризації

Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображаються у обліку того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація. Таким чином, інвентаризацію слід закінчити перед складанням фінансової звітності і в ній дані мають бути наведені вже із урахуванням коригувань, проведених за наслідками інвентаризації.

Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю активів і зобов’язань та даними бухобліку регулюються підприємствами в такому порядку:

• основні засоби, нематеріальні активи, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходів майбутніх періодів;
• цінні папери, грошові кошти, їх еквіваленти та інші оборотні матеріальні цінності, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходу звітного періоду підприємства;
• нестача запасів у межах установлених норм природного убутку, виявлена під час інвентаризації, списується за розпорядженням керівника підприємства на витрати. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних нестач і після взаємозаліку нестач цінностей і лишків внаслідок пересортиці. За відсутності норм природного убутку втрата розглядається як нестача понад норму;
• нестача цінностей понад норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу та відносяться на рахунок винних осіб у розмірі, у разі якщо винні особи не встановлені, вони зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

Таблиця

Відображення в обліку результатів інвентаризації необоротних активів та запасів