Який договір застосовувати?
Законодавство не регулює порядку використання власного транспорту працівників у госпдіяльності підприємства та особливостей оплати такого використання. Проте факт використання працівником свого автомобіля у діяльності підприємства обов'язково має бути підтверджено документально. Це може бути відплатний договір оренди такого автомобіля або безоплатний договір позички автомобіля.
Договір оренди (найму) транспортного засобу за участю фізособи підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).
Договір позички, за яким однією зі сторін є юрособа, укладається лише у письмовій формі. Обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають договори позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), у якому хоча б однією стороною є фізособа (ст. 828 ЦКУ). Позаяк автомобіль є наземним транспортним засобом, закон не вимагає засвідчувати договір позички нотаріально.
Підприємство може обрати будь-який з цивільно-правових договорів на власний розсуд. КЗпП допускає використання інструментів, належних працівникам, з компенсацією за їх зношування (ст. 125 КЗпП). На думку автора, автомобіль – це не інструмент, тож ця стаття КЗпП не поширюється на використання ОЗ.
Отже, використання підприємством автомобілів, які належать працівникам, можливе тільки на умовах договорів оренди або позички. У наведеному випадку працівник не претендує на оплатне використання його автомобіля, а отже, більше підійде безвідплатний договір позички авто.
Якщо договору немає
Без оформлення договору позички або оренди неможливо списувати вартість пального на роботу автомобіля в межах діяльності підприємства. Оплата пального для заправки такого автомобіля буде додатковим благом працівника (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ). Витрати на таке пальне слід списати до складу інших операційних витрат як додаткове благо, надане працівникові: Д-т 949 К-т 203.
Фінрезультат з метою оподаткування податком на прибуток не коригується на вартість пального, списану як додаткове благо, надане фізособі, на підставі пп. 140.5.10 ПКУ. Оскільки витрати пального є додатковим благом працівника, воно оподатковується ПДФО та військовим збором на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ. Зокрема, ДФСУ у листі від 05.01.2017 р. №104/6/99-99-13-02-03-15 роз'яснила: «Якщо юридична особа компенсує своєму найманому працівникові вартість палива, використаного під час виконання трудових обов'язків, то сума зазначеної компенсації підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором як додаткове благо на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ». Проте у цьому листі було описано ситуацію, коли використання працівником свого автомобіля у госпдіяльності підприємства не було оформлене документально.
ПДВ
Оскільки пальне використовувалося не в госпдіяльності підприємства, то якщо його було придбано з ПДВ і визнано податковий кредит з ПДВ за таким придбанням, на вартість такого пального потрібно нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ на підставі п. 198.5 ПКУ.
Якщо ж правильно оформити фактичне використання автомобіля працівника у госпдіяльності підприємства – укласти з ним договір, – то на час такого використання автомобіль стає службовим, а витрати на пальне – витратами підприємства. Отже, за наявності договору позички автомобіля, наказу про норму списання пального для нього, авансових звітів працівника, – а якщо він придбаває пальне, розрахунків та актів списання пального, – всі ці документи свідчитимуть про господарське призначення витрат пального, а отже, не буде підстав вважати такі витрати додатковим благом працівника. Також не буде підстав і для нарахування податкових зобов'язань ПДВ за п. 198.5 ПКУ.
Придбання та списання палива
Про придбання палива за талонами ми писали у статті «Облік палива на підприємстві» у «ДК» №31/2014, яка залишається актуальною в частині бухобліку.
Списання палива для роботи авто підприємство здійснює на підставі даних про фактичні показники використання палива (зазвичай вони накопичуються у подорожніх листах) та оформлює актом списання. При цьому сам подорожній лист не є підставою для списання палива, а лише підтверджує кількість витраченого палива та те, що його було використано у госпдіяльності підприємства. Вимоги щодо складання подорожніх листів певної форми немає.
Бухоблік усіх видів палива ведеться на субрахунку 203. Вартість використаного палива списується на витратні рахунки залежно від мети використання автомобіля – 23, 91, 92, 93, 94, 97. Наприклад, витрати на використання бензину для службового автомобіля керівника підприємства потраплять до складу адмінвитрат. А вартість палива, використаного автомобілями, що належать менеджерам зі збуту, – до складу збутових витрат, і т. д.
Про використання подорожнього листа як підтвердження використання автомобіля у госпдіяльності підприємства ми писали у статті «Подорожній лист: куди їдемо?» у «ДК» №7/2017.
Також радимо ознайомитися із консультацією «Заправка у вихідний – не порушення» у «ДК» №41/2014.
Акцизний податок
Якщо підприємство та працівник укладають договір про використання автомобіля в господарській діяльності підприємства, витрати на пальне будуть витратами підприємства, і питання щодо передання пального працівникові у власність не виникає. Відповідно, не може бути мови і про акциз.
Якщо ж використання автомобіля працівника договором не оформляється, виникає факт передання талонів у власність працівника, який наводить на думку щодо акцизного податку на продаж пального. Але можемо заспокоїти – це не підакцизна операція, тож зобов'язання з акцизного податку не виникають.
Так, ДФСУ в IПК від 08.11.2018 р. №4752/6/99-95-42-03-15/IПК (див. «ДК» №13/2019) зазначила: якщо суб'єкт господарювання здійснює операції лише з талонами та/або смарт-картками на пальне без реалізації пального в розумінні абзацу другого пп. 14.1.212 ПКУ, то за такими операціями суб'єкт господарювання не повинен реєструватися платником акцизного податку як особа, що реалізує пальне, та складати акцизні накладні.
Натомість обов'язок зі сплати акцизного податку лежить на тому суб'єкті господарювання, який здійснює фізичний відпуск палива за талонами на АЗС.