Забезпечення працівників масками: чи є додаткове благо?

Основи законодавства

Постановою КМУ №211 в Україні запроваджено карантин (наразі з 12 березня по 24 квітня 2020 р.). При цьому діяльність деяких суб’єктів господарювання обмежується, а решті торгувати товарами та надавати послуги дозволено, але за певних умов:

• забезпечення персоналу (зокрема, захист обличчя та очей) та відвідувачів засобами індивідуального захисту, зокрема респіраторами або захисними масками, у тому числі виготовленими самостійно;
• перебування в приміщенні не більше одного відвідувача на 10 кв. м торговельної площі;
• дотримання інших санітарних та протиепідемічних заходів.

Це потрібно знати!

Карантин – адміністративні та медико-санітарні заходи, що застосовуються для запобігання поширенню особливо небезпечних інфекційних хвороб;

Санітарно-протиепідемічні правила і норми – нормативно-правові акти (накази, інструкції, правила, положення тощо) центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері охорони здоров'я, вимоги яких спрямовані на запобігання виникненню та поширенню інфекційних хвороб;

Протиепідемічні заходи – комплекс організаційних, медико-санітарних, ветеринарних, інженерно-технічних, адміністративних та інших заходів, що здійснюються з метою запобігання поширенню інфекційних хвороб, локалізації та ліквідації їх осередків, спалахів та епідемій (Закон про захист населення від інфекційних хвороб).

ЗІЗ – всі засоби, які призначені для носіння і використання працівником з метою індивідуального захисту від одного або більше ризиків, які могли б становити загрозу безпеці та здоров’ю на роботі, а також будь-які пристосування, аксесуари чи змінні компоненти, призначені для цієї мети (п. 4  наказу Мінсоцполітики №1804)

Тому під час карантину роботодавці продовольчих товарів, магазинів побутової хімії та засобів гігієни, миючих та дезінфікуючих засобів, аптек, фінансових установ тощо, всі кому дозволено працювати, повинні подбати про своїх працівників. У такому разі роботодавець має безоплатно забезпечити працівників засобами індивідуального захисту, мийними та знешкоджувальними, антисептичними та дезінфікуючими засобами, проінформувати працівників про те, як ними користуватись, організувати максимально безпечну доставку працівників до місця роботи та у зворотному напрямку тощо.

Згідно зі ст. 44-3 КпАП за порушення правил щодо карантину людей, санітарно-гігієнічних, санітарно-протиепідемічних правил і норм, передбачених Законом «Про захист населення від інфекційних хвороб», іншими актами законодавства, а також рішень органів місцевого самоврядування з питань боротьби з інфекційними хворобами, посадові особи притягаються до відповідальності у вигляді штрафу від 34 до 170 000 грн (від 2 до 10 нмдг). Також передбачено відповідальність ст. 325 ККУ за порушення санітарних правил і норм щодо запобігання інфекційним хворобам.

Отже, до обов’язків роботодавця належать:

• створення безпечних і нешкідливих умов праці (ст. 153 КЗпП);
• реалізація комплексних заходів щодо охорони праці відповідно до Закону «Про охорону праці» (ст. 161 КЗпП);
• організувати комплектування та утримання засобів індивідуального захисту (ЗІЗ) відповідно до нормативних актів про охорону праці. Видача спеціального одягу та інших ЗІЗ (ст. 163 КЗпП);
• на роботах, зв'язаних з забрудненням, видавати безплатно за встановленими нормами мило. На роботах, де можливий вплив на шкіру шкідливо діючих речовин, видаються безплатно за встановленими нормами змиваючі та знешкоджуючі засоби (ст. 165 КЗпП).

Кошти на заходи з охорони праці

Для проведення заходів з охорони праці виділяються у встановленому порядку кошти і необхідні матеріали. Витрачати ці кошти і матеріали на інші цілі забороняється.

Порядок використання зазначених коштів і матеріалів визначається в колективних договорах.

Трудові колективи контролюють використання коштів, призначених на охорону праці (ст. 162 КЗпП).

Згідно з вищезазначеними вимогами, а також ст. 8 Закону про охорону праці, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці працівникам видаються безоплатно за встановленими нормами спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші засоби індивідуального захисту, а також мийні та знешкоджувальні засоби.

Роботодавець зобов'язаний забезпечити за свій рахунок придбання, комплектування, видачу та утримання засобів індивідуального захисту.

У разі придбання працівником засобів індивідуального захисту, мийних та знешкоджувальних засобів за свої кошти роботодавець зобов'язаний компенсувати всі витрати на умовах, передбачених колективним договором. Компенсація виплачується на підставі наданих працівником документів (товарний або касовий чек).

Згідно з колективним договором роботодавець може додатково, понад встановлені норми, видавати працівникові певні засоби індивідуального захисту, якщо фактичні умови праці цього працівника вимагають їх застосування.

А якщо на підприємстві немає колективного договору або наймані працівники працюють у ФОП? Тоді порядок видачі ЗІЗ, норми та порядок компенсації витрат на їх придбання слід передбачити в окремому розпорядженні або у трудових договорах!

Перелік заходів та засобів з охорони праці затверджено Постановою КМУ №994, зокрема:

• усунення впливу на працівників небезпечних і шкідливих виробничих факторів або приведення їх рівнів на робочих місцях до вимог нормативно-правових актів з охорони праці (п. 2 Перелік №994);
• забезпечення працівників спеціальним одягом, взуттям та ЗІЗ відповідно до норм, установлених законодавством про охорону праці та колективним договором або угодою (включаючи забезпечення мийними засобами та засобами, що нейтралізують небезпечну дію на організм або шкіру шкідливих речовин, у зв'язку з виконанням робіт, які не виключають можливості забруднення цими речовинами) (п. 5 Перелік №994).

Отже, роботодавець зобов'язаний організувати комплектування та утримання ЗІЗ відповідно до нормативних актів про охорону праці.

Хто контролює надання ЗІЗ під час карантину?

За оновленою редакцією п. 3 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №533 (див. п. 34 розділу І Закону №540) тимчасово, до 30 червня 2020 року, забороняється проведення органами державного нагляду (контролю) планових заходів із здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності, крім державного нагляду (контролю):

• за діяльністю суб’єктів господарювання, які відповідно до затверджених КМУ критеріїв оцінки ступеня ризику від провадження господарської діяльності віднесені до суб’єктів господарювання з високим ступенем ризику;
• у сфері дотримання вимог щодо формування, встановлення та застосування державних регульованих цін;
• у сфері санітарного та епідемічного благополуччя населення.

Держпраці визначено органом державного нагляду щодо засобів індивідуального захисту, які роботодавці мають надати працівникам. Але перевірити, як суб’єкти господарювання дотримуються правил безпеки під час карантину, можуть й інші контролери. Зокрема, Держпродспоживслужба теж не припинила перевірки під час карантину. Управління Держпродспоживслужби здійснюють посилений контроль та обстежують торговельні заклади, ринки, заклади громадського харчування, що здійснюють онлайн-доставку, аптеки, відділення банків щодо дотримання обмежувальних заходів та виконання основних профілактичних та протиепідемічних рекомендацій щодо дотримання ними запровадженого на території району карантину.

Норми видачі ЗІЗ

Загальні вимоги до засобів індивідуального захисту (ЗІЗ), що використовуються працівниками під час трудового процесу, встановлені наказом Мінсоцполітики від 29.11.2018 р. №1804. Ці Мінімальні вимоги поширюються на СГ незалежно від форм власності та організаційно-правової форми, які у своїй діяльності використовують ЗІЗ.

Для безпеки та захисту здоров’я працівників роботодавець зобов’язаний забезпечити за свій рахунок придбання, комплектування, видачу та утримання (забезпечення працездатності та належного гігієнічного стану) ЗІЗ (п. 1 розділу ІІ  Мінімальні вимоги).

У разі придбання працівником спецодягу та/або інших ЗІЗ за свої кошти роботодавець зобов’язаний компенсувати всі витрати на умовах, передбачених колективним договором (п. 7 розділу ІІІ Мінімальних вимог).

За відсутності в працівника документів, які підтверджують сплачену суму, компенсація має проводить на умовах, що передбачені колективним договором (або, як ми зазначили вище, на умовах, які зазначені в трудовому договорі або в наказі керівника підприємства).

Така компенсація (як правило) проводиться за роздрібними цінами підприємства-виробника. У разі дострокового зносу цих засобів не з вини працівника, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний замінити їх за свій рахунок.

На роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці, а також роботах, що пов’язані із забрудненням, або тих, що здійснюються в несприятливих метеорологічних умовах, працівникам видаються безоплатно спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші ЗІЗ за встановленими нормами, які для роботодавця є обов’язковим мінімумом безоплатної видачі ЗІЗ, з визначенням захисних властивостей ЗІЗ та строків їх використання (п. 3 розділу ІІ Мінімальних вимог).

Норми безплатної видачі спеціального одягу,  спеціального взуття  та  інших  ЗІЗ працівникам загальних  професій різних галузей промисловості розроблено відповідно до Закону про охорону праці і вони затверджені наказом Держгірпромнагляд від 16.04.2009 р. №62. Ці норми розроблено для професій працівників, які є загальними для всіх видів економічної  діяльності  підприємств, відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженого наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. №327.

Зрозуміло, що не для всіх професій встановлено норми, адже сьогоднішня ситуація у світі внесла свої корективи. Наприклад, для оператора заправних станцій, дезінфектора або прибиральника службових приміщень такий ЗІЗ, як респіратор, встановлено строк носіння – «до зносу». Але у документі не згадується про кур’єрів, експедиторів, продавців, водіїв тощо. І це ще «до вчора» було зрозумілим. Але враховуючи розпорядження Уряду та обов’язки роботодавця, сьогодні слід керуватись загальними нормами.

Висновок: кожному СГ, якому дозволено працювати на час карантину, слід розробити Положення про захист персоналу та дотримання інших санітарних та протиепідемічних заходів. Також слід затвердити норми безплатної видачі ЗІЗ, зокрема респіраторів або захисних масок (такі норми можна встановити самостійно, якщо вони не встановлені чинним законодавством).

Наприклад, тривалість використання однієї маски варіюється від 2 до 6 годин, залежно від зовнішніх умов. Під час епідемії чи в медичних закладах рекомендується використовувати одну маску не більше двох годин. 

Документальне оформлення і бухгалтерський облік

Перш ніж оформлюватимуться первинні документи, роботодавець складає наказ (розпорядження) про видачу ЗІЗ. В ньому слід передбачити:

• мету забезпечення;
• посади (але не прізвища!) працівників, на яких поширюються вимоги розпорядчого документа;
• вид, складову ЗІЗ: маски, респіратор, рукавички тощо;
• порядок видачі (норми видачі, періодичність, строк служби);
• порядок відшкодування компенсації;
• осіб, відповідальних за придбання, зберігання, видачу ЗІЗ.

Якщо у роботодавця немає ЗІЗ, їх треба придбати. Для продавця ЗІЗ є товарами, а отже, він оформлятиме їх продаж первинними документами, встановленими для запасів. Тому надходження запасів на підприємство оформлюється первинними документами: накладна, ТТН або акт приймання-матеріалів. Хоча цілком можливо, що ЗІЗ придбає працівник в найближчій аптеці (маски) або в магазині (рукавички, мило тощо), і їх придбання буде оформлене авансовим звітом, до якого прикладатиметься чек.

ЗІЗ у роботодавця можуть обліковуватись по-різному: як запаси (зокрема, і МШП), як МНМА, як ОЗ.

У більшості випадків для цілей бухгалтерського обліку, враховуючи середню ринкову вартість ЗІЗ і те що вони використовуються не більше одного року, на баланс вони зарахуються як запаси. При цьому зрозуміло, що витрати, які виникатимуть під час списання (амортизації) таких ЗІЗ, це витрати на охорону праці роботодавця.

ЗІЗ, що видаються працівникам для виконання службових функцій, є власністю підприємства, мають обліковуватися залежно від терміну використання і підлягають обов'язковому поверненню у разі:

• звільнення з підприємства;
• якщо використання виданих ЗІЗ не є необхідним.

Використані спецодяг та/або ЗІЗ надалі списуються на підставі актів списання.

Для внутрішнього переміщення використовується накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.

Приймання, зберігання, відпуск та облік ЗІЗ в місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа. Ця особа подає усі первинні документи з надходження та вибуття запасів до бухгалтерської служби. Наприклад, матеріальний звіт (форма №М-19, наказ Мінстату від 21.06.1996 р. №193) з відображенням у ньому наявності і руху запасів.

Вартість ЗІЗ, переданих працівникам, списуються з балансу на підставі актів списання. Якщо ЗІЗ в обліку обліковуються як МШП (рахунок 22), тоді вартість переданих ЗІЗ списуються з балансу з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання.

У більшості випадків під час видачі ЗІЗ працівникам визнаються витрати за винятком випадків, коли ЗІЗ є складовою собівартості реалізованих товарів, продукції (робіт, послуг), адже у цьому випадку дата витрат пов'язана з датою визнання доходу.

Якщо відповідно до вартісних критеріїв та строку використання, придбані ЗІЗ належать до ОЗ або МНМА, у нагоді стануть Методрекомендації №561. Первісна вартість придбаних ОЗ складається з витрат, понесених на придбання. Усі витрати формуються на рахунку 15 і згодом зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю і амортизуються.

Якщо йдеться про МНМА, то витрати на придбання також будуть відображені через амортизацію. Амортизація МНМА може нараховуватися у першому місяці використання об'єкта в розмірі 50% його вартості, яка амортизується, та решта 50% у місяці їх списання з балансу внаслідок невідповідності критеріям визнання активом або в першому місяці використання об'єкта 100 % його вартості.

Податковий облік

Податок на прибуток

Жодних особливостей придбання та видачі працівникам ЗІЗ, якщо активи зараховані на баланс як запаси, для платників податку на прибуток немає, адже об'єктом оподаткування є фінансовий результат за даними бухобліку.

Якщо йдеться про ОЗ, платники податку, що визначають різниці, керуються ст. 138 ПКУ. Крім того, зауважимо, що і для таких платників податку не виникає різниць щодо МНМА. Такі активи з погляду податкового законодавства не є ОЗ, тому різниці за ними не визначаються.

ФОП

Підприємець на загальній системі оподаткування, на нашу думку, має право понесені витрати на придбання ЗІЗ віднести до складу витрат (зрозуміло, такі витрати повинні бути оплачені та підтверджені документально). У п. 177.4 ПКУ серед переліку витрат відсутні засоби ЗІЗ. Проте є пп. 177.4.4 ПКУ, де згадуються інші витрати, до складу яких включаються витрати, що пов’язані з веденням господарської діяльності. Але рекомендуємо все ж таки отримати ІПК з цього приводу, тому що податкові органи доволі упереджено ставляться до складу витрат підприємців.

ФОП - платник ЄП не зменшує суму єдиного податку на понесені витрати на ЗІЗ, адже такого поняття як “витрати” у нього не має і облік витрат він не веде. Проте, якщо платник ЄП є платником ПДВ, у Книзі обліку доходів і витрат слід заповнити розділ ІІ. У графі 1 зазначається дата запису, а у графах 2 і 3 відображаються витрати (суми вказуються без ПДВ), пов'язані з придбанням ЗІЗ. І зрозуміло, що суми сплаченого ПДВ у вартості ЗІЗ, платник ПДВ на підставі зареєстрованої ПН може відобразити у складі ПК.

ПДВ

Безоплатна передача товарів іншим особам — це операція, яка з метою оподаткування ПДВ є постачанням. Проте оскільки такими особами є працівники підприємства, ЗІЗ видаються їм не як подарунки, а для використання під час виконання трудових обов'язків. Крім того, ми зауважили вище, що ЗІЗ (розуміємо — невикористаний) слід повернути роботодавцеві у разі звільнення, тому немає переходу власності і немає постачання. Отже, немає й об'єкта оподаткування за п. 185.1 ПКУ.

Не виникатимуть податкові зобов'язання з ПДВ і за п. 198.5 ПКУ, тому що роботодавець зобов’язаний забезпечити працівників ЗІЗ. Тому така видача вважатиметься використанням у господарській діяльності.

ПДФО

Ми вже з’ясували, що вимога видачі ЗІЗ не розглядається як розкіш — це прямий обов'язок роботодавця. Норма пп. 165.1.9 ПКУ не відносить до оподаткованого доходу фізособи видачу мийних і знешкоджувальних засобів, а також спеціального одягу, спеціального взуття та інших ЗІЗ, якими роботодавець забезпечує працівника відповідно до Закону «Про охорону праці».

І хоча останніми змінами до ПКУ не було внесено змін до пп. 165.1.9 ПКУ, вважаємо, що дотримання вимог Уряду роботодавцями у сьогоднішній ситуації дає право аргументувати саме цим підпунктом ПКУ.

ЗІЗ, які видаються працівникам безоплатно, є власністю підприємства. У податковому розрахунку за ф. №1ДФ видача ЗІЗ відображається з ознакою доходу «136».

Пам’ятайте, у випадку неповернення ЗІЗ працівником при звільненні ситуація буде кардинально іншою. З огляду на пп. 14.1.191 ПКУ, це вже є постачанням товару. Вважається, що ЗІЗ отримано безоплатно. Як наслідок нараховуються ПЗ з ПДВ за п. 188.1 ПКУ.

Також є всі підстави вважати це іншим доходом фізособи за пп. 164.2.20 ПКУ. I цей дохід слід оподатковувати ПДФО та військовим збором. Враховуючи, що дохід у негрошовій формі, базою для ПДФО буде вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, помножена на коефіцієнт (він становить 1,219512). Звичайною ціною у такому випадку є ринкова вартість.

У формі №1ДФ такий вид оподатковуваного доходу відображається з ознакою доходу «127». ПДФО та військовий збір слід сплатити згідно з пп. 168.1.4 ПКУ протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такого нарахування.

ЄСВ

 Відповідно до ст. 7 Закону про ЄСВ базою є заробітна плата за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т.ч. в натуральній формі.

Проте забезпечення працівників ЗІЗ є складовою заходів щодо забезпечення працівникам нормальних умов праці і не належить до фонду оплати праці. До того ж, видача працівникам ЗІЗ та компенсація витрат працівника на їх придбання зазначені у п. 5 розділу ІІ Переліку №1170[1]. Тож у цьому випадку ЄСВ не нараховується.