Ті роботодавці, хто вирішив привітати дітей своїх працівників зі святами, мають згадати правила відображення в обліку таких операцій.
Але спершу розглянемо документальне оформлення, адже витрати роботодавця мають бути правильно підтверджені. А ще від того, як буде оформлено видачу таких подарунків, залежить їх оподаткування.
Документальне оформлення
Наказ. Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів підприємства приймає його керівник. Відповідно має бути оформлений наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає. Отже, його складають у довільній формі, відповідно до загальних правил діловодства. Переглянути зразок наказу можна за посиланням.
Зокрема, в наказі потрібно зазначити:
- розпорядження працівникові відділу кадрів (або іншій уповноваженій особі) скласти перелік працівників, які мають дітей. Такі переліки формуються на підставі даних працівників та інформації про наявність у них дітей. Як правило, про наявність дітей у відділі кадрів дізнаються із наданих працівниками копій свідоцтв про народження дитини (або інших документів, які підтверджують опіку, всиновлення тощо). Хто із працівників не надав таких документів, – ще є час (визначений у наказі) це зробити. При цьому обмеження щодо віку або кількості таких дітей роботодавець може встановити самостійно – адже закон не встановлює обов’язку роздавати новорічні подарунки, тож кому роздати подарунки, кожен роботодавець вирішує сам. Проте під дитиною чинне законодавство розуміє фізособу до 18 років, тому варто орієнтуватися на цей вік, не перевищуючи його;
- що дарувати працівникам, також вирішує керівник. Традиційно під новорічними подарунками маються на увазі набори, складені із солодощів. Проте дехто може вирішити подарувати іграшки, книжки тощо. Тож після того, як буде відомо про кількість дітей, треба буде або придбати вже готові новорічні набори, або придбати те, з чого подарункові набори можна буде створити самостійно. У наказі зазвичай встановлюється і вартість кожного подарунка. Вона вплине на заплановану загальну суму витрат;
- встановлюються особи, які відповідатимуть за закупівлю (формування) подарунків, а також за їх роздачу працівникам. А також строки, протягом яких цей наказ треба виконати.
Наказ доводять до відома працівників та посадових осіб, які мають його виконати.
Перелік працівників, які мають дітей
Для визначення потрібної кількості подарунків можна скласти перелік працівників, які мають дітей.
А ось видачу подарунків, як правило, оформлюють відомістю, адже отримання подарунка треба підтвердити підписами працівників.
Ці документи містять дуже схожу інформацію, тому часто оформлюється лише відомість.
Звісно, наразі такі подарунки фізично можна дарувати лише тим працівникам, які працюють на своїх робочих місцях, та тим, які хоча й працюють дистанційно, але не перебувають за межами України. На жаль, тих працівників, які не зможуть забрати подарунок, включати до відомості немає сенсу.
Типової форми таких відомостей немає. Тому застосовується довільна форма. Але така відомість є первинним документом, а тому повинна містити усі обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік.
Тож у відомостях на роздачу подарунків потрібно зазначити:
- назву роботодавця, який склав цю відомість;
- дату її складання (та дату/період видачі подарунків);
- П.І.Б. працівників та кількість подарунків, які вони отримали;
- підписи працівників, які отримали подарунки;
- посади, П.І.Б. та підписи тих осіб, які склали цю відомість та підтверджують результати видачі.
Ця відомість буде підставою для списання подарунків та визнання витрат на їх придбання (створення).
Рахуємо вартість подарунків
Як ми зазначали вище, у наказі потрібно зазначити вартість одного подарунка.
Тобто перед складанням наказу треба провести підготовчу роботу, провести аналіз ринку, що саме нині пропонують продавці.
І вже погоджена із керівником вартість подарунків у кількості, узгодженої за відомостями, сплачується продавцеві, чия ціна задовольняє плани роботодавця.
Придбання подарунків
Придбання подарунків теж оформлюється відповідними первинними документами. Так, якщо подарунки оплачуються:
- безготівково з рахунку підприємства – факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку;
- за готівку довіреною особою – така особа має надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додаються документи про проведені розрахунки (фіскальний чек, квитанція, товарний чек тощо).
Оприбуткування подарунків відбувається на підставі накладної, фіскального або товарного чека тощо.
Роздача подарунків
Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості. Оскільки така роздача проводиться за ініціативою роботодавця, то строки, протягом яких працівники можуть отримати подарунки, теж визначає сам роботодавець (їх визначають у наказі, про який ми говорили вище).
На підставі остаточно оформленої відомості з підписами працівників, які отримали подарунки, після завершення роздачі можна (якщо це передбачено обліковою політикою підприємства) скласти ще й акт на списання таких подарунків. Хоча, якщо у відомості на їх видачу наявні всі обов’язкові реквізити первинного документа, потреби в додатковому первинному документі для списання подарунків з балансу немає.
Правила оподаткування
Новорічний подарунок – це зарплата?
Згідно з пп. 14.1.48 ПКУ заробітна плата для цілей розділу IV ПКУ складається з основної та додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, які виплачуються (надаються) працівникові у зв'язку з відносинами трудового найму.
А от за пп. 2.3.2 Інструкції №5 до інших заохочувальних та компенсаційних виплат належать одноразові заохочення, не пов'язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних та пам'ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі).
Тож негрошова форма доходу не є достатньою ознакою, яка дозволяє сказати – це не зарплата, а подарунок. Адже зарплата за ст. 23 Закону про оплату праці може надаватися як у грошовій, так і у негрошовій (натуральній) формі.
Але за нормою ст. 5 Закону про оплату праці організація оплати праці здійснюється на підставі, зокрема, колективних або трудових договорів. Тому подарунки вважаються зарплатою, якщо їх обумовити у таких договорах як обов’язкові і як частину фонду оплати праці. А в разі відсутності колективного договору – у трудовому договорі із працівником або ж в наказі керівника про надання подарунків.
А якщо подарунок зазначений як складова фонду оплати праці в колективному або трудовому договорі (або ж у наказі про його надання працівникові), він і оподатковується як зарплата.
Подарунок – зарплата, незалежно від його вартості, оподатковується ПДФО та військовим збором. При цьому оподаткування ПДФО (18%) відбуватиметься із застосуванням коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ (у 2023 році він становить 1,2195). А нарахування ЄСВ (8,41% – для осіб з інвалідністю та 22% – для решти працівників) та утримання військового збору за ставкою 1,5% відбувається без застосування коефіцієнта за загальними правилами.
Саме як зарплату такий подарунок треба буде показати і в єдиній «зарплатній» звітності. Тобто за своєю номінальною вартістю (без «натурального» коефіцієнта) він має бути показаний і в податковому розрахунку, і в додатку 1 до нього, загальною сумою із рештою зарплати працівника. Із коефіцієнтом як сума нарахованого та виплаченого доходу такий подарунок (разом із рештою зарплати працівника) показується у додатку 4ДФ.
Якщо ж колективним або трудовим договором обов’язковість надання подарунків не передбачено, а в наказі подарунок зазначений саме як подарунок і обумовлено, що він не належить до фонду оплати праці, у цьому разі цей дохід оподатковується як подарунок.
Якщо новорічний подарунок – не зарплата
Ще до ПКУ всі роботодавці знали, що з 15 листопада по 15 січня діє спеціальний Закон №2117 щодо оподаткування дитячих святкових подарунків. Він діє і тепер. Навіть щодо оподаткованого доходу батьків у цьому законі є пільга.
Але цю пільгу зручно перекрила інша, зазначена у ПКУ.
Наразі ст. 165 ПКУ встановлено перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) – у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ). У 2023 р. – це 1675 грн.
Для порівняння: згаданий вище Закон № 2117 виводить з-під оподаткування ПДФО подарунок вартістю лише 8% від прожиткового мінімуму для працездатних осіб станом на 1 січня. У 2023 році це 2684 х 8% = 214,72 грн, що значно менше від 1675 грн, які пропонує ПКУ.
Якщо вартість подарунків перевищує 1675 грн, то сума такого перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо, з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ.
Адже новорічні дитячі подарунки надаються у негрошовій формі. А відповідно до п. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування ПДФО є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлено ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:
К = 100 : (100 - Сп),
де:
- К – коефіцієнт;
- Сп – ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.
Оскільки до таких подарунків застосовується ставка ПДФО 18%, то у 2023 р. «натуральний» коефіцієнт становить 1,2195.
Сума понад 1675 грн підлягає оподаткуванню і військовим збором (1,5%). Проте з метою утримання військового збору вартість подарунка збільшувати на «натуральний» коефіцієнт не потрібно.
Оскільки подарунок не є базою для нарахування ЄСВ, то в єдиній «зарплатній» звітності в податковому розрахунку та в додатку 1 його не відображають. Проте його обов’язково треба показати в додатку 4ДФ!
Неоподаткована вартість новорічних подарунків у додатку 4ДФ до єдиної звітності відображається за ознакою доходу «160».
А оподаткована сума перевищення відображається у додатку 4ДФ до єдиної звітності за ознакою доходу «126» (як додаткове благо).
Зверніть увагу: хоча подарунки і видаються на дітей, отримує їх від роботодавця працівник. Отже, у 4ДФ такий дохід відображається сумарно (вартість всіх подарунків, які отримав працівник на всіх його дітей) і з номером фізособи – платника податків працівника (а не його дітей).
І ще кілька слів про ЄСВ. У разі коли вартість подарунка працівникові не є частиною зарплати працівника, то, як ми вже зазначили, ЄСВ нараховувати не потрібно. Але під час перевірок цей факт потрібно буде доводити податківцям.
Часто вони не люблять ділити подарунки на зарплатні та незарплатні і вважають, що вартість усіх подарунків, безоплатно наданих працівникам, є базою нарахування ЄСВ. Незалежно від того, чи передбачені вони колдоговором або трудовими договорами як частина фонду оплати праці, чи ні.
Але тут у роботодавця є аргумент: за п. 8 розд. ІІ Постанови КМУ №1170 ЄСВ не нараховується на вартість розданих подарунків, якщо такі подарунки надаються працівникам для їхніх дітей до свят.
Бухоблік і податок на прибуток
У бухгалтерському обліку придбані подарунки можна відображати на рахунку 28 «Товари». Але оскільки вони не призначені для продажу, на думку автора, правильніше відображати їх на субрахунку 209 «Інші матеріали».
При роздачі подарунків нараховані податкові зобов’язання з ПДВ потрібно відобразити на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
Оскільки подарунки можуть як належати до зарплати працівників, так і ні, то такий дохід працівника треба провести через рахунок 66:
- якщо подарунки надаватимуться як частина зарплати, то їх видача оформлюватиметься проведенням Д-т 661 К-т 209;
- якщо ж ні, то проведенням Д-т 663 – К-т 209.
Зверніть увагу: згідно з пп. 134.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухгалтерського обліку. І спеціальних податкових різниць щодо таких подарунків, наданих фізособам, ПКУ не передбачено (пп. 140.5.10 ПКУ у цьому випадку не застосовується).
Щодо ПДВ
Оподаткування ПДВ новорічних дитячих подарунків регулює спеціальний Закон №2117, який діє лише в ці святково-казкові дні – щороку в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року.
Відповідно до ст. 2 цього Закону, операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків звільняються від оподаткування ПДВ. На роботодавця – платника ПДВ продавцем святкових дитячих подарунків буде складено та зареєстровано в ЄРПН ПН на звільнену операцію.
Але лише в тому випадку, якщо справді продано дитячий святковий подарунок. А під дитячими святковими подарунками в цьому Законі розуміють набори товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року. Тож пільгу з ПДВ у 2023 році передбачено для тих новорічних подарунків, чия вартість не перевищує 2684 грн х 8% = 214,72 грн.
Якщо роботодавець вирішить придбати щось дорожче або сформувати новорічні подарунки самостійно, то така операція оподатковуватиметься ПДВ на загальних підставах, і тоді податковий кредит у роботодавця буде. Звісно, що для цього має бути у наявності складена та зареєстрована постачальником ПН.
Але згадана вище пільга стосується лише придбання подарунків роботодавцем. Надання таких подарунків працівникам є операцією постачання товарів і обкладається ПДВ на загальних підставах (п. 185.1 ПКУ). Адже постачанням товарів є будь-яка передача права на розпорядження товарами як власник, у тому числі продаж, обмін чи дарування такого товару (пп. 14.1.191 ПКУ).
База обкладення ПДВ залежить від того, яким способом було отримано подарунки – придбання чи виробництво. У разі передачі подарунків, придбаних на стороні, базою оподаткування є вартість їх придбання.
При цьому визнаватиметься таке ПЗ з ПДВ лише один раз (як постачання). Застосовувати одночасно ще й норми п. 198.5 ПКУ (визнавати «умовне» ПЗ) у цій ситуації буде не потрібно (навіть якщо подарунки придбавалися із ПДВ).
Щодо складення ПН при роздачі подарунків
У разі безоплатної роздачі договірна ціна дорівнює нулю, тобто база оподаткування перевищує договірну ціну. І підприємству слід оформити дві ПН (Порядок №1307):
- першу – на договірну (тобто нульову) вартість. При цьому діє правило, що ПЗ з ПДВ виникають на дату оформлення відомості, що підтверджує факт передачі подарунків фізособам. Отже, ця ПН має бути складена датою такої відомості. У графі 7 та у графі 10 зазначається «0», графа 11 (сума ПДВ) не заповнюється. Інші графи такої ПН заповнюються в загальному порядку;
- друга – на суму перевищення. У ній зазначається тип причини 15. Така податкова накладна отримувачу не надається. У рядках, відведених для зазначення даних покупця, постачальник (продавець) зазначає власні дані.
У табличній частині:
- у графі 2 зазначається опис (номенклатура) товарів/послуг постачальника (продавця), крім опису (номенклатури) товарів/послуг, також зазначається, «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання»;
- графи 3.1, 3.2, 3.3, 4, 5 не заповнюються;
- у графі 10 відповідно сума перевищення обсягу постачання (база без урахування ПДВ (тобто обсяги придбання/виготовлення)), у графі 11 – сума ПДВ.
Приклад. Для дітей працівників придбали дитячі новорічні подарунки кількістю 10 шт. у ПП «Солодка мрія» за ціною 360 грн/шт. (з ПДВ).
Вартість подарунків менша за 1675 грн, тому оподаткуванню ПДФО та ВЗ вона не підлягає.