Коментар до ІПК від 25.03.2024 №1574/ІПК/99-00-24-03-03
З 1 квітня 2023 року діють нові правила оформлення авансових звітів. Про це ми писали тут.
Авансові звіти подають до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, вищевказані строки продовжуються на один календарний місяць.
Але у роботодавців виникає чимало запитань щодо складання та подання авансових звітів та підтвердних документів до них.
На окремих запитаннях зупинимося далі на підставі ІПК від ДПС №1574/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК.
У запиті для отримання ІПК підприємство хвилювали такі запитання:
- Чи є обмеження в законодавстві України щодо накладання підзвітною особою електронного цифрового підпису на Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), якщо безпосередньо в порядку до наказу Міністерства фінансів не зазначено такої можливості явним чином?
- У разі надання підзвітною особою Звіту в електронній формі яким чином мають надаватися підтвердні документи у паперовій формі для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат?
- Чи може підзвітна особа у разі розрахунку карткою надати сформовану через інтернет-банкінг виписку з карткового рахунку і надати її як підтвердження щодо здійснених рахункових операцій? Чи обов’язково засвідчувати таку виписку «мокрою» печаткою банку?
Що відповіли податківці?
Щодо можливості складання авансового звіту в е-формі
Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ працівником (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог Законів №851 та №2155 за формою, встановленою Мінфіном. Але само подання вимагається у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу Звіт не складається і не подається.
Форму Звіту та Порядок його складання затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.
Далі у відповіді податківці не забули вказати на норму п. 5 Порядку №841. За ним авансовий звіт складає безпосередньо працівник, якому було видано кошти. При цьому відповідно до Порядку працівник заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі __ грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за неповернуті суми надміру витрачених коштів / електронних грошей на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти / електронні гроші. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа.
Особи (керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа, головний бухгалтер / особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку), які засвідчують правильність складання / подання Звіту, здійснюють підписання Звіту шляхом накладання власноручного підпису або електронного підпису з дотриманням вимог Законів № 851 та № 2155.
Висновку щодо можливості застосування ЕЦП саме відрядженим працівником податківці в ІПК так і не зробили. Але з огляду на згадану норму ПКУ така можливість є.
Щодо надання підтвердних документів
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО, а також документи, визначені ПКУ, та документи, визначені Інструкцією № 59.
Податківці зауважили, що Інструкція № 59 є обов'язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Однак інші підприємства та організації цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Але оскільки інших таких інструкцій не затверджено, то свою відповідь ДПС ґрунтує на її нормах. Так, відповідно до п. 14 розділу І Інструкції № 59 у разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.
Підтвердні документи можуть бути у паперовій та/або електронній формі.
Від себе додамо, що до підтвердних документів належать, зокрема:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Самі ж податківці підкреслили, що електронний документ, пред'явлений у візуальній формі відображення на папері, складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, вважається підтвердним документом.
Висновок ДПС такий: у разі якщо платник податків (працівник) під час відрядження для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, то вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Податківці у коментованій ІПК вирішили ще навести загальні правила оформлення первинки.
Так, згідно з п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
А вже статтею 9 Закону № 996 встановлено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені п. 2 ст. 9 Закону № 996. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Звісно, податківці в коментованій ІПК не забули навести і свою традиційну пораду щодо необхідності звернення до Мінфіну щодо всіх питань оформлення первинки, у т.ч. в е-формі для обліку відрядження.