Норми списання палива
Наказом від 02.11.2023 № 1011 Мінінфраструктури скасувало Норми №43.
А вже 17 листопада 2023 року науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект» затверджено:
- Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою;
- Базові норми витрат (доповнення до «Методичних рекомендацій», окрема книга) на основі та на заміну Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті.
Ці методичні рекомендації призначені для науково-методичного забезпечення потреб підприємств у плануванні, обліку, контролі за витратами, веденні звітності, обґрунтуванні створення необхідних резервів, запровадженні інструментів економії і раціонального використання палив, мастильних та інших експлуатаційних матеріалів, електричної енергії, що споживаються автомобілями та технікою.
Це, своєю чергою, сприятиме забезпеченню єдиного підходу щодо визначення нормативних витрат палива автомобілями і технікою в конкретних умовах експлуатації, а з іншого боку, під час аудитів суб’єктів щодо перевірки правильності та обґрунтованості цих розрахунків і, відповідно, раціонального та цільового використання ресурсів. Про це більш детально ми писали тут.
Зауважимо, що, як і до цього, Норми №43, Методичні рекомендації мають рекомендаційний характер. Вони можуть бути прийняті за основу, але разом з цим підприємство має право встановити індивідуальні норми витрат палива. Для цього необхідно сформувати комісію та провести хронометражі роботи автомобілів та техніки, визначивши норми витрат палива відповідно до умов використання. Потім слід оформити результати проведених замірів актом та затвердити цей акт наказом керівника. Також, як варіант, можна звернутися до ДП «ДержавтотрансНДІпроект».
Деякі підприємства так і зробили в період з 02.11.2023 по 17.11.2023, оскільки в цей період не було орієнтиру на норми списання палива, а деякі далі використовували Норми №43.
Наразі Мінінфраструктури не затвердило нових норм списання, тому підприємство може використовувати нові базові норми ДП «ДержавтотрансНДІпроект» або й далі орієнтуватися на внутрішні документи.
Проте необхідно пам’ятати, що якщо ми орієнтуємось на внутрішні документи, то такі норми мають бути економічно обґрунтованими, адже під час перевірки ДПС цікавитиметься таким обґрунтуванням. Витрати палива безпосередньо впливають на об’єкт оподаткування податком на прибуток та ПДВ. А у разі виявлення перевитрат палива такі перевитрати можуть розглядатися як додаткове благо матеріально відповідальних осіб й оподатковуватись ПДФО і військовим збором.
Документальне оформлення списання палива
Підприємство списує паливо за фактом його використання, враховуючи норми витрат та на підставі первинних документів.
Форми таких первинних документів підприємство може розробляти самостійно. Основною вимогою є те, що вони мають містити всі обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.
Обов’язкові реквізити первинного документа:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Розглянемо оформлення списання палива, враховуючи спосіб придбання, зокрема оптовою партією, вроздріб на АЗС за кошти чи за талонами або паливними картками.
У разі придбання палива оптовою партією відпуск зазвичай проводиться не через паливороздавальні колонки на АЗС, а шляхом розвантаження пального на паливному складі покупця або шляхом завантаження пального у транспортний засіб покупця. Зауважимо, що якщо покупець придбаває паливо саме таким чином і використовує його лише виключно для потреб власного споживання, то йому необхідно отримати ліцензію на зберігання палива. Про це ми писали тут і тут.
Далі відпуск палива з нафтоскладу покупця у баки транспортних засобів (далі – ТЗ) фіксується в лімітно-забірній картці. Щоправда, цю форму вже скасовано, але чимало підприємств і далі її використовують для підтвердження відпуску матеріалів зі складу.
Сам факт заправки ТЗ ще не є підставою для визнання витрат. Для підтвердження витрат, залежно від того, чи були це транспортні або механізовані роботи, можна використати подорожній лист автомобіля, обліковий лист-тракториста машиніста чи інший документ, що містить обов’язкові реквізити первинного документа та надає інформацію, достатню для ідентифікації господарської операції з роботи ТЗ.
Зауважимо, що типові форми облікового листа тракториста-машиніста та подорожнього листа також втратили чинність, але далі використовуються з певними модифікаціями. Про останній ви можете почитати в нашій публікації тут.
У первинних документах доцільно більш детально описувати дані господарської операції, вказуючи покази спідометра, пробіг у кілометрах, витрачену кількість ПММ, а якщо виконувалися роботи, то обсяги виконаних робіт. Це дозволить під час перевірки ДПС уникнути додаткових питань, оскільки всі дані для визначення витрат будуть наведені у первинних документах.
Періодичність складання подорожніх листів підприємство визначає самостійно, але це потрібно робити не рідше ніж раз на місяць.
Подорожні листи автомобілів не обов'язково складати щодня. Це може бути і накопичувальний документ – за тиждень, 10 днів, місяць тощо, але не рідше одного разу на місяць. Бажано це закріпити в наказі про документообіг на підприємстві.
Використання палива при придбанні його за готівку та за талонами чи платіжними картками підтверджується також подорожнім листом чи іншим подібним документом, проте без використання лімітно-забірної картки.
За даними подорожніх листів чи іншого документа списання палива оформлюється актом списання або іншим первинним документом, розробленим підприємством. Такий документ містить узагальнені дані щодо обсягу використаного палива за відповідний період та його вартісної оцінки. Акт списання складається за кожним автомобілем, технікою. Періодичність складання визначає підприємство відповідно до специфіки його господарської діяльності.
Відображення в обліку списання палива
Бухгалтерський облік палива ведеться на рахунку 20 «Виробничі запаси», субрахунку 203 «Паливо» з відкриттям за потреби аналітичних рахунків.
Списання палива проводиться за напрямом його використання: на загальновиробничі потреби (рахунок 91), адміністративні (рахунок 92) та збут (рахунок 93). Рахунок 23 «Виробництво» використовується тоді, коли паливо є складовою собівартості виготовленої продукції, наданих послуг, виконаних робіт.
Якщо пальне використовується для інших операцій, які не належать до вищезазначених, то воно списується на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності». Зокрема, це може бути негосподарська діяльність підприємства (наприклад, поїздка трудового колективу на відпочинок у вихідний день) або несанкціоновані витрати пального (наприклад, водій здійснив поїздку з особистою метою) тощо.
Якщо підприємство виявило понаднормові витрати палива, то є декілька варіантів вирішення такої ситуації. Зокрема, можна провести повторний хронометраж та зробити нові заміри витрачання пального, щоб відрегулювати норми і звернутися до фахівців ДП «ДержавтотрансНДІпроект».
Можливо, ТЗ є несправним чи вже не відповідає вихідним характеристикам через його тривале використання. Інакше, якщо залишити все як є, то обачним вибором буде нарахувати податкові зобов’язання на вартість палива, використаного понад норми відповідно до пп. «г» п. 198.5 ПКУ.
Втім, сам факт перевищення норм ще не говорить про негосподарський характер таких витрат. Для прийняття правильного рішення потрібно дізнаватись реальну причину перевищення й аналізувати кожну ситуацію окремо.
Зокрема, якщо підприємство вирішить просто нарахувати ПЗ з ПДВ на перевитрати пального, йому доведеться все одно визначити причину таких витрат. Адже якщо перевитрата пов’язання з недобросовісними діями водія, то необхідно буде визначити розмір доходу водія у вигляді додаткового блага або утримати вартість зайво витраченого палива із заробітної плати працівника. Нагадаємо, що ПДФО потрібно буде утримати з урахуванням натурального коефіцієнта.
Розглянемо списання палива на прикладі.
Приклад. Підприємство має в наявності станом на 01.02.2024:
- дизельне паливо в цистернах загальним об’ємом 32000 л (1280000,00 грн);
- в баках авто:
- авто 1 (вантажне) – дизельне паливо – 30 л (1 200,00 грн);
- авто 2 (вантажне ) – дизельне паливо – 40 л (1 600,00 грн);
- авто 3 (легкове авто директора) – бензин марки А-95 – 20 л (1 100,00 грн).
Протягом дня трактор працював на будівельному майданчику замовника. За даними лімітно-забірної картки заправку трактора проводили двічі, 100 л та 50 л дизпалива. На основі даних подорожнього листа трактора складено акт на списання і зафіксовано списання 120 л дизпалива в межах норм та 5 л – перевитрати. Аналіз ситуації показав, що перевитрати залишаються в межах господарської діяльності, тому перегляд норм вирішено не проводити.
Авто 1 та авто 2 перевозили матеріали, необхідні для будівельних робіт.
За даними подорожніх листів, на кожне вантажне авто складено акт списання палива на 20 л та 15 л відповідно.
Щодо авто директора, то списання проведено за даними подорожнього листа та акта списання (службові роз’їзди) – 8 л.
Витратні рахунки закриватимуть наприкінці місяця.
Залишок палива станом на 03.01.2024:
- дизельне паливо в цистернах загальним об’ємом 31 850 л (1 274 000,00 грн);
- в баках авто:
- авто 1 (вантажне) – дизельне паливо – 10 л (400,00 грн);
- авто 2 (вантажне) – дизельне паливо – 25 л (1 000,00 грн);
- авто 3 (легкове/директора) – бензин марки А-95 – 12 л (660,00 грн);
- бак трактора – дизельне паливо – 25 л (1 000 л).
* Звертаємо увагу, що в прикладі понаднормові витрати палива на роботу трактора можуть списуватись на рах. 23, 91 або на субрахунок 949, а не 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей". Рахунок списання – 23, 91 чи 949 – обирається за результатами аналізу ситуації та причин перевитрати пального. Вважаємо за доцільне використовувати рахунок 947 у разі понаднормових витрат з вини працівника.
Отже, підсумуємо. Облік палива, окрім документального оформлення оприбуткування та використання палива, відображення господарських операцій на рахунках обліку та узагальнення інформації в регістрах та звітності, додатково включає: отримання ліцензії на зберігання палива (за необхідності), затвердження норм списання, за потреби облаштування резервуарів для зберігання палива та сертифікованих заправок. І чим чіткіше ви визначите всі параметри і закріпите це в обліковій політиці та в наказі про документообіг, тим інформативнішим та легшим буде формування необхідної інформації щодо цієї ділянки обліку, а в подальшому – і підтвердження витрат під час перевірки.
***
Читайте також: Облік придбання пального: за готівку і безготівково