Відповідно до п. 44.3 ПКУ, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності. Для інших документів строки зберігання встановлені Переліком №578/5 (1).
Однак підприємство, навіть за умови спливу термінів зберігання документів, передбачених ПКУ або Переліком №578/5, не має права знищувати їх до проведення експертизи спеціальною комісією та погодження із відповідною державною архівною установою акта вилучення для знищення документів.
Ці питання врегульовано Законом про НАФ (2) та Порядком №1004 (3). Закон про НАФ покладає в ст. 32 на підприємства, установи й організації, засновані на приватній формі власності, та об'єднання громадян обов'язок забезпечити збереженість документів, що накопичилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності у порядку, встановленому цим Законом. Порядок №1004 встановлює в п. 6 заборону на знищення документів без попередньої експертизи їхньої цінності. Таке правило міститься також у п. 2.13 Переліку №578/5.
--1--
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5.
--2--
Закон України від 24.12.93 р. №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
--3--
Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. №1004.
Відповідно до п. 3 Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи. Склад комісії з проведення експертизи цінності документів підприємства, установи й організації, що грунтуються на приватній формі власності, та положення про неї затверджують керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу такої комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи (за згодою).
Пунктом 23 Порядку №1004 передбачено, що експертна комісія юридичної особи приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), зокрема, проектів таких документів, як акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Отже, для знищення документів слід організувати їх експертизу та відбір для знищення. Для цього спеціально створена експертна комісія підприємства (установи, організації), до якої залучається представник державного архіву, розглядає питання та приймає рішення про схвалення та подання експертно-перевірній комісії актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Форму акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, наведено в додатку 7 до Правил №16 (4). Згідно з підпунктами 4.5.6 — 4.5.8 названих Правил, справи включаються до акта про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи установи в цілому.
Після проведення згаданою вище комісією експертизи цінності документів, акти про вилучення документів для знищення подаються на погодження державного архіву (архівного відділу міської ради). Лише після такого погодження акт затверджується керівником підприємства (організації, установи), і після цього в нього (в підприємства) виникає право знищувати відібрані документи.
--4--
Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. №16.
Правила №16 передбачають в підпунктах 4.5.10 — 4.5.11 і порядок власне знищення документів. Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здавання документів, їх вага та номер накладної зазначаються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду та зберігаються в архіві підприємства. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка. Порядок знищення документів і справ із грифом «Для службового користування» визначається Інструкцією, затвердженою постановою Кабміну від 27.11.98 р. №1893.