Військовий облік на підприємстві у 2025 році: все, що потрібно знати бухгалтеру і кадровику
Щоб ведення військового обліку не стало головним болем бухгалтерів і кадровиків, ми підготували надзвичайно корисну добірку найкращих і найпопулярніших матеріалів на цю тему.
Це – ваш надійний путівник по понад 20 новин і статей на сайті «Дебету-Кредиту».
Ситуація з практики, дуже поширена: військовозобов’язана жінка одружилася та змінила прізвище.
Ось чотири кроки, які треба зробити в такому випадку:
- Крок 1. Працівниця подає заяву про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною прізвища;
- Крок 2. Роботодавець на підставі заяви видає наказ про внесення змін до облікових документів (зміна прізвища);
- Крок 3. Відповідальна особа за ведення військового обліку вносить зміни до списку персонального військового обліку (який ведеться за формою додатка 5 до Порядку №1487);
- Крок 4. До 5 числа наступного місяця відповідальна особа надсилає до ТЦК за місцем обліку військовозобов’язаної повідомлення про зміну облікових даних разом із супровідним листом.
Розгляньмо кожен з цих кроків докладніше, із прикладами заповнення необхідних документів.
Крок 1. Подання Заяви про зміну прізвища
Якщо працівниця змінює прізвище (наприклад, після укладення або розірвання шлюбу), це потребує внесення змін до кадрових і бухгалтерських документів.
А якщо працівниця є військовозобов’язаною, зміни потрібно внести також до документів з військового обліку.
Зазвичай у таких випадках працівниця подає заяву про зміну прізвища та додає копії документів, які це підтверджують.
Зверніть увагу! Копії документів, які працівниця надає для підтвердження зміни прізвища, слід засвідчити відповідно до вимог п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил №1000/5 та ДСТУ 4163:2020.
Напис про засвідчення копії повинен містити слова «Згідно з оригіналом», найменування посади, підпис, власне ім’я та прізвище особи, що засвідчує документ, дату засвідчення – і розміщується нижче реквізиту «Підпис».
Зразок Заяви (Завантажити >>)
Крок 2. Видаємо Наказ про зміну облікових даних
На підставі поданої заяви та підтвердних документів керівник видає наказ про внесення змін до кадрових та інших документів у зв’язку зі зміною прізвища працівниці.
Зразок Наказу про зміну облікових даних (Завантажити >>)
Крок 3. Внесення змін до Списків персонального військового обліку
На виконання вимог п. 34 Порядку №1487 відповідальна за ведення військового обліку особа у п’ятиденний строк з дня отримання відповідних документів вносить зміни до Списків персонального військового обліку. Зверніть увагу: в разі одруження зміняться не лише прізвище працівниці, а й реквізити її паспорту (вона отримає новий), може (хоча не обов’язково) змінитися і адреса працівниці.
Як саме вносяться зміни, наразі чіткого алгоритму не встановлено.
Що ми знаємо:
- Списки персонального військового обліку можна вести як у паперовій, так і в електронній формі (п. 39 Порядку №1487). Переважна більшість роботодавців складає списки за допомогою комп’ютерних програм, а далі або друкує їх та підписує вручну, або накладає на них електронні підписи;
- Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку підписуються керівником підприємства, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства такого підприємства (п. 40 Порядку №1487).
Але списки персонального військового обліку мають динамічний характер, тобто протягом року в них регулярно вносяться зміни та доповнення. Упродовж року, під час внесення змін, повторне підписання чи реєстрація списків не передбачено.
Авторці більш до вподоби ведення списків в електронній формі. В них зручніше вносити зміни, ніж у паперову форму (див. таблицю 1).
Таблиця 1.
Алгоритм внесення змін до Списків персонального військового обліку протягом року
| №з/п | Дія | Відповідальний(і) | Періодичність / дата виконання |
| 1 | Усі поточні зміни (прийняття, звільнення, оновлення даних) вносити лише до електронної версії Списків. Повторне підписання чи реєстрація не потрібні. |
Особа, відповідальна за військовий облік | У міру виникнення змін |
| 2 | Якщо Списки ведуться у форматі Excel, створювати окремі аркуші з датою оновлення (наприклад: «станом на 08.10.2025 р.»). |
Особа, відповідальна за військовий облік | За кожного оновлення даних |
Крок 4. Повідомлення про зміну облікових даних та супровідний лист: формування та надсилання
Повідомлення за Додатком 4 до Порядку №1487 слід надіслати до ТЦК, оскільки у працівниці відбулася зміна облікових даних – прізвища, реквізитів паспорта та сімейного стану. Це обов’язкова вимога: усі зміни потрібно своєчасно фіксувати та повідомляти про них ТЦК у встановленому порядку (за формою додатку 4 до Порядку №1487).
Пункт 34 Порядку №1487 (затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487) зобов’язує підприємства, установи та організації повідомляти територіальні центри комплектування (ТЦК) у разі прийняття, звільнення або зміни облікових даних працівників, які підлягають військовому обліку.
Зверніть увагу! Повідомлення надсилають лише тоді, коли у працівника, який є призовником, військовозобов’язаним або резервістом, відбулися зміни в таких даних:
- прізвища, власного імені та по батькові (за наявності);
- реквізитів паспорта громадянина України;
- реквізитів паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
- адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання;
- адреси місця фактичного проживання;
- сімейного стану;
- освіти;
- місця роботи;
- посади.
У п. 34 Порядку №1487 передбачено, що щомісяця до 5 числа до відповідних ТЦК та СП , органів СБУ і відповідних підрозділів розвідувальних органів слід надсилати повідомлення про зміну облікових даних.
Отже, якщо зміни відбулися, наприклад, у жовтні, повідомлення потрібно надіслати до 5 листопада.
Повідомлення (Додаток 4 до Порядку №1487) роботодавець надсилає до того ТЦК та СП, у якому працівниця перебуває на обліку згідно з її військово-обліковим документом.
Про те, як заповнити повідомлення про зміну облікових даних (із зразком заповнення) читайте у статті "Повідомлення до ТЦК про зміну облікових даних військовозобов’язаного працівника: коли, як та в які строки?"
Так як Повідомлення про зміну облікових даних є документом, що не містить адресної частини, тому його необхідно надсилати разом із супровідним листом. Така вимога передбачена п. 10 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5.
Зразок супровідного листа
до Повідомлення про зміну облікових даних (Завантажити >>)
Висновки:
1. У разі зміни прізвища військовозобов’язаної працівниці роботодавець має оновити всі кадрові, бухгалтерські та військово-облікові документи підприємства.
2. Підставою для внесення змін є заява працівниці та копії підтвердних документів (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо).
3. Відповідальна особа за військовий облік у п’ятиденний строк вносить зміни до Списків персонального військового обліку.
4. До 5 числа наступного місяця після отримання документів роботодавець подає до ТЦК Повідомлення про зміну облікових даних за формою Додатка 4 до Порядку №1487 із супровідним листом.
5. Невнесення змін або несвоєчасне повідомлення ТЦК розглядається як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, і загрожує адміністративним штрафом за ст. 210-1 КУпАП. Зокрема, посадовим особам, відповідальним за ведення військового обліку на підприємстві, під час воєнного стану штраф становитиме від 2000 до 3500 НМДГ (тобто від 34 000 грн до 59 500 грн).