Федерація професійних спілок України зазначає, що чинним законодавством не передбачено порядок складання та ведення графіка відпусток. Але у частині десятій статті 10 Закону України від 15 листопада 1996 року №504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон №504) зазначено, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Отже, графік відпусток на підприємстві, в установі, організації повинен бути обов’язково.
Якщо роботодавець затвердив графік відпусток, але протягом робочого року у працівника виникла необхідність перенести дату відпустки, такий працівник подає заяву на ім’я роботодавця з проханням перенести відпустку на інший вказаний період.
До того ж згідно зі статтею 11 Закону №504 на вимогу працівника щорічну відпустку має бути обов’язково перенесено на інший період у таких випадках:
- якщо працівник за 2 тижні до встановленого графіком строку не отримав письмового повідомлення про відпустку (частина десята ст. 10 Закону №504);
- працівникові несвоєчасно виплачена заробітна плата за час щорічної відпустки (частина перша ст. 21 Закону №504).
Також таку відпустку має бути перенесено на інший період або продовжено у випадках:
- настання у період відпустки тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку;
- настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
- збігу щорічної відпустки із відпусткою у зв’язку з навчанням тощо.
Отже, працівник може у зв’язку з виникненням необхідності, наприклад за сімейними обставинами, подати заяву роботодавцю про перенесення щорічної відпустки на інший період. Зміни у зв’язку з перенесенням вносяться до графіка відпусток.