Граничним терміном для сканування паперових трудових книжок є 10 червня 2026 року
Як електронна трудова книжка замінила паперові? Чи обов’язково зараз вести паперову трудову книжку? Як провести сканування паперових трудових книжок та передачу даних до ПФУ? Що робити із паперовою трудовою книжкою після сканування? Про все це читайте у статті:
«Сканування паперових трудових книжок: залишилося вже менше року!».
Фахівці ПФУ у листі від 16.02.2026 №2800-060102-8/11628 нагадали, що механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі затверджено постановою правління №11-1.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через портал е-послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов'язковим накладанням ЕЦП працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.
Від себе нагадаємо, деякі моменти щодо подання відомостей через портал е-послуг та перевірки цих даних.
Підкреслимо, що для сканування трудових книжок встановлено граничний строк – 10 червня 2026 року. Згідно з Перехідними положеннями Закону №1217 включення ПФУ даних оцифрованих паперових трудових книжок до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відбуватиметься тільки до цієї дати. Тобто хто не встиг за 5 років передати ці дані – втратить страховий стаж (якщо його було можливо підтвердити тільки трудовою книжкою). Тож, наголошуємо, що до спливу граничного строку залишається менше 4 місяців!
Проте є надія, що ВРУ піде на перенесення цього терміну – на три роки після скасування або припинення воєнного стану.
Наразі у ВРУ є зареєстрований законопроєкт з такою пропозицією. На жаль, він ще не пройшов навіть розгляд в комітеті ВРУ. Але ми слідкуємо за його подальшою долею.
Докладніше про нього ми писали у новині:
Граничний термін закінчення оцифрування паперових трудових книжок пропонують перенести!
Які вимоги до сканування трудових книжок
Відповідно до п. 5 Порядку №11-1 електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком №637, виготовляються шляхом їх сканування.
Є низка вимог щодо сканованих копій трудової книжки, про які нагадуємо:
- виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
- мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів;
- мають бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
- рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi;
- формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Як подати сканкопії трудових книжок?
Щоб подати сканкопії паперової трудової книжки та інших документів про стаж, страхувальник повинен здійснити такі кроки:
- увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за посиланням www.portal.pfu.gov.ua за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
- у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника»;
- заповнити форму звернення (РНОКПП та П.І.Б. особи) – натиснути кнопку «Пошук»;
- натиснути «Додати файл», обрати тип файлу та завантажити кольорову скан-копію трудової книжки;
- підписати звернення за допомогою КЕП. Для цього обрати файл ключа та ввести пароль;
- натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ»;
- результати оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих скан-копій документів страхувальник може переглянути в закладці «Відомості про трудові відносини», вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.
Як перевірити результат на сайті ПФУ?
Роботодавець – у кабінеті страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду в розділі «Відомості про трудові відносини».
Застрахована особа – в особистому кабінеті на вебпорталі у розділі «Мої звернення». Про це ми писали тут.
Що робити після оцифрування трудової книжки?
Якщо ви не встигли оцифрувати паперову трудову книжку, а працівник звільняється, діє старе правило. Роботодавець зобов’язаний видавати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення.
Зверніть увагу!
Після 10.06.2021 чимало роботодавців припустилися помилки: паперові трудові книжки видали працівникам на руки. Цього не потрібно було робити!
Відповідно до чинної редакції ч. 3 ст. 48 КЗпП, трудові книжки зберігаються у працівника. Однак це не означає, що після 10.06.2021 всі трудові книжки потрібно було видати працівникам.
Їх, як і раніше, видають при звільненні, якщо не встигли оцифрувати. Проте законом встановлено, так би мовити, «перехідний період» тривалістю п’ять років, а саме: розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 відбуватиметься включення ПФУ до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.
Важливо!
Граничним терміном для сканування паперових трудових книжок є 10 червня 2026 року.
Тому ми не радимо повертати оцифровані трудові книжки працівникам, які продовжують трудові відносини, зараз – у 2026 році. Безпечніше це буде зробити вже після 10.06.2026 – після завершення всіх робіт з оцифрування трудових книжок.
***
Більше інформації щодо оцифрування трудових книжок читайте в новинах:
- Е-трудові книжки: строки, дії та перевірка оцифрування
- Алгоритм подання роботодавцями трудової на оцифрування через зміни: деталі від ПФУ
- Порядковий номер місця трудових відносин
- Як виправити помилку при скануванні трудової книжки працівника?
- Е-трудова книжка ФОПа: які дані подавати для сканування?
- Джерела даних щодо трудових відносин у Реєстрі застрахованих осіб: деталі від ПФУ
- При оцифруванні трудової книжки працівника помилково прикріпили сканкопії трудової іншої людини: як виправити?
- Оцифрування трудових книжок: який алгоритм подання?
