Чим витяг із кадрового наказу відрізняється від копії та в яких випадках іх треба оформляти?

1. Що надати працівнику, якого звільнили: копію наказу чи витяг із нього?
2. Особливості оформлення і засвідчення витягу з наказу
3. Уніфікована форма та зразок оформлення витягу
4. Висновки

Що надати працівнику, якого звільнили: копію наказу чи витяг із нього?

Стаття 47 КЗпП України зобов’язує роботодавця видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення в день його звільнення.

Ми знаємо, що кадрові накази за структурою тексту бувають:

• прості (індивідуальні);
• складні (зведені).

Зверніть увагу!

Зміст індивідуального кадрового наказу стосується управлінської дії (прийняття на роботу, звільнення, надання матеріальної допомоги тощо) стосовно одного конкретного працівника.

Зміст зведеного кадрового наказу стосується різних працівників, незалежно від того, однакові чи різні управлінські дії вчиняються щодо них. Тобто на підставі одного такого складного наказу можуть бути, наприклад, кілька працівників прийняті на роботу, кілька — переведені на інші посади, кілька — звільнені з роботи.

Наскільки доцільно робити копію з усього зведеного кадрового наказу, щоб надати її одному працівникові?

Якщо ви бажаєте виконати норму КЗпП буквально, без зауважень від контролерів і щоб у такому наказі містилася інформація тільки про одного працівника, з якою він, отримавши копію, ознайомиться, — складайте про звільнення тільки індивідуальні накази. Так ви зможете оформити копію всього наказу про звільнення та надати її працівникові.

Про те, як зробити таку копію, ми докладно розповіли в статті «Копія наказу про звільнення працівника: вимоги до виготовлення та засвідчення».

Якщо ж ви склали зведений кадровий наказ, то у вас є вибір.

Можна надати копію всього наказу кожному працівникові, якого згідно з ним звільнили. Але, на думку автора, це абсолютно недоцільно.

• По-перше, тому що зведений наказ, як правило, великий за обсягом, бо кількість управлінських дій, зафіксованих у ньому, не обмежена жодним нормативно-правовим актом.
• По-друге, зовсім не потрібна працівникові, що звільняється, інформація зі зведеного наказу про управлінські дії (прийняття на роботу, оплату праці, звільнення тощо) стосовно інших працівників юрособи.

У таких випадках доцільніше оформити витяг зі зведеного наказу. На думку автора, це не буде порушенням вимог ст. 47 КЗпП України, адже витяг — це різновид копії, що дозволяє фіксувати лише потрібну частину тексту кадрового наказу.

Важливо!

Згідно з термінологічною статтею 3.25 Національного стандарту України ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» витяг зі службового документа — це засвідчена копія частини тексту службового документа, що містить певний обсяг інформації.

Отже, витяг із кадрового наказу (розпорядження) — це засвідчена копія частини тексту кадрового наказу (розпорядження), що містить певний обсяг інформації.

Особливості оформлення і засвідчення витягу з наказу

Витяг із кадрового або іншого виду наказу (розпорядження) може бути оформлений на:

• загальному бланку юрособи;
• стандартних аркушах паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту).

Оформлюючи витяг із наказу (розпорядження), потрібно враховувати, що з відповідного наказу (розпорядження) до витягу без будь-яких змін, скорочень чи доповнень переносять такі реквізити, встановлені Національним стандартом України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»:

• «Найменування юридичної особи»;
• «Код юридичної особи»;
• «Дата документа»;
• «Реєстраційний індекс документа»;
• «Місце складення документа»;
• «Заголовок до тексту документа».

Також у витягу зазначають:

• «Відмітка про засвідчення витягу з наказу (розпорядження)» є обов’язковим реквізитом цього документа, що надає йому юридичної сили. Цей реквізит складається з таких елементів:
• з реквізиту «Підпис», оформленого в оригіналі наказі (розпорядження), до витягу переносять лише назву посади керівника юрособи, його власне ім’я та прізвище. При цьому витяг із наказу (розпорядження) сам керівник юрособи не підписує. Тож на місці «особистого підпису» буде порожньо;
• з розпорядчої частини тексту наказу (розпорядження) беруть лише потрібний пункт або кілька пов’язаних між собою пунктів;
• констатуючу частину тексту наказу (розпорядження), якщо вона є, відтворюють у витязі без змін;
• назву виду документа — «ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ» або «ВИТЯГ ІЗ РОЗПОРЯДЖЕННЯ», друкують великими літерами напівжирним шрифтом без лапок;
  • слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);
  • назви посади, підпису, власного імені та прізвища особи, яка засвідчує витяг;
  • дати;
• підпис посадової особи (бухгалтера, кадровика чи секретаря), яка засвідчила витяг, скріплюється:
  • основною круглою печаткою юрособи (із зазначення її найменування та ідентифікаційного коду), — якщо такий витяг надсилають за межі юрособи, зокрема видають працівникові на руки у день його звільнення;
  • простою круглою печаткою структурного підрозділу (бухгалтерії, відділу кадрів або канцелярії), — якщо витяг виготовлено для потреб самої юрособи (зокрема, для долучення до особової справи).

Уніфікована форма та зразок оформлення витягу

Місце розташування кожного із зазначених реквізитів визначено в уніфікованій формі витягу з наказу (розпорядження) зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, розробленого Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схваленого Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол №1 від 08.04.2025) (додаток 1).

Зразок 1. Уніфікована форма витягу з наказу (розпорядження)

(Завантажити)

Скориставшись наведеною уніфікованою формою, можна оформити витяг із наказу про звільнення працівника.

Зразок 2. Витяг зі зведеного кадрового наказу

(Завантажити)

За наявності печатки, засвідчувальний напис у такому наказі скріпляють відбитком печатки.

Висновки

1. Витяги доцільно виготовляти зі зведених кадрових наказів, а копії — з індивідуальних.
2. Витяги не потрібно реєструвати. До витягу переносять реєстраційний індекс оригіналу відповідного наказу (розпорядження).
3. Юридичну силу витягу надає засвідчувальний напис, що є обов’язковим реквізитом як для копій, так і для витягів.
4. Керівник юрособи не повинен проставляти особистий підпис у реквізиті «Підпис», відтвореному на витягу.
5. Підпис посадової особи у засвідчувальному написі має бути скріплений відбитком печатки (за наявності).