Працівник тривалий час відсутній на робочому місці: варіанти дій для роботодавця та наслідки

1. Варіант 1. Призупинення трудового договору
2. Які існують підстави припинення трудових відносин за ініціативою роботодавця через відсутність працівника?
3. Варант 2. Звільнення за прогул
4. Алгоритм дій роботодавця при звільненні працівника за прогул
5. Варіант 3. Звільнення працівника через тривалу непрацездатність
6. Яка процедура оформлення звільнення працівника через тривалу непрацездатність?
7. Варіант 4. Звільнення працівника після відсутності понад 4 місяців без виходу на зв’язок
8. Алгоритм дій роботодавця при звільненні працівника після відсутності понад 4 місяці
9. Висновки і поради роботодавцю

Якщо працівник тривалий час не з’являється на роботі, то роботодавець стикається з проблемою: трудові відносини фактично не існують, але юридично – трудовий договір із працівником не розірваний. Це створює складнощі з веденням кадрової документації, табелюванням, нарахуванням заробітної плати та проходженням перевірок Держпраці та ДПС.

Розглянемо, які варіанти вирішення цієї проблеми пропонує законодавство.

Варіант 1. Призупинення трудового договору

Такий вихід було створено на час воєнного стану (ст. 13 Закону №2136), але його не можна використовувати в усіх випадках.

• По-перше, призупинення трудового договору було запроваджено для тих випадків, коли звільняти працівника не хочеться, але і роботи для нього зараз немає. Тобто для ситуації, коли робота є, але працівник не з’являється на робочому місці і не виконує своїх трудових обов’язків. Для випадків, коли відсутньому працівнику доводиться шукати заміну, – призупинення трудового договору не підходить.
• По-друге, навіть якщо потреби в такому працівникові зараз і немає, з 14 березня 2026 р. законодавці обмежили термін тривалості призупинення. Зараз призупинення трудового договору діє не більше ніж 90 календарних днів під час дії воєнного стану (враховуючи строки його продовження). Далі все одно доведеться щось вирішувати, і, найімовірніше, рішенням буле звільнення зайвого працівника.

А ще для того, щоб призупинити трудовий договір, треба підтримувати зв'язок із працівником. Для цього потрібно буде оновити інформацію про контактні дані. Докладно про це ми писали у статті за посиланням.

У ситуації, коли працівник не виходить на зв'язок і не надав актуальних контактних даних, роботодавець опиняється у неприємному становищі. З одного боку, якщо свої контактні дані роботодавець в ЄДР оновив і працівник може в будь-який момент з ним зв’язатися, але не робить цього, це не вина роботодавця. З іншого боку, всі питання при перевірках Держпраці та ДПС будуть до роботодавця.

Тож не дивно, що роботодавці часто розглядають можливість звільнення такого працівника. Але як це зробити так, щоб потім не довелося скасовувати це звільнення?

Про призупинення трудових договорів також читайте тут:

• Строк призупинення трудового договору — 90 днів: норма запрацює з 14 березня 2026 року!
• Нове у призупиненні дії трудового договору з 14 березня 2026 року: деталі від Держпраці

Які існують підстави припинення трудових відносин за ініціативою роботодавця через відсутність працівника?

Роботодавець із власної ініціативи може розірвати трудовий договір у разі його:

1. прогулу (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП);
2. неявки на роботу понад 4 місяці підряд унаслідок тимчасової непрацездатності (п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП);
3. відсутності працівника на роботі та відсутності інформації щодо причин такої відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП).

Розглянемо докладно кожний з цих варіантів

Варант 2. Звільнення за прогул

Прогул – відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (див. Постанову ВСУ від 06.11.1992 №9).

Увага!

Наявність поважних причин може бути визнана у разі доведеної непрацездатності працівника, хоча б вона і не була підтверджена лікарняним листком, відмови працівника від переміщення, якщо робота протипоказана працівникові за станом здоров’я.

Поважними можуть бути визнані і причини сімейно-побутового характеру, якщо вихід працівника на роботу за наявності таких причин міг би заподіяти працівникові або іншим особам шкоду, що значно перевищує ту шкоду, що заподіяна власникові невиходом на роботу.

Оцінка причин порушення трудової дисципліни (в тому числі вчинення прогулу) як поважних може здійснюватися як безпосередньо власником або уповноваженим ним органом, так і органом, до якого здійснюється оскарження накладення дисциплінарного стягнення (комісією по трудових спорах, судом) або органом, який розглядатиме спір про звільнення за прогул (судом).

Лист Мінпраці від 20.11.2006 №270/06/187-06

Отже, підсумуємо:

• звільнити за прогул можна лише за відсутності поважних причин. Тобто якщо працівник перебував на лікуванні, у відпустці чи мав інші підтверджені підстави, про які роботодавець знав, або дізнався пізніше, звільнення буде незаконним;
• законодавчо чітко визначено термін відсутності, який дозволяє звільнення працівника. Тому його потрібно буде задокументувати.

Прогул є порушенням трудової дисципліни, за яке ст. 147 КЗпП передбачено притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності. Дисциплінарних стягнень всього два види: догана або звільнення. Застосувати можна тільки одне дисциплінарне стягнення.

Для звільнення працівника за прогул потрібно дотримання таких обов’язкових умов:

– звільнення допускається лише органом, уповноваженим на прийняття працівника на роботу;

– потрібна згода виборного органу профспілки, якщо працівник є її членом (ст. 43 КЗпП). Втім, у період дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП не застосовуються, крім випадків звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону №2136);

– звільнити працівника за прогул можна після здійснення прогулу, але:

• не пізніше місяця після виявлення цього прогулу;
• не пізніше шести місяців з дати здійснення прогулу;
• не пізніше одного місяця з дня отримання згоди профспілкового органу на звільнення.

Алгоритм дій роботодавця при звільненні працівника за прогул

Крок 1. Фіксація відсутності працівника

Факт прогулу повинен бути зафіксований шляхом складення акта, що є підставою для внесення відповідних відміток до табеля обліку використання робочого часу працівників. У табелі проставляється відмітка «пр» – прогул (див. Лист Мінсоцполітики від 10.06.2014 №214/13/116-14).

Звертаємо увагу: жодним нормативним документом не визначено форму акта. Тому кожен роботодавець може визначити її самостійно.

• Бланк Акта про відсутність на роботі, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
• Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.

До акта слід додати додаткові докази:

• табель обліку робочого часу;
• відомості автоматизованої системи проходу;
• журнали, де працівники відмічали свій прихід.

Важливо!

Слід розрізняти відсутність на робочому місці та відсутність на підприємстві. Прогулом вважається відсутність працівника поза територією підприємства або об'єкта, де він повинен виконувати свої обов'язки.

Крок 2. З'ясування причин та збір доказів

Роботодавець повинен вжити заходів для з'ясування причин відсутності. Насамперед необхідно зв'язатися з працівником за контактними телефонами.

Якщо причини не з'ясовано або виникають сумніви, безпосередній керівник має написати доповідну записку на ім'я керівника підприємства з викладенням обставин.

Зразок 1. Доповідна записка (Завантажити >>)

Наступним етапом є отримання пояснень від працівника. Відповідно до ст. 149 КЗпП, роботодавець зобов'язаний вимагати від працівника письмових пояснень щодо причин його відсутності. Пояснення працівник надає в довільній формі.

У разі якщо працівник відмовляється надати пояснення, складається Акт про відмову надання пояснень.

Зразок 2. Акт про відмову надання пояснень (Завантажити >>)

Якщо працівник так і не з’явився на роботі, то доцільно провести службове розслідування. І ось тут є варіанти:

• можна окремим наказом зафіксувати, хто має що зробити
• або поставити резолюцію на доповідній записці.

Зразок 3. Наказ про визнання причини (Завантажити >>)

Яка роль профспілки у звільненні за прогул?

У мирний час, якщо працівник є членом профспілки, то розірвання трудового договору з членом профспілки за прогул потребує попередньої згоди виборного органу первинної профспілкової організації (ст. 43 КЗпП). Роботодавець подає обґрунтоване подання на ім’я голови профспілки.

Профспілка розглядає подання протягом 15 днів у присутності працівника. Розгляд без присутності працівника можливий лише за його письмової згоди.

Профспілковий орган зобов'язаний повідомити роботодавця про своє рішення у триденний строк з моменту його прийняття. Рішення про відмову має бути обґрунтованим. Якщо триденний строк пропущено, вважається, що профспілка надала згоду.

Під час воєнного стану норми ст. 43 КЗпП не застосовуються, за винятком звільнення працівників, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Крок 3. Оформлення звільнення

Рішення про звільнення оформлюється наказом про накладання дисциплінарного стягнення. Проєкт наказу готується на підставі зібраних документів:

• рішення роботодавця;
• документи, що підтверджують прогул;
• пояснювальна записка працівника (або акт про відмову);
• протокол засідання профспілки.

Зразок 4. Наказ про звільнення за прогул (Завантажити >>)

У день звільнення (останній робочий день):

• працівникові виплачується повний розрахунок (зарплата та компенсація за невикористані відпустки);
• працівник ознайомлюється з оригіналом наказу про звільнення і йому видаються копія наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми;
• вноситься запис до трудової книжки (в разі вимоги працівника) «Звільнено за прогул, п. 4 ст. 40 КЗпП».

Звісно, що про звільнення працівника треба буде повідомити ПФУ, ТЦК тощо, а також зазначити в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Але в цьому немає жодних відмінностей від звичайного звільнення працівника, про яке ми вже писали неодноразово.

Читайте також:

• Як звільнити працівника за прогул: практика, рекомендації Верховного Суду та покроковий алгоритм від редакції
• Працівник відсутній на робочому місці: чи обов’язково мати пояснення причин для звільнення за прогул?
• Звільнити за прогул без визначення робочого місця неможливо! 

Варіант 3. Звільнення працівника через тривалу непрацездатність

Звільнення за цією підставою теж є правом, а не обов'язком роботодавця.

При звільненні працівника роботодавець повинен мати обґрунтовані докази того, що звільнення зумовлене виробничою необхідністю.

Увага!

Під виробничою необхідністю мається на увазі ситуація, коли заміщення тимчасово непрацездатного працівника є критично необхідним, а можливість перерозподілу його обов’язків між іншими працівниками або тимчасового прийняття нового працівника – відсутня. У разі відсутності таких обґрунтувань, звільнення може бути визнане судом незаконним.

Законодавство України дозволяє працівнику перебувати на лікарняному тривалий час, навіть довше ніж 4 місяці. Право на страхові виплати виникає з настанням страхового випадку. Допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується:

• до відновлення працездатності застрахованої особи;
• до встановлення інвалідності (ч. 2 ст. 15 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування").

Якщо працівник безперервно хворіє понад 4 місяці, його направляють на медогляд до експертної команди. Залежно від результату огляду, період тимчасової непрацездатності може бути продовжено або припинено (фізособі може бути встановлено інвалідність).

Важливо!

Для працівників, які втратили працездатність у зв’язку з трудовим каліцтвом чи професійним захворюванням, місце роботи (посада) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності, незалежно від тривалості непрацездатності.

Також не можна звільняти за цією підставою пільгові категорії працівників, перелічені у ст. 184 та 186-1 КЗпП (вагітні жінки, жінки, що мають дітей до 3 років, одинокі матері з дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю тощо).

Обов’язкові умови, яких слід дотримуватися при звільненні:

• відсутність повинна тривати більше ніж 4 місяці поспіль. Перебіг цього строку переривається, якщо працівник виходить на роботу хоча б на один день;
• не можна підсумовувати періоди неявок, тривалість яких менше 4 місяців;
• 4-місячний період має закінчитися повністю. Звільнити працівника можна лише першого дня п'ятого місяця непрацездатності;
• відсутність на роботі має бути підтверджена листками непрацездатності.

Винятки із правила:

• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами не враховується при обчисленні строку (звільнення в цей період за цією підставою неможливе).
• законодавством можуть бути встановлені довші строки збереження робочого місця для окремих захворювань (наприклад, туберкульоз, онкологічні хвороби тощо).

У період дії воєнного стану допускається звільнення працівника з ініціативи роботодавця у період його тимчасової непрацездатності, із зазначенням дати звільнення, яка є першим робочим днем, наступним за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність (ч. 1 ст. 5 Закону №2136).

Тобто зараз, під час воєнного стану, звільнити працівника через тривалу непрацездатність можна – але трудовий договір буде розірвано лише після закінчення тимчасової непрацездатності (тобто якщо працівник одужає або отримає інвалідність).

Таким чином, гарантується, що навіть якщо працівника звільняють через його тривалу непрацездатність, роботодавець буде зобов'язаний нарахувати та виплатити лікарняні (перші 5 днів – за власний рахунок і за рахунок ПФУ – починаючи з 6-го дня непрацездатності) за весь період до відновлення працездатності або встановлення інвалідності, незалежно від дати складання наказу про звільнення.

Логічним продовженням цього висновку є й актуальна судова практика. Наразі маємо правову позицію Верховного Суду, яка фактично розвиває той самий підхід щодо дотримання трудових гарантій працівника під час тимчасової непрацездатності.

Так, у постанові Верховного Суду від 29.04.2026 у справі №380/22484/24 суд зазначив, що порушення роботодавцем заборони на звільнення працівника в період тимчасової непрацездатності саме по собі не свідчить про відсутність законних підстав для припинення трудових відносин. У такому випадку має бути усунуте порушення трудової гарантії шляхом визначення належної дати звільнення — першого дня після закінчення лікарняного або відпустки.

Фактично Верховний Суд підтвердив, що трудові гарантії, пов’язані з тимчасовою непрацездатністю працівника, мають забезпечуватися незалежно від наявності підстав для звільнення. Якщо закон допускає припинення трудового договору, роботодавець все одно зобов’язаний враховувати особливий правовий статус працівника під час хвороби та забезпечити реалізацію його права на отримання всіх належних виплат і гарантій.

Яка процедура оформлення звільнення працівника через тривалу непрацездатність?

Для звільнення працівника роботодавець повинен:

1. Зібрати документи, що підтверджують непрацездатність.
2. В мирний час треба отримати згоду профспілки (якщо працівник є її членом) (ст. 43 КЗпП). Але, як ми зазначали раніше, на період дії військового стану норми ст. 43 КЗпП не застосовуються, за винятком звільнення працівників, обраних до профспілкових органів.
3. Видати наказ про припинення трудового договору.
4. Провести остаточний розрахунок з працівником у день звільнення (ст. 116 КЗпП).
5. Заповнити трудову книжку (якщо цього вимагає працівник). Про звільнення робиться запис: «Звільнено у зв’язку з нез’явленням на роботі протягом більш як чотирьох місяців поспіль унаслідок тимчасової непрацездатності, п. 5 ст. 40 КЗпП».

Зразок 5. Наказ про звільнення через тривалу непрацездатність (Завантажити >>)

Варіант 4. Звільнення працівника після відсутності понад 4 місяців без виходу на зв’язок

Обов’язкові умови, які повинні виконуватися одночасно:

• відсутність працівника на роботі понад чотири місяці поспіль;
• відсутність будь-якої інформації про причини неявки.

Ключові моменти:

• не має значення причина нез’явлення на роботу, поважна чи неповажна. Але роботодавець не повинен знати цю причину – тобто щоб жодних контактів із працівником понад 4 місяця дійсно не було!

• якщо працівник повідомив про причину – застосувати за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП  не можна.
• наявність кількох подібних періодів, які в сумі дорівнюють або перевищують 4 місяці, не є причиною для застосування п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Переваги цієї підстави:

• не є дисциплінарним стягненням;
• не потребує пояснень від працівника;
• не потребує згоди профспілки;
• неважливо, що стало причиною відсутності працівника на роботі.

Алгоритм дій роботодавця при звільненні працівника після відсутності понад 4 місяці

Крок 1. Фіксація відсутності (понад 4 місяці)

Роботодавець повинен спробувати зв'язатися з працівником усіма відомими йому способами (телефон, електронна пошта, месенджери, поштова кореспонденція з повідомленням про вручення тощо).

Факт відсутності та неможливості зв'язку необхідно зафіксувати в актах або декількох актах, бажано складених у різні дні.

У табелі обліку робочого часу слід відмічати відсутність працівника позначкою «НЗ» (відсутність з нез'ясованих причин).

Крок 2. Оформлення наказу про звільнення

Наказ видається не раніше ніж після закінчення 4-місячного терміну відсутності працівника з невідомих причин.

У наказі потрібно вказати всі документи, що підтверджують відсутність працівника і відсутність інформації про причини його відсутності.

Крок 3. Повний розрахунок та надсилання документів

Роботодавець має здійснити повний розрахунок у день звільнення, якщо це можливо (наприклад, на активну банківську картку).

Оскільки особисте вручення документів неможливе, у день звільнення необхідно надіслати працівникові лист із повідомленням про вручення. У листі слід повідомити про звільнення, можливість отримання виплат та необхідність забрати трудову книжку.

Зразок 6. Наказ про звільнення після 4 місяців відсутності зв’язку (Завантажити >>)

Висновки і поради роботодавцю

1. Завжди фіксуйте відсутність документально – акти, службові записки, табель.
2. У разі можливості зв’язку із працівником – вимагайте від нього надання пояснень відсутності на робочому місці. Краще вести таке спілкування у письмовому вигляді, але під час воєнного стану стане у пригоді будь-який спосіб комунікації, затверджений наказом керівника.   
3. Зберігайте копії листування та доказів (скриншоти повідомлень, акти).
4. Використовуйте правильну підставу звільнення за відсутність на робочому місці:

• є контакт з працівником – звільнення за прогул;
• контакту немає понад 4 місяці – звільнення за п. 8-3 ч. 1 ст. 36;
• працівник хворіє і не виходить на роботу більше 4 місяців поспіль – звільнення за п. 5 ст. 40 КЗпП.

Як звільнити працівника у 2026 році?

Усе про документальне оформлення звільнення працівника (зі зразками заяв та наказів), а також як правильно і швидко провести розрахунок при звільненні (покроковий алгоритм дій бухгалтера) – читайте у двох актуальних статтях від редакції «Дебет-Кредит»:

• Звільнення працівника у 2026 році: підстави, документальне оформлення, ризики (+ зразки кадрових документів)
• Як провести розрахунок із звільненим працівником: покрокова інструкція для бухгалтера