Як провести розрахунок із звільненим працівником: покрокова інструкція для бухгалтера

1. 9 кроків бухгалтера у процесі звільнення працівника
2. Крок 1. Нарахування зарплати працівнику за останній місяць роботи
3. Крок 2. Визначення кількості невикористаних днів відпусток та обчислення компенсації
4. Крок 3. Обчислення компенсації за невикористані дні відпусток
5. Крок 4. Утримання зайво нарахованих відпусткових
6. Крок 5. Нарахування вихідної допомоги (за наявності підстав)
7. Крок 6.5. Утримання аліментів та повідомлення виконавцю
8. Крок 7. Проведення перерахунку ПДФО
9. Кроки 8-9. Остаточний розрахунок та повідомлення про нараховані та виплачені суми
10. Топ-5 речей, які бухгалтер має пам’ятати у день звільнення працівника

Пропонуємо у цій статті зосередитися саме на розрахункових моментах звільнення працівника. Матеріал має практичний характер і буде особливо корисним бухгалтерам, які відповідають за нарахування та виплату заробітної плати.

Таблиця 1

9 кроків бухгалтера у процесі звільнення працівника

Розглянемо ці кроки докладніше!

Крок 1. Нарахування зарплати працівнику за останній місяць роботи

Нагадаємо, що табель обліку робочого часу складається за місяць. І не персонально щодо кожного працівника, а разом щодо працівників певного підприємства або його структурного підрозділу.

Якщо працівника звільнили посеред місяця, у табелі обліку робочого часу фіксуються фактично відпрацьовані ним дні, включно з датою звільнення. Починаючи з наступного дня після звільнення і до кінця цього місяця у відповідних клітинках табеля ставиться прочерк, хрестик або робиться позначка «вибув» чи «звільнений».

Приклад:

Якщо працівника звільнено 12 січня 2026 року (понеділок), то з 13 по 31 січня 2026 року в табелі обліку проставляється прочерк.

Для того щоб оплатити відпрацьований час працівнику в місяці звільнення, оформлюється витяг з табеля з даними про такого працівника. І саме на підставі витягу (або самого табеля, якщо працівника звільнили в останній день місяця) бухгалтер нараховуватиме заробітну плату для проведення остаточного розрахунку.

Крок 2. Визначення кількості невикористаних днів відпусток та обчислення компенсації

У ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки зазначається, що грошова компенсація виплачується за всі не використані працівником дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи у разі звільнення працівника.

Тобто за всі роки роботи працівника до звільнення слід порахувати кількість невикористаних днів відпусток:

1. щорічних;

2. додаткової соціальної відпустки на дітей.

Але є нюанс.

У вересні 2023 року Порядок №100 зазнав деяких коригувань.

Якщо дні відпусток накопичені до кінця 2023 року, обчислювати таку компенсацію слід з виплат, нарахованих у 2023 році (п. 2 Порядку №100).

Всі дні відпусток, накопичених починаючи з 1 січня 2024 року, рахуємо за загальними правилами.

Отже, розрахунок середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник чи працівниця набули право до 31.12.2023, здійснюватиметься в розрахунковому періоді з 01.01.2023 по 31.12.2023, а за невикористані відпустки, на які працівник набуде право після 31.12.2023, – у «класичному» 12-місячному розрахунковому періоді.

Абзацом третім п. 4 Порядку №100 встановлено, що якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу, але не менше ніж з мінімальна заробітна плата (МЗП). Нагадуємо, що у 2026 році МЗП – 8647,00 грн.

Таблиця 2

Крок 3. Обчислення компенсації за невикористані дні відпусток

Читайте також про обчислення компенсації:

• Розрахунок компенсації за невикористані відпустки у 2025 році: нагадування для роботодавців
• Розрахунок компенсації за невикористані відпустки у 2024 році: розʼяснення та приклад від Мінекономіки
• Як порахувати кількість днів заробленої відпустки: роз’яснює Мінекономіки

Крок 4. Утримання зайво нарахованих відпусткових

Дійсно, п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП та ст. 22 ЗУ «Про відпустки» передбачено, що у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець здійснює відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Отже, при проведенні остаточного розрахунку із працівником роботодавець має право утримати із зарплати працівника суму відпусткових за дні відпустки, надані «наперед».

Перелік випадків, коли утримання зайвих відпусткових не проводиться

У ч. 2 і 3 ст. 22 Закону «Про відпустки» зазначено перелік випадків, коли вказане відрахування не проводиться. Це можливо, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з:

• переведенням працівника за його згодою до іншої установи або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
• відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з установою, а також відмовою від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці;
• змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням установи, скороченням чисельності або штату працівників;
• виявленням невідповідності працівника обійманій посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
• нез’явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
• поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
• направленням на навчання;
• виходом на пенсію;
• у разі смерті працівника. 

Таблиця 3

Правила утримання зайво нарахованих відпусткових

Крок 5. Нарахування вихідної допомоги (за наявності підстав)

Підстави та розмір виплати вихідної допомоги визначено у ст. 44 КЗпП. Унаочнимо у таблиці 4.

Таблиця 4

В яких випадках виплачується вихідна допомога 

Крок 6.5. Утримання аліментів та повідомлення виконавцю

У пп. 1 Переліку №146 зазначається, що утримання аліментів з працівників провадиться з усіх видів заробітку і додаткової винагороди як за основною роботою, так і за роботою за сумісництвом, в тому числі з заробітної плати, що зберігається під час відпустки, а також з одержуваної при звільненні компенсації за невикористану протягом кількох років відпустку.

Утримання аліментів не проводиться з таких виплат (п. 12 Переліку №146):

1. вихідної допомоги при звільненні і сум неоподаткованого розміру матеріальної допомоги;
2. компенсації працівникові за невикористану відпустку, крім випадків, коли особа при звільненні одержує компенсацію за відпустку, не використану протягом кількох років.

Цю норму пропонують розуміти так: якщо компенсація відпустки за один рік, то аліменти не утримуються, а якщо за два чи більше років – утримуються (лист Мін’юсту від 28.12.2006 №19-48-671).

У вищезгаданому листі зазначається: «якщо особа не використала відпустку за один рік та отримала за неї компенсацію при звільненні, утримання аліментів не проводиться. У випадку отримання компенсації за відпустку за два і більше років утримання аліментів проводиться у загальному порядку».

Також, відповідно до ст. 69 Закону №1404, у разі припинення перерахування коштів стягувачу підприємства не пізніш як у триденний строк повідомляють виконавцю про причину припинення виплат та зазначають нове місце роботи, проживання чи навчання аліментника, якщо воно відоме.

Крок 7. Проведення перерахунку ПДФО

Роботодавець платника ПДФО зобов'язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування ПСП, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику ПДФО у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП в тому числі, під час проведення остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем (пп. 169.4.2 ПКУ).

Підпунктом 169.4.4 ПКУ визначено, якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає недоплата утриманого ПДФО, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати.

Якщо внаслідок проведення остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати, що перевищує суму оподатковуваного доходу платника ПДФО за останній звітний період, то непогашена частина такої недоплати включається до складу податкового зобов'язання платника ПДФО за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником.

По суті, такий перерахунок дуже подібний до річного перерахунку ПДФО. Про те, як його зробити за наслідками 2025 року, ми розповіли у статті «Річний перерахунок ПДФО-2025: виправляємо помилки без штрафу!». Він і проводиться так само (тільки не за календарний рік, а з 1 січня по дату звільнення працівника) і так само відображається в єдиній звітності.

Кроки 8-9. Остаточний розрахунок та повідомлення про нараховані та виплачені суми

Відповідно до ст. 47 КЗпП, роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові, окрім копії наказу про звільнення, також письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні, а також провести з ним остаточний розрахунок.

При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, проводиться в день звільнення, а повідомлення про ці суми надається в день її виплати (ст. 116 КЗпП).

В повідомленні має міститися інформація із зазначенням окремо кожного виду виплати:

1. основна зарплата;

2. додаткова заробітна плата;

3. заохочувальні та компенсаційні виплати;

4. інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, у тому числі при звільненні.

Топ-5 речей, які бухгалтер має пам’ятати у день звільнення працівника

1. Розрахунок – у день звільнення

У день звільнення бухгалтер має нарахувати і виплатити працівнику всі належні суми: зарплату, премії, компенсації тощо.

Якщо працівник отримує зарплату на свій банківський рахунок, виконати цю умову досить просто – достатньо сплатити податки та ЄСВ і перерахувати належні суми на рахунок працівника у день звільнення.

Якщо працівник отримує зарплату готівкою і в день звільнення не був на роботі, виплату потрібно зробити не пізніше наступного дня після того, як він звернеться з вимогою про розрахунок. 

2. Компенсація відпустки: у 2026 році – два періоди

Компенсацію за невикористану відпустку треба рахувати дуже уважно.

Розрахунок поділяється на 2 частини:

• якщо відпустка накопичена за період до кінця 2023 року – середня зарплата для компенсації рахується за доходами 2023 року;
• якщо відпустка належить до періодів з 01.01.2024 – середня зарплата рахується за звичайними правилами.

3. Сторнування «зайвих» відпусткових – без обмежень

Якщо працівник використав відпустку наперед, роботодавець має право утримати нараховані йому відпусткові з остаточного розрахунку.

Згода працівника не потрібна, обмеження 20% від зарплати тут не діє, тобто ці утримання можуть бути зроблені без такого ліміту.

Але зверніть увагу на випадки, коли «зайві» відпусткові не сторнуються!

4. Працівнику – обов’язково письмовий розрахунок

Перед виплатою бухгалтер має надати працівнику письмове повідомлення.

У ньому повинно бути зазначено:

• скільки нараховано,
• які податки утримані,
• скільки працівник отримає. 

Пояснення «на словах» – не допускається, це порушення.

5. Перерахунок ПДФО – при звільненні треба провести обов’язково 

У день звільнення бухгалтер проводить остаточний перерахунок ПДФО за поточний рік, щоб перевірити правильність:

• утриманого податку;
• застосування податкової соціальної пільги (за наявності).