Надання щорічної відпустки наперед у 2026 році: нарахування відпусткових та відображення в бухобліку

1. Хто має право на відпустку наперед?
2. Як створювати забезпечення на оплату відпусток?
3. Як нарахувати відпускові за відпустку, надану наперед?
4. Що відбувається після повернення працівника з відпустки?
5. Як діяти у разі звільнення працівника до закінчення робочого року?
6. Як відобразити відрахування за невідпрацьовані дні?
7. Що робити, якщо зарплати працівника при звільненні не вистачає для відрахування відпусткових?
8. Що буде, якщо підприємство не стягує зайві відпусткові?
9. Висновки

Щорічну основну відпустку не завжди надають пропорційно часу, фактично відпрацьованому працівником на дату її початку. За певних умов працівник може використати відпустку повної тривалості ще до завершення відповідного робочого року. На практиці таку відпустку називають наданою наперед (або авансом).

Через це виникає запитання: як обліковувати відпускні за дні, які працівник на дату відпустки ще не заробив? Чи можна віднести їх на рахунок 39 «Витрати майбутніх періодів» і поступово списувати на витрати? Або ж потрібно одразу показати заборгованість працівника на субрахунку 377?

Щоб відповісти, спочатку з’ясуємо, хто має право на використання щорічної основної відпустки наперед із погляду трудового законодавства та до якого виду виплат належать відпускні.

Хто має право на відпустку наперед?

Щорічну основну відпустку надають тривалістю не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік (ч. 1 ст. 6 Закону №504).

Зверніть увагу!

Робочий рік не збігається з календарним. Його відлічують із дня укладення трудового договору з працівником. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 15 травня 2026 року, його перший робочий рік триватиме з 15 травня 2026 року до 14 травня 2027 року.

У перший рік роботи право на щорічну відпустку повної тривалості за загальним правилом виникає після закінчення шести місяців безперервної роботи. Якщо відпустку надають раніше, її тривалість визначають пропорційно відпрацьованому часу. Водночас окремим категоріям працівників повна відпустка за їхнім бажанням надається і до спливу шести місяців (ст. 10 Закону №504).

За другий та наступні роки роботи щорічна основна відпустка може бути надана в будь-який час відповідного робочого року згідно із затвердженим графіком.

До якого виду виплат належать відпускні?

Відповідно до п. 5 НП(С)БО 26 виплати за невідпрацьований час, зокрема оплата щорічних відпусток, належать до поточних виплат працівникам.

Важливо!

Відпускні є виплатою працівникові в межах трудових відносин. Навіть якщо частина відпустки припадає на ще не відпрацьовану частину робочого року, це не перетворює відпускні:

• на позику працівникові;
• на попередню оплату його майбутньої роботи;
• на автоматичну дебіторську заборгованість працівника.

Поки трудові відносини тривають, підприємство не має підстав вимагати повернення виплачених відпускних. Навпаки, у працівника є законне право на їх отримання відповідно до наказу про надання відпустки.

Водночас право на щорічну відпустку працівник накопичує в міру роботи. Відповідно, витрати, пов’язані з оплатою таких відпусток, також мають визнаватися протягом періодів, у яких працівники виконують роботу. Для цього підприємство створює забезпечення на оплату відпусток.

Отже, розподіл витрат на нарахування відпусткових та ЄСВ на них забезпечує субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток».

Як створювати забезпечення на оплату відпусток?

Забезпечення – це зобов’язання з невизначеними сумою або часом погашення на дату балансу. Відповідно до п. 12 НП(С)БО 11 забезпечення створюється, зокрема, для відшкодування майбутніх операційних витрат на оплату відпусток працівникам та інших виплат, пов’язаних з оплатою праці.

Необхідність створення забезпечення пов’язана з тим, що працівник набуває право на щорічну відпустку поступово, але фактичне нарахування відпускних відбудеться пізніше. Тому підприємство визнає витрати не лише в місяці, коли працівник пішов у відпустку, а рівномірно протягом періоду, в якому він заробляє право на неї.

Про створення забезпечення та його інвентаризацію більш детально див. тут і тут.

Увага!

На субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» ведеться облік руху та залишків коштів на оплату чергових відпусток працівникам.

Нарахування забезпечення відображають залежно від напряму використання праці відповідних працівників:

• Д-т 23 – К-т 471 – щодо виробничого персоналу;
• Д-т 91 – К-т 471 – щодо загальновиробничого персоналу;
• Д-т 92 – К-т 471 – щодо адміністративного персоналу;
• Д-т 93 – К-т 471 – щодо працівників, зайнятих збутом;
• Д-т 94 – К-т 471 – щодо іншого операційного персоналу.

Право не створювати забезпечення мають підприємства, яким таке спрощення прямо дозволяє п. 7 розд. І НП(С)БО 25:

• мікропідприємства
• непідприємницькі товариства.

Вони можуть визнавати відповідні витрати у періоді фактичного нарахування відпускних. Але обраний підхід необхідно закріпити в наказі про облікову політику.

Як нарахувати відпускові за відпустку, надану наперед?

Коли працівник іде у відпустку, підприємство нараховує відпусткові на підставі наказу про її надання. Те, що певні дні припадають на ще не відпрацьовану частину робочого року, не впливає на порядок нарахування.

Нарахування та виплату відпуськових відображають такими бухгалтерськими проведеннями:

• Д-т 471 – К-т 661 – нараховано відпусткові за рахунок створеного забезпечення;
• Д-т 471 – К-т 651 – нараховано ЄСВ на суму відпусткових за рахунок забезпечення;
• Д-т 661 – К-т 641 – утримано ПДФО;
• Д-т 661 – К-т 642 – утримано військовий збір;
• Д-т 661 – К-т 301, 311 – виплачено відпусткових працівникові готівкою або на банківський рахунок.

Таким чином, під час нарахування відпусткових підприємство використовує раніше створене забезпечення. Повторно включати ці суми до витрат не потрібно, адже витрати вже були визнані під час формування забезпечення.

Якщо суми, накопиченої на субрахунку 471, недостатньо, відпусткові та ЄСВ у частині перевищення відносять безпосередньо на відповідні рахунки витрат:

• Д-т 23, 91, 92, 93, 94 – К-т 661;
• Д-т 23, 91, 92, 93, 94 – К-т 651.

Для підприємств, які на законних підставах не створюють забезпечення, вся сума відпусткових та ЄСВ відразу включається до відповідних витрат.

Що відбувається після повернення працівника з відпустки?

Після закінчення відпустки працівник повертається до роботи та продовжує набувати право на наступні дні щорічної відпустки. Жодних окремих проведень щодо поступового «відпрацьовування» вже використаних днів складати не потрібно.

Зокрема, підприємство не повинно:

• щомісяця списувати частину відпусткових із рахунку 39;
• визнавати умовний борг працівника на субрахунку 377;
• поступово погашати таку умовну заборгованість у міру відпрацювання робочого року.

Якщо працівник відпрацює робочий рік повністю, відпусткові залишаться законно нарахованою та виплаченою сумою середньої зарплати за час щорічної відпустки.

Питання про повернення частини відпусткових виникає лише тоді, коли працівник звільняється до завершення робочого року, за який уже використав відпустку повної тривалості.

Як діяти у разі звільнення працівника до закінчення робочого року?

Відповідно до ч. 2 ст. 127 КЗпП та ч. 1 ст. 22 Закону №504, якщо працівник звільняється до закінчення робочого року, за який уже отримав відпустку повної тривалості, роботодавець проводить відрахування із заробітної плати за дні, надані в рахунок невідпрацьованої частини цього року.

Важливо!

Відрахування за невідпрацьовані дні відпустки не проводять, якщо працівника звільняють:

• у зв’язку з призовом або вступом на військову службу чи направленням на альтернативну (невійськову) службу (п. 3 ст. 36 КЗпП);
• у зв’язку з переведенням за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду (п. 5 ст. 36 КЗпП);
• через відмову від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП);
• у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, зокрема ліквідацією, реорганізацією, банкрутством, перепрофілюванням підприємства або скороченням чисельності чи штату (п. 1 ст. 40 КЗпП);
• через виявлену невідповідність займаній посаді або виконуваній роботі, а також у разі відмови або скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання обов’язків вимагає такого допуску (п. 2 ст. 40 КЗпП);
• у зв’язку з нез’явленням на роботу понад чотири місяці підряд унаслідок тимчасової непрацездатності, крім установлених законодавством винятків (п. 5 ст. 40 КЗпП);
• у зв’язку з направленням на навчання;
• у зв’язку з виходом на пенсію.

Також відрахування не проводять у разі смерті працівника. Це прямо передбачено ст. 22 Закону №504.

На дату звільнення потрібно визначити, чи використав працівник більше днів відпустки, ніж належить йому пропорційно відпрацьованому часу.

Для цього роботодавець:

1. Визначає межі робочого року, за який надавалася відпустка.
2. Обчислює стаж, що дає право на щорічну відпустку, станом на дату звільнення.
3. Визначає кількість днів відпустки, на які працівник фактично набув право.
4. Порівнює отриманий результат із кількістю використаних днів.
5. Розраховує суму відпусткових за невідпрацьовані дні.
6. Перевіряє, чи дозволяє підстава звільнення провести відрахування.
7. Видає наказ про відрахування та проводить остаточний розрахунок.

Суму до відрахування визначають виходячи із середньоденної зарплати, за якою були нараховані відповідні відпусткові – розраховувати нову середню зарплату на дату звільнення не потрібно.

Як відобразити відрахування за невідпрацьовані дні?

Якщо підстава звільнення дозволяє провести відрахування, суму раніше нарахованих відпусткових за невідпрацьовані дні необхідно сторнувати.

Для цього складається бухгалтерська довідка.

Підприємство, яке створює забезпечення, відображає:

• Д-т 471 – К-т 661 – методом «червоне сторно» на суму відпусткових;
• Д-т 471 – К-т 651 – методом «червоне сторно» на суму ЄСВ.

Якщо відпусткові були нараховані понад суму забезпечення або підприємство на законних підставах його не створює, сторнують відповідні рахунки витрат:

• Д-т 23, 91, 92, 93, 94 – К-т 661 – методом «червоне сторно»;
• Д-т 23, 91, 92, 93, 94 – К-т 651 – методом «червоне сторно».

Якщо нарахованої при звільненні зарплати та інших виплат достатньо, сторнована сума відпусткових просто зменшить кредитовий залишок за субрахунком 661. Окремої дебіторської заборгованості працівника в такому разі не виникає.

Увага!

При цьому необхідно враховувати обмеження, встановлене ст. 128 КЗпП: загальний розмір усіх відрахувань під час кожної виплати зарплати за загальним правилом не може перевищувати 20% суми, належної працівникові після утримання податків.

Що робити, якщо зарплати працівника при звільненні не вистачає для відрахування відпусткових?

Субрахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» може з’явитися в обліку не під час надання відпустки, а лише після звільнення працівника.

Його застосування можливе, якщо одночасно виконуються такі умови:

• працівник звільняється до завершення робочого року, за який використав відпустку;
• підстава звільнення дозволяє вимагати повернення відпусткових;
• проведено перерахунок і визначено суму за невідпрацьовані дні;
• остаточного розрахунку недостатньо для повного погашення цієї суми;
• у підприємства залишається юридично обґрунтована вимога до колишнього працівника.

Непогашений залишок можна перекласифікувати зі складу розрахунків з оплати праці до складу іншої поточної дебіторської заборгованості:

• Д-т 377 – К-т 661 – відображено заборгованість колишнього працівника;
• Д-т 301, 311 – К-т 377 – працівник добровільно повернув кошти.

Якщо працівник не повертає суму добровільно, підприємство може вирішувати питання її стягнення в судовому порядку.

У постанові від 17.07.2019 у справі №332/1433/17 Верховний Суд визнав право роботодавця стягнути суму за невідпрацьовані дні відпустки, яку не вдалося утримати через недостатність належних працівникові при звільненні виплат.

Отже, судова практика також пов’язує виникнення вимоги до працівника саме з його звільненням та неможливістю повністю провести відрахування під час остаточного розрахунку.

Що буде, якщо підприємство не стягує зайві відпусткові?

В бухобліку все просто – якщо керівник вирішив відмовитись від стягнення боргу, то його працівнику, по суті, прощають. Тобто, списують на інші витрати, зокрема, за субрахунком 949.

Якщо підприємство прийняло рішення простити борг, робиться проведення:

Д-т 949 «Інші витрати операційної діяльності» – К-т 377 – списано прощену заборгованість колишнього працівника.

Щодо податкових наслідків, в такому разі може застосовуватися пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ, який регулює оподаткування основної суми боргу, прощеного кредитором за самостійним рішенням до закінчення строку позовної давності.

Якщо сума прощеного боргу перевищує встановлену цим підпунктом неоподатковувану межу, вона може бути додатковим благом працівника. За умови належного повідомлення боржника підприємство відображає прощений борг у Податковому розрахунку, а фізособа самостійно сплачує ПДФО та декларує такий дохід. Якщо ж підприємство не повідомить боржника у передбачений ПКУ спосіб, воно повинне виконати обов'язки податкового агента.

Сам факт того, що підприємство не змогло утримати всю суму під час остаточного розрахунку, ще не означає автоматичного прощення боргу. Для цього має бути рішення кредитора про його анулювання або інша належна підстава для припинення вимоги. Тобто, потрібен наказ керівника про прощення боргу. З яким треба ознайомити працівника.

Якщо підприємство звернулося до суду, заборгованість продовжують обліковувати на субрахунку 377 до її погашення або появи законних підстав для списання. Саме звернення до суду не припиняє вимоги до працівника та не є підставою списувати дебіторську заборгованість.

Висновки

1. Відпускні за дні відпустки, надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, обліковують за загальними правилами. Якщо підприємство створює забезпечення, нарахування відпускних відображають проведенням Д-т 471 – К-т 661, а ЄСВ – Д-т 471 – К-т 651.
2. Поки працівник продовжує працювати, він не має заборгованості перед підприємством. Тому не потрібно відображати відпускні на субрахунку 377 або поступово списувати їх із рахунку 39.
3. Питання про повернення коштів виникає лише при звільненні до завершення відповідного робочого року. Якщо закон дозволяє відрахування та остаточного розрахунку достатньо, суму сторнують через субрахунок 661. На субрахунку 377 відображають лише непогашений залишок реальної вимоги до колишнього працівника.
4. Якщо ж підстава звільнення належить до встановлених законом винятків, заборгованість не виникає. У цьому разі немає ані прощеного боргу, ані доходу у вигляді додаткового блага.