Посадова інструкція у 2026 році за КЗпП: поради адвоката щодо додаткових доручень

1. Коли і як встановлюється коло трудових обов’язків працівника?
2. Визначити обов’язки недостатньо – працівник має їх знати?
3. Що вважається «окремим дорученням»?
4. Якщо завдання передбачає додаткову роботу: як діяти?
5. Чим загрожує працівнику невиконання доручення керівника?
6. Алгоритм дій роботодавця та працівника для уникнення спорів

Керівник доручає працівнику виконати певну роботу, а той переконаний, що така робота не передбачена його трудовими обов’язками. Звучить знайомо? Хто прав в цій ситуації? Відповідь слід шукати в домовленостях сторін: що саме має виконувати працівник за своїм трудовим договором та посадовою інструкцією.

Саме на цьому наголошує адвокатка Анна Лисенко у дописі у Facebook. Вона пояснила, як визначити межі трудових обов’язків, та надала рекомендації для роботодавців і працівників.

Коли і як встановлюється коло трудових обов’язків працівника?

Відповідно до ст. 21 КЗпП працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену трудовим договором. Вимагати роботи, не обумовленої цим договором, роботодавцю забороняє (ст. 31 КЗпП).

Для застосування цих норм потрібно знати, які обов’язки погодили сторони. Анна Лисенко звертає увагу: сама назва посади не дає повного уявлення про них. Наведений нею приклад – менеджери, один з яких відповідає за продажі, а інший – за закупівлі. Посади можуть називатися однаково, проте зміст роботи відрізнятиметься.

Тому адвокатка радить конкретно визначати обов’язки у письмовому трудовому договорі або посадовій інструкції. Це дає роботодавцю підставу доручати відповідні завдання, а працівнику – можливість розуміти, що від нього очікують.

Радимо прочитати!

Посадова інструкція – 2026: вимоги законодавства, порядок затвердження, поради із складання та готовий зразок.

Визначити обов’язки недостатньо – працівник має їх знати?

Увага!

Стаття 29 КЗпП зобов’язує роботодавця до початку роботи повідомити працівнику в узгоджений із ним спосіб його трудову функцію, посаду та перелік посадових обов’язків.

Цей обов’язок роботодавця важливий і для подальшого виконання доручень. Анна Лисенко радить перевіряти не лише відповідність завдання погодженій роботі, а й те, чи ознайомлений працівник із визначеними обов’язками.

Що вважається «окремим дорученням»?

У посадовій інструкції визначають обов’язки, а в поточному дорученні – завдання, яке потрібно виконати. За поясненням адвокатки, керівник може конкретизувати строк або результат роботи, проте доручення має залишатися в межах трудової функції працівника.

В посадових інструкціях можна побачити формулювання «виконує інші доручення керівника». Але це може означати все, що завгодно, а деякі керівники вважають наявність такого рядка в посадовій інструкції легалізацією права розширювати коло обов’язків працівника на свій розсуд.

Але не всі працівники із цим погодяться. Звісно, керівник може послатися на те, що працівник був ознайомлений із посадовою інструкцією і знав, що має виконувати не лише постійні обов’язки, а і окремі доручення керівника. Однак, знати свої посадові обов’язки працівник має наперед, ще при прийнятті на роботу. Не можна ховати за загальним формулюванням будь-які інші трудові обов’язки, які в посадовій інструкції чітко не зазначені.

Наявність такого пункту не означає, що коло обов’язків керівник визначає сам і може його змінити в будь-який момент, не питаючи на це згоди працівника.

Щоб уникнути трудових спорів, Анна Лисенко рекомендує чітке уточнення:

«Виконує інші законні розпорядження та завдання безпосереднього керівника в межах своєї трудової функції».

Трудова функція – це інтегрований, переважно автономний набір трудових дій, що визначається характерним для нього технологічним процесом та передбачає наявність певних компетентностей, необхідних для їх виконання.

ст. 4-1 КЗпП

Отже, перш, ніж надавати доручення працівнику, важливо зіставити його зміст із трудовими обов’язками цього працівника. Самого посилання на «інші доручення» для покладення іншої роботи недостатньо.

Якщо завдання передбачає додаткову роботу: як діяти?

Коло трудових обов’язків працівника можна змінити. Але це треба документально оформити. Як саме?

Адвокатка називає можливі варіанти: суміщення, заміщення, переведення на іншу посаду тощо. Який із них застосувати, залежить від конкретної ситуації; відповідно визначають потребу у згоді працівника та умови оплати.

Зокрема, ст. 105 КЗпП передбачає доплату за виконання поряд з основною роботою додаткової роботи за іншою професією чи посадою або обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи.

Анна Лисенко радить працівнику обговорити з роботодавцем, що саме він виконуватиме, як довго, як це буде оформлено й оплачено.

Докладніше про додаткову роботу – у статтях:

• Обов’язки бухгалтера, кадровика та секретаря у 2026 р.: оформлення суміщення посад;
• Чи обов’язково оплачувати суміщення професій або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника?

Чим загрожує працівнику невиконання доручення керівника?

Якщо доручення відповідає трудовій функції працівника і не порушує законодавства, працівник має його виконати.

Відмова виконувати доручання або його невиконня означатиме порушення трудової дисципліни. За що ст. 147 КЗпП передбачено два види дисциплінарного стягнення: догана або звільнення.

Окремо нагадаємо, що до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати письмові пояснення працівника відповідно до ст. 149 КЗпП.

Про оформлення дисциплінарного стягнення читайте тут:

• Що писати в наказі про догану?
• За яких умов систематичне порушення трудової дисципліни є законною підставою для звільнення: Верховний Суд
• Звільняєте працівника за порушення трудової дисципліни? Складайте наказ правильно!

Алгоритм дій роботодавця та працівника для уникнення спорів

Для перевірки доручення на відповідність трудовим обов’язкам та врегулювання розбіжностей, Анна Лисенко пропонує такі алгоритми.

Роботодавцю:

1. Перевірити договір і посадову інструкцію: чи входить завдання до погодженої роботи.
2. Переконатися, що працівник ознайомлений із відповідними обов’язками.
3. Чітко визначити зміст завдання, строк, очікуваний результат і необхідні ресурси.
4. Якщо доручення виходить за межі обов’язків – визначити, як оформити додаткову роботу: суміщення, заміщення, переведення тощо. Залежно від ситуації потрібні згода працівника, належне оформлення та оплата.
5. Якщо працівник відмовляється – з’ясувати причини й отримати пояснення, перш ніж вирішувати питання про дисциплінарну відповідальність.

Працівнику:

1. Прочитати договір і посадову інструкцію.
2. Уточнити, що саме потрібно зробити, у який строк і в межах якої функції.
3. Якщо завдання виходить за межі погодженої роботи – зафіксувати це письмово.
4. Якщо пропонують додаткові обов’язки – обговорити їх обсяг, тривалість, оформлення та оплату.
5. Зберігати доручення і своє листування з роботодавцем.

Як наголошує Анна Лисенко, чітко визначені обов’язки допомагають роботодавцю організувати роботу, а працівнику – розуміти, за що він відповідає.

Де почитати більше про посадові інструкції?

• Посадова інструкція є ключовим документом для державного службовця: позиція Верховного суду
• Які обовʼязки мають міститися у посадовій інструкції?
• Незгода з посадовою інструкцією не звільняє від її виконання, – рішення Верховного Суду
• Посадова інструкція бухгалтера: що буде за її відсутність?
• Посадова інструкція: як скласти та як часто переглядати?
• Посадова інструкція не замінює довіреність: позиція ВС
• Посадова інструкція потрібна для всіх посад
• Наскільки потрібні посадові інструкції ФОП, малому і середньому бізнесу?