Як бухгалтеру підготуватись до виплати зарплати: алгоритм дій за ПКУ та Законом про оплату праці

1. Строки виплати зарплати встановлюється за колективним договором або за наказом керівника?
2. Чи готова ваша первинка для виплати зарплати?
3. Чи всі виплати включені до розрахунково-платіжної відомості?
4. Не забудьте про доплату до мінімального розміру зарплати
5. Індексація зарплати
6. Нарахування лікарняних
7. Чи всі податки із зарплати нараховані та сплачені?
8. Чи всі утримання із зарплати були проведені?
9. Висновки

Строки виплати зарплати встановлюється за колективним договором або за наказом керівника?

Перш за все, нагадаємо правила щодо строків виплати зарплати, які наведені у ч. 1 ст. 24 Закону про оплату праці:

«Заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів – представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.

У разі, коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні».

У листах Мінсоцполітики від 09.12.2010 №912/13/155-10 та від 22.11.2010 №964/13/84-10 більш конкретизовано строки виплати, а саме:

«Заробітна плата за першу половину місяця (15 календарних днів) має виплачуватись в період з 16 до 22 числа, а за другу – з 1 до 7 числа. Конкретні терміни виплати заробітної плати встановлюються підприємствами самостійно в колективному договорі або іншому нормативному акті роботодавця».

Щоб не рахувати 16 днів щоразу вручну, при складанні наказу про строки виплати зарплати можна одразу орієнтуватися на готові пари дат, які рекомендує Держпраці. Кожна з них витримує і вимогу про два рази на місяць, і обмеження у 16 днів, і правило «не пізніше 7-го числа»:

• 1-е та 16-е (17-е) число
• 2-е та 17-е (18-е) число
• 3-є та 18-е (19-е) число
• 4-е та 19-е (20-е) число
• 5-е та 20-е (21-е) число
• 6-е та 21-е (22-е) число
• 7-е та 22-е число. 

Увага!

В колективному договорі або в наказі керівника про встановлення строків виплати зарплати на підприємстві повинна бути вказана чітка пара дат (а не періоди!): дата виплати авансу і дата виплати зарплати за другу половину місяця.

А бухгалтер потім має дотримуватися обраної керівником пари дат при виплаті зарплати.

Чи готова ваша первинка для виплати зарплати?

Про первинні документи, якими оформлюється нарахування та виплата зарплати, ми докладно розповіли в статті «Нарахування і виплата зарплати у 2026 р.: дві форми первиннних документів і зразки їх оформлення від редакції».

Традиційно первинним документом для фіксування господарської операції з нарахування заробітної плати є розрахункова відомість, а для фіксування операції з виплати заробітної плати у готівковій формі – платіжна відомість (відомість на виплату грошей або видаткова відомість).

Вам знадобиться!

• Бланк Розрахунково-платіжної відомості працівника (форма №П-6) дивіться за посиланням. Бланк Розрахунково-платіжної відомості (зведеної) (форма №П-7) дивіться за посиланням. Обидві ці форми затверджені наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489.
• Бланк Відомості на виплату готівки ви можете знайти за посиланням. Форма Відомості на виплату готівки затверджена Постановою НБУ від 29.12.2017 №148.

До Відомості на виплату готівки складається ще і видатковий касовий ордер. Докладно про це ми розповіли в статті «Відомість на виплату готівки – 2026: правила, відповіді на питання та зразок заповнення». 

Якщо зарплата виплачується на банківський рахунок працівника, то це оформляється або окремою платіжною інструкцією, або (якщо у роботодавця з банком укладено відповідний договір – «зарплатний проєкт») платіжною відомістю, у якій наводяться:

• прізвища, імена та по батькові працівників;
• номери їх банківських рахунків,
• суми зарплати, яку треба перерахувати кожному з них та
• загальна сума зарплати, яка має бути виплачена в результаті такої операції.

Звісно, що в цьому документі зазначається також найменування підприємства-роботодавця, його ЄДРПОУ, наводиться назва документа (як правило, платіжна відомість), дата та підписи осіб, відповідальних за складання та затвердження такого документа.

Типової форми такої банківської платіжної відомості наразі не існує, тож її форма, як правило, встановлюється договором між роботодавцем та уповноваженим банком. В результаті ця відомість та виписка банку про списання коштів на виплату зарплату буде підставою для бухгалтерського обліку виплати зарплати та доказом здійснення такої виплати.

Чи всі виплати включені до розрахунково-платіжної відомості?

Якщо первинні документи готові, залишилось їх тільки підписати, перевірте ще раз, всі виплати місяця були нараховані.

В першу чергу, перегляньте ще раз Табель обліку робочого часу. Про те, як його складати, ми докладно розповіли в статтях:

• Табель обліку використання робочого часу за жовтень 2026 року: відповіді на питання та приклади заповнення
• Табель обліку використання робочого часу за листопад 2026 року: відповіді на запитання та приклади заповнення

Нагадуємо, що в Табелі мають бути проставлені фактично відпрацьовані години і години (дні) неявок на роботу. Окремо позначаються періоди відпусток та лікарняних. А ще – робота у вихідні дні, в нічні та надурочні години.

Тож, в останній раз перевірте: чи всім працівникам були проведені доплати (за наявності позначень в Табелі) за нічні, надурочні години та за роботу у вихідні дні?

Перегляньте ще раз накази про відпустки та листки непрацездатності за місяць. Чи врахували ви їх при складанні Табелю? Чи відповідають дані Табелю даним Розрахунково-платіжної відомості?

Не зайвим буде перевірити, чи відображені в Табель працівники, які були прийняті в цьому місяці. А також, як були відображені в Табелі працівники, яких звільнили в цьому місяці. Бо іноді буває і таке, що працівник звільнився ще в попередньому місяці, а в Табелі його чомусь зазначали.

Якщо все гаразд, то залишились ще три моменти (яких в Табелі ви не знайдете).

Не забудьте про доплату до мінімального розміру зарплати

Як ви пам’ятаєте, місячний розмір мінімальної зарплати в 2026 році становить 8647 грн.

Якщо хтось із ваших працівників відпрацював цілий місяць і виконав норму робочого часу, а нарахована йому зарплата менше ніж 8647 грн., треба здійснити доплату.

Докладно про доплату зарплати до мінімального розміру ми розповіли в статті «Доплата зарплати до мінімальної та нарахування мінімального ЄСВ у 2026 році (+8 прикладів від редакції)».

Втім, постійні доплати, як правило вносяться у відповідну бухгалтерську програму і тому про них забувають нечасто. А от разові доплати треба перевіряти дуже уважно. Не зайвим буде перевірити, чи не було в цьому місяці наказу про премію, яку ви не нарахували. Або про доплату за тимчасове виконання обов’язків, про яку ви забули.

Індексація зарплати

Якщо ми говоримо про жовтень 2026 року, то в цьому місяці треба було проіндексувати зарплату тим працівникам, у яких базові місяці січень та лютий. Тим, кому підвищували оклади (тарифні ставки) у березні 2026 р. або пізніше, – зарплату в жовтні не індексують.

Докладно про індексацію зарплати в жовтні ми розповіли в статті «Індексація зарплати у жовтні 2026 року залишається на рівні червня: індекс інфляції за серпень 100,1%».

Нарахування лікарняних

Підставою для нарахування лікарняних є листок непрацездатності. Зараз це, здебільшого, електронний листок непрацездатності. А в нього є кілька статусів, один з яких «Готовий до оплати».

Він присвоюється листку непрацездатності не одразу, томі при закритті місяця легко можна цей момент пропустити. А саме після цього статусу роботодавець може прийняти рішення, оплачувати лікарняний чи ні. І після цього (в разі позитивного рішення) бухгалтер може нарахувати лікарняні.

Докладно про п’ять статусів е-лікарняного ми розповіли в статті «Електронні лікарняні у 2026 році: алгоритм дій роботодавця за Законом №1105 та Порядком №328».

Чи всі податки із зарплати нараховані та сплачені?

Нагадаємо про строки сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ у випадку виплати зарплати.

Щодо ПДФО та ВЗ ці строки визначає ст. 168 ПКУ:

• якщо зарплата виплачується безготівково – ПДФО та ВЗ сплачуються одночасно або до виплати зарплати;
• якщо зарплата виплачується готівкою з виручки – ПДФО та ВЗ можна сплатити протягом трьох операційних днів після дня виплати зарплати.

Строки сплати ЄСВ визначає ч. 8 ст. 9 Закону №2464: тут жодних відстрочок, незалежно від форми виплати зарплати, ЄСВ треба сплатити одночасно або до такої виплати.

Увага!

Перед перерахуванням коштів на рахунки працівників або виплатою готівки на виплату зарплати банк перевіряє факт сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

При цьому суму сплачених ПДФО та ВЗ банк не порівнює із сумою зарплати. Тому в цьому випадку достатньо мати платіжну інструкцію про сплату ПДФО та ВЗ. Це зручно, адже, якщо у роботодавця є переплата, він сам може вирівняти її за рахунок менших сум, сплачених наступного разу.

А от суму ЄСВ банк звіряє із сумою зарплати до виплати. Тому, якщо у вас є суттєва переплата з ЄСВ і ви бажаєте її поступово використати, вам знадобиться довідка, погоджена ДПС. Таку довідку зараз можна оформити і онлайн (це буде простіше і швидше) – докладно про це ми розповідали тут.

Чи всі утримання із зарплати були проведені?

Утримання (відрахування) із зарплати здійснюються за заявою працівника або за виконавчим документом вже після її оподаткування.

Увага!

Відповідно до ст. 128 КЗпП відрахування із заробітної плати, після сплати податків, зазвичай не можуть перевищувати 20%, а у випадках, передбачених законодавством (при стягненні аліментів; відшкодуванні шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров’я або смертю, а також втратою годувальника; відшкодуванні збитків, заподіяних злочином; у разі коли особи, які купують товари у розстрочку, здійснюють виплати за виконавчими документами) – 50% заробітної плати.

За кількома виконавчими документами працівнику має залишатися мінімум 50% заробітку, за винятком аліментів на неповнолітніх дітей (до 70%)

Обмеження, встановлені ч. 2 ст. 128 КЗпП, не поширюються на відрахування з заробітної плати при відбуванні покарання у вигляді виправних робіт і при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей. У цих випадках розмір відрахувань із заробітної плати не може перевищувати 70%.

Якщо утримання здійснюються за постановою виконавця, підприємство зобов'язане щомісяця подавати виконавцю Звіт про здійснені відрахування та виплати (ст. 69 Закону «Про виконавче провадження»).

Висновки

1. Виплачувати зарплату варто лише після ретельної перевірки усіх складових її нарахування: кадрових наказів, листків непрацездатності, заяв працівників, виконавчих документів тощо.
2. Перевірте сплату ПДФО, ВЗ та ЄСВ, розрахованих із зарплати, яку ви плануєте виплатити.
3. Не забувайте про строки виплати зарплати, встановлені на підприємстві – їх треба жорстко дотримуватись.
4. Нараховану та виплачену зарплату, відпусткові, лікарняні та інші доходи працівників, а також ЄСВ, ПДФО та ВЗ треба буде відобразити у єдиній звітності за цей місяць. Про те, як це зробити юрособам, ми розповіли тут, а про те, як це робити ФОПам – тут.