Організація бухобліку на підприємстві
Як передбачено ч. 2 ст. 8 Закону про бухоблік (1), питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) згідно із законодавством та установчими документами. Отже, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).
Тож саме на власника покладено обов'язок визначити форму організації бухобліку та забезпечити всі необхідні умови: створити відповідну службу (але не обов'язково), прописати її функції, передбачити комунікації між працівниками підприємства, затвердити наказ про документообіг, у якому будуть перераховані всі первинні документи підприємства, хто відповідальний та в які строки слід створювати ці документи і кому передавати, тощо.
Для забезпечення ведення бухобліку підприємство самостійно обирає форми його організації, встановлені у ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, зокрема введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером.
На нашу думку, посада головного бухгалтера може бути навіть без бухгалтерської служби. Так, буквальне розуміння ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік схиляє до протилежного висновку, але життя вносить свої корективи. Наявність на підприємстві посади головного бухгалтера без бухгалтерської служби є досить поширеною, а законодавство не встановлює відповідальності за таку форму організації бухобліку.
Проте посада головного бухгалтера на підприємстві не є обов'язковою. Якщо підприємство невелике і має в штаті лише одну посаду бухгалтера, то вона може називатися просто «бухгалтер», хоча посадові обов'язки цього працівника можуть бути такими самими, що й у головного бухгалтера. При цьому в первинних документах та звітності на місці, де повинен ставити підпис головний бухгалтер, свій автограф в такому разі поставить звичайний бухгалтер.
Як випливає зі ст. 8 Закону про бухоблік, функції головного бухгалтера на підприємстві може виконувати і керівник, при цьому на підприємстві можуть бути і звичайні бухгалтери, які виконуватимуть усю рутинну роботу. У такому разі відповідальність за правильність ведення бухобліку нестиме саме керівник (тому підписи у звітності за головного бухгалтера ставитиме саме керівник).
Типові повноваження головного бухгалтера прописані в Довіднику (2). Для бюджетників посадові обов'язки головних бухгалтерів прописані в п. 13 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 р. №59.
Згідно з Довідником, посадові (робочі) інструкції складають для працівників усіх посад, зазначених у штатному розписі. Посадові інструкції працівників підприємств, установ, організацій розробляють із дотриманням вимог і норм з їх складання, визначених Загальними положеннями Довідника, і запроваджують з метою чіткого визначення вимог, висунутих до певної категорії працівників.
Тож і виходить, що обов'язки головного бухгалтера або бухгалтера слід чітко прописувати в їхніх посадових інструкціях. Як правило, їх розробляють і затверджують на основі типової кваліфікаційної характеристики (див. Довідник) керівники підприємства. Посадові (робочі) інструкції після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками доводять до працівника під підпис.
Якщо на підприємстві створено бухгалтерську службу й, окрім головного бухгалтера, є кілька звичайних бухгалтерів, то в посадових інструкціях треба чітко розподілити між усіма бухгалтерами їхні завдання й обов'язки. Додатково, на наш погляд, варто прописати в окремому наказі порядок заміщення обов'язків одного працівника іншим у разі тимчасової відсутності когось із них. Так, наприклад, обов'язки головного бухгалтера на період його відпустки (лікарняного) можна покласти на заступника головного бухгалтера.
Додатково в посадовій інструкції головного бухгалтера (бухгалтера) можна прописати, що, наприклад, ризиковані рішення (припустімо, щодо певних моментів обліку, не прописаних у законодавстві) приймаються спільно, скажімо, керівником (заступником керівника з фінансових питань), бухгалтером та заступником бухгалтера. Факт узгодження такого рішення можна зафіксувати протоколом (довільної форми). Спільне прийняття такого рішення дозволяє, зокрема, убезпечити бухгалтера від матеріальної, адміністративної та кримінальної відповідальності.
А отже, головний бухгалтер (або особа, на яку покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку) повинен виконувати свої обов'язки згідно з повноваженнями, передбаченими ст. 8 Закону про бухоблік, Типовим положенням (див. Довідник), положенням про бухгалтерську службу відповідного підприємства або посадовою інструкцією з визначенням конкретних завдань та обов'язків, функцій, прав і відповідальності. На цьому, зокрема, наголошено і в листах Мінсоцполітики України від 23.07.2013 р. №772/13/84-13 (3) та від 20.12.2013 р. №236/06/186-13).
Матеріальна відповідальність бухгалтера
Щодо матеріальної відповідальності головного бухгалтера (бухгалтера), то в загальному випадку, як і всі працівники, такі посадовці несуть обмежену (у межах середнього заробітку) матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків (ст. 130, 132 КЗпП). Згідно зі ст. 133 КЗпП, головний бухгалтер може нести обмежену матеріальну відповідальність за зіпсуття або знищення через недбалість предметів, виданих йому підприємством у користування (наприклад, офісної техніки), або ж за шкоду, заподіяну підприємству зайвими грошовими виплатами. Докладніше про матеріальну відповідальність працівників «ДК» писав у №5/2014.
У ст. 134 КЗпП прописано випадки повної матвідповідальності. Законодавством не передбачено можливості укладення договору про повну матеріальну відповідальність із головним бухгалтером або бухгалтером, бо такої вимоги немає в Переліку посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення схоронності цінностей, які були передані їм для збереження, обробки, продажу (відпуску), перевезення чи застосування в процесі виробництва, затвердженому постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. №447/24.
Отже, у більшості випадків головний бухгалтер (бухгалтер) не нестиме повної матеріальної відповідальності. Винятком є повна матвідповідальність у випадку, коли майно та інші цінності були одержані головним бухгалтером (бухгалтером) під звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами (п. 2 ст. 134 КЗпП). Крім того, не варто забувати, що на головбуха чи бухгалтера може бути покладено обов'язки касира. Тоді з ним слід укласти договір про повну матеріальну відповідальність (п. 4.8 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637). Тут уже діятимуть вимоги ст. 134 КЗпП.
--1--
Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
--2--
Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці України від 29.12.2004 р. №336.
--3--
Див. «ДК» №31/2014.
Василь Рорат