Кадрова документація у підприємця: які документи необхідно вести?

Заява працівника

У чинному законодавстві не передбачено обов’язку написання заяви щодо прийому на роботу до ФОП. Як зазначають деякі фахівці «заява - це данина правовому звичаю, що покликана показати волевиявлення працівника, на підставі якого роботодавець видав наказ про прийняття на роботу.»

Тож, якщо  в наказі про прийняття зазначаються всі умови праці (посада, зарплата, виконувана робота, дата початку роботи) та працівник поставив свій підпис в знак ознайомлення з ним, то навіть за відсутності заяви трудовий договір буде вважатися укладеним.

Наказ (розпорядження) про прийняття

Наказ про прийняття на роботу до ФОПа необхідний. Як правило, наказ оформлюється у довільній формі, але за основу береться  типова форма №П-1, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489 (див. зразок)

В наказі, крім даних про ФОП-роботодавця та фізособу-працівника, зазначається така інформація:

• посада, на яку приймається працівник,
• дата прийняття на роботу,         
• розмір заробітної плати,
• умови роботи (основне місце роботи чи сумісництво, неповний робочий день,  тривалість випробувального терміну тощо).

Випробувальний термін

ФОП  має право встановлювати випробувальний строк для найманих працівників. Та  є певна категорія осіб, для яких випробування під час прийняття на роботу не встановлюється (частина третя ст. 26 КЗпП). Докладніше про це тут>>

Строк випробування може застосовуватися роботодавцем із метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Зверніть увагу, це право, а не обов’язок роботодавця.

Випробувальний строк може встановлюватися лише за взаємною згодою роботодавця та працівника.

Якщо сторони домовилися про випробувальний строк, то про це обов’язково зазначається в наказі про прийняття на роботу та в трудовому договорі.

Строк випробування під час прийняття на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати 3-х місяців, а для робітників — 1-го місяця (ст. 27 КЗпП). Про те, чи можна подовжити цей строк через хворобу працівника або встановлення йому неповного робочого часу, читайте тут.

Отже, підприємці  мають право встановлювати випробувальний строк для найманих працівників за таких умов:

• за згодою працівника;
• умови та тривалість випробувального строку обумовлені в наказі про прийняття на роботу та трудовому договорі;
• всім категоріям працівників, окрім осіб, перелічених у ч. 3 ст. 26 КЗпП.

Письмовий трудовий договір

Чи потрібно зараз підприємцю укладати зі своїми працівниками трудові договори? Чи достатньо лише наказу про прийняття на роботу?

Свою точку зору Мінсоцполітики висловило в  листі від 12.12.2016 р. №488/0/22-16.

Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим у разі укладення трудового договору з фізичною особою (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Зазначена норма КЗпП зобов'язує укладати договори у письмовій формі між працівником та фізичною особою, роботодавцем.

Трудовий договір між працівником та фізичною особою оформлюють за формою, затвердженою наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. №260.

Повідомлення про прийняття на роботу

Важливим  моментом у процедурі прийняття працівника на роботу на сьогодні є повідомлення про це органів ДФСУ за місцем реєстрації підприємця. Повідомлення має бути подано до допуску працівника до роботи відповідно до Порядку,  визначеного постановою Кабміну від 17.06.2015 р. №413.

Лише у випадках, коли працівник приймається і має приступити до роботи того ж дня, повідомлення може бути подане того самого дня. Але  необхідно забезпечити наявність доказів про те, що працівник допущений до роботи саме після подання повідомлення до ДФСУ. Як правило, така інформація має бути зафіксована в Табелі обліку робочого часу.

Для подання повідомлення достатньо наказу про прийняття на роботу, коду працівника (РНОКПП) та інформації, прийнятий він за трудовою книжкою чи ні.

Подати Повідомлення можна одним із таких способів:

•  засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж з п’ятьма особами.

Отже, щоб уникнути проблем при перевірках, перед допуском працівника до роботи слід:

-  оформити наказ ФОП-роботодавця про прийняття на роботу;

-  укласти з працівником у письмовій формі трудовий договір;

-  повідомити ДФС про прийняття нового працівника на роботу.

Трудова книжка

Те, які документи має надати працівник роботодавцю при укладанні трудового договору, зазначено у ст. 24 КЗпП. Це паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудова книжка, документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи (наприклад, військовий квиток, заяву про застосування ПСП, довідку про номер картки платника податків, свідоцтва про народження дітей тощо). Адже інформація з усіх цих документів заноситься до особової картки працівника і впливає на надання йому податкових пільг та гарантій, встановлених законодавством.

 Відповідно до частини 3 ст. 48 КЗпП трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації чи у фізособи понад 5 днів. Працівнику, який приступає до роботи вперше, трудову книжку має заводити фізособа-підприємець (п. 1.1 Інструкції №58).

У випадку заповнення вперше трудової книжки, підприємець має право підписати першу сторінку трудової книжки, як особа відповідальна за видання трудових книжок.

У п. 2.12 Інструкції №58 зазначається про необхідність завірення печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка. Та якщо підприємець не має печатки, то записи в трудовій книжці завіряються лише підписом підприємця (лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. №492/06/186-15).

Записи в трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також про нагороди й заохочення ФОП уносить після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення ― у день звільнення, і вони повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою (за її наявності).

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у ФОПів без створення юрособи з правом найму, та фізосіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо в працівників (п. 2.21-1 Інструкції №58).

Особова картка працівника

Особова картка працівника (типова форма №П-2 "Особова картка працівника") є основним первинним документом з обліку особового складу. У листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06  Мінсоцполітики зауважило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов’язковим для всіх роботодавців в т.ч. для роботодавців-фізосіб. Це випливає зі змісту абзацу другого п. 1.1 р.І Інструкції №286, за яким її дія поширюється, в тому числі і на таку категорію роботодавців.

Тому особова картка є обов’язковим документом для підприємців.

Докладно про те, як її складати, читайте тут.

Висновки

ФОП, як і юридичні особи, повинні вести усю кадрову документацію щодо найманих працівників.  На цьому наполягає не лише Держпраці , а й інші органи державної влади (зокрема, Держкомпідприємництва у листах від 18.02.2011 р. №1751 та від 24.02.2011 р. №1875).

Єдиним документом, щодо якого й досі тривають дискусії, це штатний розпис. Більшість юристів схиляється до думки, що ФОП він не потрібен, оскільки підприємець, як фізособа, не має організаційної структури, і у нього не може бути відділів чи структурних підрозділів.

Однак Мінсоцполітики так не вважає. У листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 зазначалося, що складання штатного розпису є необхідним у роботі з персоналом. І ця необхідність стосується і підприємців. Адже саме на підставі штатного розпису приймаються рішення, зокрема, про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові. Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.