Оформлення та оподаткування участі працівників у семінарах

Відповіді державних органів на запити часом вносять більше сум’яття, ніж користі. Наприклад, така ситуація з листом від Мінфіну 20.05.2013 р. №31-07230-16-27/15177. У ньому зазначено, що «направлення працівника на навчання, зокрема на семінар, не є службовим відрядженням.» Проаналізуємо позицію Мінфіну та викладемо власну думку з цього приводу

Семінар як службове відрядження

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (Iнструкція №59).

На семінар працівника теж можна спрямувати наказом керівника. Тобто оформити поїздку на семінар у інше місце чи за кордон, як і службове відрядження, досить легко.

У випадку оформлення відрядження працівник має такі гарантії (ст. 121 КЗпП, Порядок №100, п. 170.9 ПКУ):

• оплата праці за умовами трудового договору, але не нижче від середнього заробітку;
• оплата проїзду, в тому числі бронювання, перевезення багажу, користування постільними речами;
• виплата добових;
• службові телефонні розмови;
• оплата проживання у сумі фактичних витрат за найм житла у т.ч. бронювання;
• вартість харчування включеного до рахунків із готелів;
• витрати на побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) включені до рахунків із готелю, обов’язкове страхування.

Документальне оформлення

Першим документом, який має бути оформлений на службову поїздку, є наказ про відрядження. Про те, як його скласти, ми писали тут.

Після повернення з відрядження працівник повинен надати бухгалтерії авансовий звіт та підтверджуючі документи про витрати  у відрядженні. Звісно, у роботодавця має бути договір та акт про надання послуг щодо проведеного семінару.

ПДФО, військовий збір та ЄСВ

Не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу  кошти одержані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані відповідно до п. 170.9 ПКУ.

Згідно з п. 6 розділу І Переліку №1170 добові, вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення належать до виплат, на які не нараховується ЄСВ.

Отже, головна перевага в оформленні поїздки на семінар як відрядження в тому, що витрати на таку поїздку, навіть, персоніфіковані, не спричиняють сплату додаткових податків. А головний недолік – це позиція Мінфіну щодо таких поїздок, про що далі.

Семінар як навчання

Мінфін вважає, що під час семінару працівник навчається або підвищує власну професійну кваліфікацію. А отже, поїздка на семінар це не службове відрядження, а навчання працівника, яке оформляється і фінансується інакше.

Справді, семінар можна віднести до одного з видів неформального професійного навчання працівників (набуття працівниками професійних знань, умінь, навичок, не регламентоване місцем набуття, строком і формою навчання, у значенні Закону №4312).

Якщо погодитися із позицією Мінфіну, будемо мати певні наслідки. Докладно ми їх розглядали тут.

Зокрема, на працівника, який поїхав на семінар, не поширюватимуться гарантії та компенсації, встановлені ст. 121 КЗпП, а саме: оплата робочого часу у відрядженні, добові, оплата проїзду до місця відрядження та назад, оплата проживання за місцем відрядження тощо.

Семінар як підвищення кваліфікації

Підвищення кваліфікації – це різновид післядипломної освіти, який передбачає набуття особою нових та/або вдосконалення раніше набутих компетентностей у межах професійної діяльності або галузі знань. Це цілком можна віднести і до семінарів.

Але заклади освіти, що провадять освітню діяльність з підвищення кваліфікації працівників, обов’язковість якої передбачена законом, мають отримати ліцензію на відповідну діяльність та/або акредитувати відповідні освітні програми.

Крім цього, згідно зі ст. 6 Закону №4312, підвищення кваліфікації робітників може здійснюватися безпосередньо у роботодавця або організовуватися на договірних умовах у ПТНЗ, а працівників, які за класифікацією професій належать до категорій керівників, професіоналів і фахівців, - може організовуватися на договірних умовах у ВНЗ.

Тож, якщо семінар проводить не навчальний заклад потрібного рівня державної акредитації, а звичайна юрособа або самозайнята особа, назвати це підвищенням кваліфікації важко. Назвати навчанням простіше, але чи варто це робити?

Гарантії та компенсації на час навчання та підвищення кваліфікації

Гарантії та компенсації для працівників під час навчання та підвищення кваліфікації встановлені постановою КМУ №695, тобто є однаковими.

Працівникові (щоправда, лише за основним місцем роботи):

• зберігається середня зарплата за основним місцем роботи за час навчання. Середній заробіток обчислюється відповідно до Порядку №100, розрахунковий період для обчислення заробітку застосовується 2 місяці;
• оплачується вартість проїзду до місця навчання та назад;
• виплачуються добові за кожний день перебування в дорозі у розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень;
• якщо немає гуртожитку, провадиться відшкодування витрат, пов’язаних з наймом житла в поряду, встановленому законодавством для службових відряджень.

Як бачимо, фінансується така поїздка майже так само, як і відрядження.  Надається таке фінансування на підставі наказу керівника про спрямування працівника на навчання (підвищення кваліфікації).

Але те, чи можна оформити поїздку працівника на семінар як навчальну, залежить від того, що зазначено у договорі (акті про надані послуги) з особою, яка проводить семінар.

Зокрема, якщо особа, що проводить семінар, наполягатиме на тому, що освітніх послуг вона не надає, а проведення семінару є виключно інформаційно-консультаційними послугами, оформити таку поїздку як навчальну буде неможливо.

Якщо з цим все гаразд, працівник після повернення з поїздки має надати авансовий звіт (у строки, встановлені п. 170.9 ПКУ) і документи, що підтверджують понесені витрати. У роботодавця має бути договір та акт наданих освітніх послуг.

Також за результатами навіть неформального навчання має бути видано документ, де зазначаються строки навчання, професія (спеціальність), за якою проводилося навчання, напрям підвищення кваліфікації тощо.

ПДФО, військовий збір та ЄСВ

Не включається до оподатковуваних доходів фізосіб сума, сплачена будь-якою юридичною або фізичною особою на користь вітчизняних ВНЗ та ПТНЗ за здобуття освіти, за підготовку чи перепідготовку платника податку, але не вище трикратного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного (податкового) року за кожний повний або неповний місяць навчання, підготовки чи перепідготовки такої фізичної особи (у 2017 р. – 9600,00 грн) (пп 165.1.21 ПКУ).

Також відповідно до пп. 165.1.37 ПКУ до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу не включається сума витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) платника податку.

Таким чином, для семінарів, які проводяться іншими особами (не ВНЗ і не ПТНЗ), ця пільга не застосовуватиметься. І кошти, сплачені роботодавцем за участь фізособи в семінарі вважатимуться її додатковим благом, ще й наданим у негрошовій формі.

Аналогічно і з ЄСВ. Якщо працівника направити на семінар як на навчання або підвищення кваліфікації, ЄСВ на цю виплату нараховувати не потрібно (п. 9 розділу ІІ Переліку №1170). Але, враховуючи те, що факт навчання слід підтвердити документально, і те, що проводити такий семінар має навчальний заклад (тобто акредитований заклад освіти), на семінари, які проводять інші особи, ця пільга не поширюватиметься. 

Тому, якщо участь у семінарі, який проводить не ВНЗ і не ПТНЗ, буде оформлена як навчання або підвищення кваліфікації, вартість такого семінару вважатиметься доходом працівника. І податківці вимагатимуть сплати з такого доходу ПДФО 18%, ВЗ 1,5% і ЄСВ 22%. 

Висновок

Щоб уникнути зайвої сплати податків, роботодавці свідомо відмовляються оформлювати семінари від неакредитованих як навчальні заклади осіб як навчальні поїздки. Оформити відрядження виходить дешевше.

З цієї ж причини роботодавці намагаються вартість таких семінарів – дохід працівника зробити не персоніфікованим. Як правило, це досягається шляхом зазначення у договорі та акті про  надання консультаційно-інформаційних послуг роботодавцю-замовнику, а не його персоналу.