Як документально оформити відрядження? Роз'яснює ДФС

Для кожного підприємства головним орієнтиром має стати Положення про службові відрядження, яке визначає базиси поїздки, зокрема питання щодо документування відряджень.

Розглянемо перелік документів, які складають для документування службової поїздки:

Наказ (розпорядження) про відрядження — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ. У ньому зазначають:

• ПІБ і посаду відрядженого працівника;
• пункт призначення (місто, область);
• мету відрядження;
• назву підприємства, на яке відряджається працівник;
• строк відрядження;
• розмір добових;
• інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації (зразок 1). 

• кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок) — обов’язковий винятково для бюджетників (п. 6 розділу І та п. 1 розділу ІІІ Інструкції № 59). Проте не буде зай­вим і для госпрозрахункових підприємств. У ньому мають фігурувати суми витрат, які передбачено для конкретного відрядження (зразок 2).

• завдання на відрядження — необов’язковий документ, адже мету відрядження зазначають у наказі на відрядження. Відповідно якщо є необхідність деталізації завдання, то радимо окремо скласти завдання на відрядження (зразок 3).

Здебільшого складання такого документа покладають на керівника структурного підрозділу. Хоча цілком можливо, що його складанням займається безпосередньо директор, який і має його затвердити.

• звіт про виконану роботу у відрядженні —необов’язковий документ, але його наявність допоможе підсумувати виконану роботу у відрядженні. Він складається у довільній формі з розкриттям обсягу виконаної роботи у відрядженні (зразок 4).

• посвідчення про відрядження — необов’язкова форма. Проте на практиці багато підприємств її продовжують використовувати (як у разі поїздки працівників до кількох міст, так і до одного). Необхідність оформлення посвідчення про відрядження фіксують у Положенні про службові відрядження. Нагадаємо, що форму посвідчення про відрядження було затверджено наказом № 260, проте згідно з наказом №738 вона втратила чинність;
• журнал реєстрації відряджень — необов’язковий документ. Такий журнал надасть зведену інформацію про відрядження на підприємстві (хто, коли та куди їздив). Одне з головних завдань такого журналу — контроль за відрядженнями працівників підприємства (зразок 5).

• Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ.

На практиці такий документ частіше називають авансовим звітом. Його форму затверджено наказом № 841.

Звіт складає відряджений працівник, в якому заповнює всі графи, крім:

• «Звіт перевірено»;
• «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
• кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
• розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Ці графи заповнюються особою, яка надала такі кошти (зазвичай бухгалтером).

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Зауважимо, якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі на корпоративну картку підприємства, то у графі «Одержано» працівник зазначає тільки суму, використану шляхом зняття готівки через банкомат або в безготівковій формі. Водночас якщо перерахування коштів на відрядження здійснювалося на власний рахунок працівника для використання за допомогою особистих електронних платіжних засобів, то у графі «Одержано» працівник має відобразити всю перераховану на його рахунок суму.

Згідно з п. 20 Положення № 148 відряджені особи, які отримували готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративної або особистої картки, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Такі особи подають до бухгалтерії підприємства Звіт разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо)разом з невитраченим залишком готівки.

У разі неподання до Звіту документів, які підтверджують одержання готівкових коштів з поточного рахунку, посадова особа підприємства (бухгалтер) зобов’язана вжити відповідних заходів щодо підтвердження факту одержання готівкових коштів з поточного рахунку.

Розглянемо приклад заповнення Звіту (зразок 6).

Згідно з наказом № 21/в від 26.03.2018 р. Соломко В. Т. відбув у відрядження на 2 дні (28, 29 березня). Перед поїздкою він отримав на особисту платіжну картку 1 550 грн. 2 квітня Соломко В. Т. подав до бухгалтерії Звіт разом із підтвердними документами, де вказав витрати на загальну суму 1 800 грн (у тому числі ПДВ — 214,00 грн). Сума перевитрат узгоджувалася з керівником підприємства і становить 250 грн, яка після затвердження Звіту керівником перерахована на особисту платіжну картку працівника.

Зауважимо, що у випадку якщо співробітник прибув із закордонного відрядження, Звіт складається у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Продовження відрядження

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі (наприклад, хвороба, відсутність квитків, необхідність продовження зустрічі тощо).

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства (зразки 7, 8).

Після видання наказу про продовження відрядження добові та документально підтверджені витрати (наприклад, на проживання, на проїзд тощо) відшкодовуються працівнику на загальних підставах.

У разі продовження відрядження його загальна тривалість не повинна перевищувати максимальних строків відряджання, установлених Положенням про службові відрядження. Виключення — тимчасова непрацездатність. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються.

Іноді виникають ситуації, коли з об’єктивних причин відрядження потрібно скасувати або перенести його на іншу дату. Серед найпоширеніших приводів для скасування відрядження: хвороба працівника, сімейні обставини, що не дають можливості направитися у відрядження, перенесення або відміна зустрічі тощо.

Оптимальним варіантом для небюджетних підприємств є врегулювання цього моменту у Положенні про службові відрядження працівників підприємства. Наприклад, можна зафіксувати у ньому таку норму: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для відрядження вже було оформлено пакет документів (наказ, службове завдання тощо), видавався аванс та купувалися квитки для поїздки, то для скасування запланованої події:

• на ім’я керівника підприємства готується службова (доповідна) записка, в якій фіксуються причини скасування відрядження. Її підготувати може як сам працівник, який направився у відрядження, так і керівник відповідного структурного підрозділу (зразок 9).

• оформлюється наказ (розпорядження) про скасування відрядження. В ньому зазначається: посада, прізвище та ініціали працівника, причини скасування та строк, протягом якого він поверне отриманий аванс на відрядження. З його текстом обов’язково ознайомлюють працівника, який направлявся у відрядження (зразок 10).

• до журналу реєстрації наказів про відрядження вноситься запис про анулювання поїздки працівника (якщо такий журнал ведеться на підприємстві).

Зауважимо, що Податковим кодексом не встановлено строків здавання готівки в разі скасування відрядження. У цьому питанні бюджетні підприємства мають дотримуватися строків повернення авансу, установлених Інструкцією № 59 (розділ ІІ п. 11 та розділ ІІІ п. 18), а госпрозрахункові підприємства — Положенням про службові відрядження працівників. Якщо строки повернення порушено, то така сума включається до оподатковуваного доходу працівника та є об’єктом оподаткування ПДФО і військовим збором на загальних підставах. У разі скасування закордонного відрядження працівник має повернути невитрачені кошти у валюті видачі авансу.

Від редакції

Щодо строку здавання коштів у разі скасування відрядження

Податківці у підкатегорії 103.17 ЗІР вказали, що нормами законодавства не передбачено додаткових строків для здавання коштів до каси підприємства, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулось з поважних причин (в тому числі у разі хвороби працівника).

Тобто, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки (ред. з дня видання наказу)  повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Звертаємо увагу! Строк - три банківських дня встановлено для бюджетних установ у Інструкції №59, для інших підприємств - п'ять банківських днів (строк встановлено пп. 170.9.2 ПКУ). Але податківці зробили загальний висновок згідно з Інструкцією №59. І як будуть відноситися до повернення коштів після трьох днів при перевірках - це питання.

І що одне спірне питання. Щодо потреби складати авансовий звіт при скасуванні відрядження. Прямо це теж не встановлено. Але, якщо кошти на відрядження надавалися, то за Порядком №841 слід складати авансовий звіт.

***

Про строки звітування щодо відрядження та повернення авансу ми розповідали тут та тут>>