Не надавали працівникам благодійну допомогу у 2018 році – саме час це зробити!

Документальне оформлення

Для відображення в обліку будь-якої господарської операції потрібні відповідні первинні документи. Це встановлено ст. 9 Закону про бухоблік. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Не є виключенням і матеріальна допомога фізособам.

При наданні благодійної допомоги фізособам потрібні:

• заява від фізособи,
• складений наказ керівника підприємства на підставі даних із таких заяв про надання благодійної допомоги,
• платіжне доручення (якщо допомогу надавали у безготівковій формі) або видатковий касовий ордер (якщо фінансування здійснено готівкою).

Зразок заяви на отримання допомоги дивіться тут. 

Правила надання благодійної допомоги у готівці

Обмеження у розрахунку готівкою, встановлені Положенням №148, не поширюється на пожертвування та благодійну допомогу. Тому надавати в день благодійну допомогу у готівці окремому працівнику можна в будь-якій сумі.

Але на її розмір все ж таки варто звернути увагу – з метою оподаткування ПДФО та ВЗ! 

Неоподатковані види та розмір благодійної допомоги визначено п. 170.7 ПКУ.

Розмір неоподаткованої благодійної допомоги у 2018 році

Відповідно до пп. 170.7.3 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами – юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного року сукупно у розмірі граничного доходу для застосування ПСП.

Нагадаємо, що цільовою є благодійна допомога, що надається під визначені умови та напрями її витрачання, а нецільовою вважається допомога, яка надається без встановлення таких умов або напрямів. Тож при наданні нецільової допомоги слід врахувати ці особливості.

У 2018 році розмір такого доходу становить 2470 грн. Тож у 2018 році без наслідків в оподаткуванні ПДФО та військового збору можна надати своїм працівникам нецільову благодійну допомогу у розмірі 2470 грн.

При наданні такої допомоги у розмірі більше ніж 2470 грн сума перевищення буде включатися до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку і підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Допомога надається у грошовій формі. У такому випадку базою утримання ПДФО і військового збору є сума такого перевищення. Ставка ПДФО для оподаткування таких виплат встановлена на рівні 18% незалежно від суми перевищення. Також сума перевищення буде оподатковуватися військовим збором за ставкою 1,5%.

Допомога надається у негрошовій формі. У цій ситуації  базою утримання ПДФО є сума такого перевищення, збільшена на натуральний коефіцієнт. У 2018 році він становить 1,2195.

Військовий збір в обох випадках утримується з суми перевищення без збільшення на такий коефіцієнт.

Увага! У 2018 році сума нецільової благодійної допомоги, яка надається благодійником – юридичною особою фізичній особі, яка не оподатковується ПДФО та військовим збором і не є базою для обкладання ЄСВ, становить 2470 грн.

Відображення у формі №1ДФ

Сума нецільової благодійної допомоги, що надається роботодавцями на користь працівника протягом звітного 2018 року сукупно у розмірі, що не перевищує 2470 грн, відображається у формі №1ДФ під ознакою доходу «169».

Якщо ж сума нецільової благодійної допомоги протягом 2018 року перевищить 2470 грн, то сума такого перевищення відображається у формі №1ДФ під ознакою доходу «126» як додаткове благо або «127» як інший дохід.

Зауважимо, що думка податківців щодо застосування коду ознаки доходу з 2015 року змінилася. Так, у листах від 28.10.2015 p. №22789/6/99-99-17-03-03-15 та від 25.02.2016 р. №4186/10/26-15-12-04-12 вони говорять про ознаку доходу «127» для такого виду доходу.

Тож, обережний податковий агент може звернутися до органу ДФС за індивідуальною податковою консультацією щодо цього. Якщо цього не зробити і щодо ознаки доходу виникнуть суперечки при податковій перевірці, це призведе до штрафу за п. 119.2 ПКУ у розмірі 510 грн або 1020 грн залежно від кількості виявлених помилок за відповідний рік.

Відомості щодо доходів оподаткування військовим збором відображаються у розділі ІІ форми №1ДФ. А саме у рядку «Військовий збір» загальна сума нарахованого доходу, загальна сума виплаченого доходу, загальна сума нарахованого військового збору та загальна сума перерахованого до бюджету військового збору відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками). При цьому відомості про фізособу – платника податку, якій нараховані доходи, з яких утримується військовий збір, не зазначаються.

Яку суму доходу треба відображати в цьому розділі, загальну чи лише оподатковану? Податківці в останніх своїх роз’ясненнях наголошували на відображенні загальної суми доходу. Більше тут >>> 

Тож роботодавцю доведеться або дотримуватися цих роз’яснень або ж за самостійним рішенням відображати тільки оподатковуваний дохід, але готуватися до питань при перевірках.

ЄСВ на суми нецільової благодійної допомоги

Нецільова благодійна допомога не належить до основної або додаткової зарплати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат. Тому вона не є базою для нарахування ЄСВ.

Але у податківців є своя думка щодо цього. Вони говорять, що нецільова благодійна допомога  – різновид матеріальної допомоги разового характеру. Така допомога не входить до фонду оплати праці на підставі пп. 3.31 Інструкції №5. А отже, з її суми ЄСВ справляти не потрібно.

Разовою нецільова благодійна допомога буде вважатися лише при виконанні таких умов:

• допомогу виплачують окремому працівнику, наприклад, у зв'язку зі сімейними обставинами;
• необхідність у її отриманні виникла раптово;
• рішення про видачу та розмір такої допомоги приймає керівник підприємства на власний розсуд.

Оскільки нецільова благодійна допомога не є базою для нарахування ЄСВ, то вона не відображається у щомісячному звіті з ЄСВ роботодавця (додаток 4).  

Коли податківці можуть визнати благодійну допомогу зарплатою

Із позиції податківців виходить, що надавати допомогу в один момент всім працівникам або за одним рішенням керівництва, або за однією метою не можна. У такому разі вони будуть стверджувати, що така допомога не відповідає критеріям визнання разової допомоги. Тому при перевірках податківці будуть наполягати на нарахуванні ЄСВ та на оподаткуванні ПДФО та військовим збором вже за зарплатними правилами.

У роботодавців, у штаті яких є тільки один працівник, виникає питання: чи буде вважатися надана благодійна допомога разовою? На жаль, роз’яснення ДФС щодо цього питання немає. Якщо йти за критеріями визнання допомоги разовою, то така допомога в такому випадку надається саме окремому працівнику. Про це слід вказати у наказі про її надання.

Cплата ПДФО та військового збору

За пп. 168.1.2 ПКУ ПДФО сплачується до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом. Банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування цього податку до бюджету. Це стосується й виплати благодійної допомоги, яка має оподатковуватися ПДФО та військовим збором. При цьому пам’ятайте, що для сплати ПДФО за іншими видами доходу ніж зарплата слід сплатити ПДФО, що сплачується податковими агентами, із доходів платника податку інших ніж заробітна плата. Про це ми вказували ось тут.

Податок на прибуток

За пп. 140.5.10 ПКУ платникам податку на прибуток у разі застосування податкових різниць слід збільшити фінрезультат до оподаткування на суму наданої безповоротної фіндопомоги (безоплатно наданих товарів, робіт, послуг). Але ця норма не поширюється на надання благодійної допомоги фізособам. Тому й податкової різниці не виникатиме.

На об’єкт оподаткування податком на прибуток надання допомоги працівникам та іншим фізособам впливає тільки у бік зменшення (і то на етапі визнання витрат в бухгалтерському обліку).

Якщо ж раптом ви вирішили надати благодійну допомогу фізособам-підприємцям, то доведеться на її суму збільшити свій фінрезультат. Про це ми писали тут і тут.

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку виплати благодійної допомоги призводять до зменшення активів, а отже відповідно до п. 5 П(С)БО 16 відображаються у складі витрат.

Згідно з п. 7 П(С)БО 16 витрати у вигляді перерахованої благодійної допомоги визнаються витратами періоду, в якому вони були понесені. А відповідно до п. 29 цього ж П(С)БО такі витрати відображатимуться в бухгалтерському обліку за дебетом субрахунку 949 «Інші операційні витрати» або 977 «Інші витрати діяльності».

Приклад 1. 22.11.2018 ТОВ «В» надало за заявою працівника йому нецільову благодійну допомогу у зв`язку зі скрутним матеріальним становищем  у розмірі 2400 грн. Основна зарплата за грудень 2018 року – 5000,00 грн.

В такому випадку ТОВ «В», як податковий агент має визначити базу оподаткування для ПДФО 5000 грн.

Сума утриманого ПДФО: 5000 * 18% = 900 грн.

Сума утриманого військового збору: 5000 * 1,5% = 75 грн

Сума нарахованого ЄСВ: 5000,00 * 22% = 1100,00 грн. ЄСВ на суму благодійної разової допомоги не нараховується у такому разі.

В ф. №1ДФ вся сума наданої благодійної допомоги (2400 грн) буде відображена під ознакою доходу «169». 

Приклад 2.  23.11.2018 ТОВ «В» надало за заявою іншого працівника нецільову благодійну допомогу у зв`язку зі скрутним матеріальним становищем у розмірі 10000 грн. Основна зарплата за грудень 2018 року – 5000,00 грн.

В такому випадку ТОВ «В», як податковий агент має визначити базу оподаткування для ПДФО 12530 = (10000-2470) + 5000 грн.

Сума утриманого ПДФО: 12530 * 18% = 2255,40 грн.

Сума утриманого військового збору: 12530 * 1,5% = 187,95 грн

Сума нарахованого ЄСВ: 5000,00 * 22% = 1100,00 грн. ЄСВ на суму благодійної разової допомоги не нараховується у такому разі.

У формі №1ДФ частина суми наданої благодійної допомоги у розмірі 2470 грн буде відображена під ознакою доходу «169», а сума перевищення 7530 грн (10000 – 2470) з оназкою доходу «127». 

У таблиці щодо бухгалтерських проведень відобразимо операції щодо надання благодійної допомоги обом працівникам та утримання та перерахування ПДФО з цих сум й військового збору до бюджету.