Перший місяць працівника на роботі: практичні кейси для бухгалтера

Ми вже писали про перші дії роботодавця при прийнятті працівника на роботу.

Про алгоритм дій при прийнятті на роботу працівників ми розповідали тут.

У цій статті зупинимося на розрахункових аспектах, на які має звернути увагу бухгалтер щодо заробітної плати.

Заробітна плата новоприйнятого працівника

Спочатку слід нагадати про Закон про оплату праці та КЗпП.

Заробітна плата – це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу.

Розмір заробітної плати залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності підприємства (ст. 1 Закону про оплату праці та ст. 94 КЗпП).

Нагадаємо, мінімальна заробітна плата – це встановлений законом мінімальний розмір оплати праці за виконану працівником місячну (годинну) норму праці.

Мінімальна заробітна плата встановлюється одночасно в місячному та погодинному розмірах (ст. 3 Закону про оплату праці).

Розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчий розміру мінімальної заробітної плати. Нагадаємо, що мінімальна зарплата на 2019 рік становить:

• у місячному розмірі – 4173 грн;
• у погодинному розмірі – 25,13 грн.

Якщо нарахована заробітна плата працівника, який виконав місячну норму праці, є нижчою за розмір МЗП, роботодавець проводить доплату до рівня МЗП, яка виплачується щомісячно одночасно з виплатою заробітної плати.

Але щодо новоприйнятих працівників зазначені правила виконуються лише, якщо вони були прийняті на роботу з першого числа місяця. Або, принаймні, з першого робочого дня такого місяця! Адже лише за таких умов у працівника є можливість виконати норму праці за цей місяць.

У разі невиконання працівником у повному обсязі місячної (годинної) норми праці мінімальна заробітна плата виплачується пропорційно до виконаної норми праці.

Тобто бухгалтеру слід пам’ятати такі речі:

1. зарплата працівника за місяць не може бути меншою ніж МЗП;
2. якщо працівник відпрацював неповний місяць, МЗП виплачується пропорційно до виконаної норми праці.

Приклад 1. Працівника прийнято на роботу 16.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень, основне місце роботи). Оклад у працівника становить 4173,00. Яку зарплату працівник отримає за жовтень 2019 р.?

1. у жовтні 2019 р. 22 робочі дні ;
2. працівник відпрацював – 12 р. д.;
3. заробітної плати за жовтень працівнику слід нарахувати 2276,19 грн (4173 грн/22 р.д * 12 відпр.д).

Розглянемо ще варіант, якщо у працівника заробітна плата менша ніж розмір МЗП. Таке може бути, оскільки згідно зі ст. 6 Закону про оплату праці, мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) встановлюється у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, встановлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року.

Відповідно до ст. 3-1 Закону про оплату праці, якщо розмір заробітної плати у зв’язку з періодичністю виплати її складових є нижчим за розмір мінімальної заробітної плати, проводиться доплата до рівня мінімальної заробітної плати.

Приклад 2. Працівника прийнято на роботу 16.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень). Оклад у працівника - 2000,00. Яку зарплату працівник отримає за жовтень 2019 р.?

1. у жовтні 2019 р. 22 робочі дні;
2. працівник відпрацював – 12 р. д.;
3. зарплата працівника за окладом за жовтень становитиме 1090,91 грн (2000 грн/22 р.д. * 12 відпр.дн). Але нарахована зарплата працівника не може бути меншою ніж розмір МЗП, пропорційний до виконаної норми праці. Тож слід буде працівнику зробити доплату до МЗП;
4. тобто зарплата за жовтень у працівника має бути не менше ніж 2276,19 грн (4173 грн/22 р.д. * 12 відпр.д). Розмір доплати до МЗП становитиме: 1185,28 грн (2276,19 грн – 1090,91 грн).

Також розглянемо ще один приклад, коли у працівника заробітна плата більша ніж розмір МЗП.

Приклад 3. Працівника прийнято на роботу 16.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень). Оклад у працівника - 10 000 грн. Яку зарплату працівник отримає за жовтень 2019 р.?

1. у жовтні 2019 р. 22 робочі дні;
2. працівник відпрацював – 12 р. д.;
3. зарплата працівника за жовтень становитиме 5454,55 грн (10 000 грн/22 р. д * 12 відпр. дн.).

ЄСВ за новоприйнятого працівника

Згідно з  ч. 5 ст. 8 Закону №2464-VI, якщо база нарахування ЄСВ не перевищує розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід), та ставки ЄСВ.

Умовою застосування зазначеної норми є перебування найманого працівника у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацювання всіх робочих днів звітного місяця.

У разі прийняття працівника на основне місце роботи протягом місяця, в якому нарахована заробітна плата за відпрацьований час не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, сума ЄСВ розраховується з фактично нарахованої заробітної плати незалежно від її розміру («ЗІР», категорія консультації 301.04.01).

Про цей та інші випадки, коли ЄСВ нараховується не на мінімальну зарплату, ми писали тут.

Приклад 4. Візьмемо дані з Прикладу 1. Отже, працівник відпрацював неповний місяць. Зарплата працівника за місяць становить 2276,19 грн. ЄСВ буде у розмірі 500,76 грн (2276,19 грн * 22%).

Але, зверніть увагу, на такий нюанс, Якщо працівника прийнято на основне місце роботи в перший робочий день місяця, який не співпадає з першим числом календарного місяця, то з урахуванням того, що такий працівник відпрацював повністю всі робочі дні в даному місяці, підприємство нараховує ЄСВ, виходячи зі законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати на місяць («ЗІР», підкатегорія 301.04.01).

ПДФО та ПСП, ВЗ

ПДФО зі зарплати працівника у місяці його прийняття утримується на загальних засадах. Та є особливості в застосуванні ПСП працівником.

Кожен працівник має право на податкову соціальну пільгу (ПСП). Така пільга дозволяє зменшити суму загального місячного оподатковуваного доходу, отримуваного від одного роботодавця у вигляді заробітної плати.

Відповідно до п. 169.1 ПКУ платник податку має право на зменшення суми загального місячного оподатковуваного доходу, отримуваного від одного роботодавця у вигляді заробітної плати (інших прирівняних до неї відповідно до законодавства виплат, компенсацій та винагород), якщо його розмір не перевищує суми, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, діючого для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень.

У 2019 році розмір заробітної плати, що дає право на податкову соціальну пільгу, становить – 2690,00 грн (прожитковий мінімум на працездатну особу у розмірі 1921,00 грн х 1,4). Розмір ПСП у 2019 р. – 960,50 грн.

Для отримання ПСП працівнику слід подати заяву на застосування ПСП. Нормами ПКУ не передбачено встановлення якоїсь єдиної форми заяви, тож платник податків має право надати цю заяву у довільній формі.

Зверніть увагу: згідно з пп. 169.3.4 ПКУ податкова соціальна пільга надається з урахуванням останнього місячного податкового періоду, в якому платник податку був звільнений з місця роботи. Тож платник податків має право на отримання ПСП лише від одного працедавця. Якщо він реалізував це право у звітному місяці на старому місці роботи, то в цьому місяці уже не має права на отримання ПСП на новому місці роботи. Тоді такий працівник має право на отримання ПСП  на новому місці роботи з наступного місяця після прийняття на роботу.

Тому, якщо в місяці прийняття на роботу працівник подає заяву про застосування ПСП, слід вияснити чи застосовував колишній роботодавець до його зарплати ПСП у місяці звільнення. Якщо так, то ПСП в цьому місяці не застосовуйте, а лише з наступного. Та якщо працівник не застосовував ПСП на попередньому місці роботи в цьому місяці, або якщо взагалі це перше місце роботи в цьому місяці у працівника, звісно ПСП слід застосовувати. З'ясувати цей факт можна, отримавши довідку з останнього місця роботи працівника. Звісно, якщо працівник у місяці прийняття на роботу ніде не працював за трудовим договором, то така довідка не потрібна – і так зрозуміло, що ПСП в цьому місяці він не користувався і її можна застосувати за новим місцем роботи.

Нагадаємо, що є різні розміри ПСП, на які можуть претендувати працівники. Докладно про це – у нашому довіднику.

Приклад 5. Візьмемо дані з Прикладу 1. Заробітна плата за жовтень працівника становить 2276,19 грн (4173 грн /22 р.д * 12 відпр.д). Це перше місце роботи працівника в цьому місяці. Зарплата, нарахована працівнику, не перевищує граничного розміру доходу, що дає право на застосування «базової» ПСП у розмірі 960,50 грн.

Сума ПДФО, що належить до сплати до бюджету: (2276,19 грн – 960,50 грн) х 18% = 236,82 грн.

Щодо військового збору, то відповідно до пп. 1.3 п. 16-1 підрозділу 10 Розділу XX ПКУ ставка військового збору становить 1,5% від об’єкта оподаткування. Об’єктом і, по суті, базою оподаткування є нарахована зарплата працівника (без зменшення на ПСП).

Приклад 6. Візьмемо дані з Прикладу 1. Заробітна плата за жовтень працівника становить  2276,19 грн (4173 грн/22 р.д * 12 відпр.д).

Сума ВЗ, що належить сплаті до бюджету: 34,14 грн (2276,19 грн* 1,5%).

Індексація зарплати новоприйнятого працівника

Зверніть увагу: для новоприйнятих працівників обчислення індексу для проведення індексації має здійснюватися з місяця, наступного за місяцем підвищення тарифної ставки (окладу) за посадою, на яку приймається такий працівник.

Про це йдеться, зокрема, і в листі Мінсоцполітики від 25.10.2017 р. №97/0/66-17.

У разі коли особа працює неповний робочий час, сума індексації визначається з розрахунку повного робочого часу, а виплачується пропорційно відпрацьованому часу (п. 4 Порядку №1078).

Тобто, якщо працівник відпрацював неповний місяць, індексацію слід виплатити пропорційно до відпрацьованого часу.

Приклад 7. Працівника прийнято на роботу 16.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень, основне місце роботи) на посаду бухгалтера. Востаннє за цією посадою було підвищення окладів у січні 2018 р. Який розмір індексації належить до сплати працівнику у жовтні 2019 р.?

• у жовтні 2019 р. робочих днів – 22;
• працівник відпрацював – 12 р. д.;
• «базовим» місяцем є січень 2018 р., розмір індексації за повний відпрацьований місяць становить 214,75 грн. Визначити суму такої індексації можна за допомогою калькулятора індексації тут. Але оскільки працівник відпрацював місяць не повністю, індексація йому нараховується пропорційно відпрацьованому часу: 117,14 грн (214,75 грн/22 р. д * 12 відпр.дн).

Відпустка або компенсація за невикористану відпустку

Буває так, що працівник, не відпрацювавши й місяця, йде в оплачувану відпустку. Або працівник звільняється з роботи, не відпрацювавши жодного місяця, й при цьому має право на виплату йому компенсації за невикористану відпустку. Як порахувати середній заробіток в такому випадку?

За такої ситуації у працівника відповідно до Порядку №100 є неповний розрахунковий період (тобто період, менший за «базовий» розрахунковий період 12 місяців).

Якщо працівником не відпрацьовано календарного місяця, то відпустка або компенсація за невикористану відпустку обчислюється з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки або посадового окладу (п. 4 Порядку №100).

При цьому середньоденна заробітна плата розраховується як результат множення суми окладу на 12 місяців і ділення отриманого результату на 354 (355) календарних днів.

Приклад 8. Середня заробітна плата для оплати відпустки, якщо працівник відпрацював менше календарного місяця.

Працівника прийнято на роботу 16.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень, основне місце роботи). Оклад у працівника становить 4173,00 грн. З 23.10.2019 р. йому надається навчальна відпустка строком 14 к.дн.

Оскільки працівником не відпрацьовано календарного місяця, середній заробіток обчислюється виходячи з посадового окладу.

Умовно за 12 календарних місяців заробітна плата становить: 4173,00 грн х 12 міс. = 50076,00 грн.

Середньоденна заробітна плата: 50076,00 грн/(365 к.дн. – 11 святк.дн.) = 141,46 грн;

Сума відпускних: 141,46 х 14 к.дн. = 1980,44 грн.

Відрядження працівника у місяці прийняття

Згідно зі ст. 121 КЗпП оплата праці працівника за виконану під час відрядження роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором. Розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку.

Для правильної оплати часу відрядження слід зробити такі дії

1. Розрахувати денний заробіток.

2. Визначити середньоденну заробітну плату.

3. Порівняти денну зарплату та середню.

Якщо сума середньоденної зарплати більше суми денного заробітку, то робочі дні у відрядженні оплачують, виходячи зі середньоденної зарплати.

Для розрахунку денного заробітку за місяць, у якому працівник перебував у відрядженні, зарплату в місяці відрядження слід поділити на кількість робочих днів за нормою робочого часу цього місяця.

Щодо середньої зарплати, то працівникам, які працюють на підприємстві менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється, виходячи з виплат за фактично відпрацьований час (абз. 3 п. 2 Порядок №100).

Згідно з абз. 4 п. 2 Порядку №100, якщо протягом останніх двох місяців перед подією працівник не працював, середня заробітна плата обчислюється, виходячи з виплат за попередні два місяці роботи.

Якщо ж працівник не відпрацював протягом цих місяців жодного робочого дня, середня заробітна плата обчислюється виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки чи посадового окладу (останній абзац п. 4 Порядку №100).

Як саме розрахувати середню зарплату, в нормативних актах не передбачено.

Відповідно до усталеної практики рахують шляхом ділення:

• подвійного розміру окладу працівника на кількість робочих днів за графіком роботи працівника за попередні два місяці;
• встановленого посадового окладу на норму робочого часу поточного місяця.

Приклад 9. Працівник працює менше місяця:  як розрахувати середньоденну зарплату для оплати часу відрядження?

Працівника прийнято на роботу 16.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень, основне місце роботи). Працівника направляють у відрядження з 28.10.2019 р. до 31.10.2019 р. включно.

Зарплата за відпрацьовані дні становить 2500,00 грн (8 днів).

Оскільки працівником відпрацьовано менше двох календарних місяців, середня заробітна плата для порівняння з оплатою за трудовим договором за час відрядження обчислюється, виходячи з виплат за фактично відпрацьований час.

Середньоденна зарплата: 2500,00 грн / 8 р.дн = 312,50 грн.

Приклад 10. Працівника прийняли на роботу і того ж дня направлено у відрядження.

Працівника прийнято на роботу 16.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень, основне місце роботи). Оклад у працівника становить 4173,00 грн.

Середню заробітну працівнику для порівняння з оплатою за трудовим договором за час відрядження  необхідно розраховувати, виходячи з установленого йому в штатному розписі посадового окладу.

Обираємо другий  спосіб розрахунку: 4173 грн / 22 р.дн. = 189,68 грн.

Лікарняні та допомога у зв'язку з вагітністю та пологами

Якщо у працівника настала тимчасова непрацездатність в місяці прийняття на роботу слід дотримуватися наступного.

Згідно з п. 25 Порядку №1266 розрахунковим періодом для обчислення середньої заробітної плати є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах з (першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок.

Відповідно до п. 29 Порядку №1266, якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування застрахована особа має страховий стаж менше шести місяців, середня заробітна плата визначається для розрахунку:

• допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами – виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачується ЄСВ, але в розрахунку на місяць не вище двократного розміру мінімальної заробітної плати та не менше за розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку;
  
  
• допомоги з тимчасової непрацездатності – виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачується ЄСВ, але в розрахунку на місяць не вище за розмір мінімальної заробітної плати, встановлений законом у місяці настання страхового випадку.

Зверніть увагу! Докладно про вплив розміру страхового стажу на розрахунок лікарняних і декретних ми писали тут. А про те, як отримати інформацію від ПФУ про наявний у працівника страховий стаж, читайте тут.

Якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше календарного місяця за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266).

Приклад 11. Середня зарплата для оплати тимчасової непрацездатності, якщо працівник відпрацював менше місяця.

Працівника прийнято на роботу 16.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень, основне місце роботи). Оклад у працівника становить 4173,00 грн.

Працівник захворів 25.10.2019 р. тривалістю 5 к.дн.

Проведемо нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності, враховуючи те, що у працівника є стаж 6 місяців протягом попередніх 12-ти місяців, а страховий стаж – п’ять років.

Працівник не відпрацював і місяця, до розрахунку слід брати фактично відпрацьований час.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді – 9 к. дн.

Заробітна плата, що входить до розрахунку: 4173 грн / 22 р.дн. х 7 р.дн. = 1327,77 грн.

Сума допомоги з тимчасової непрацездатності: 1327,77 грн / 9 к.дн. х 60% х 5 = 442,59 грн.

Якщо в розрахунковому періоді застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи, середня заробітна плата обчислюється, виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку шляхом ділення на 30,44 (п. 28 Порядку №1266) та п. 5 Порядку №1266.

Приклад 12. Середня зарплата для оплати тимчасової непрацездатності, якщо працівник захворів у перший день.

Працівника прийнято на роботу 25.10.2019 р. (п’ятиденка, 40-годинний робочий тиждень, основне місце роботи). Оклад у працівника становить 4173,00.

Працівник захворів 25.10.2019 р. тривалістю 5 к.дн.

Проведемо нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності, враховуючи те, що у працівника є стаж 6 місяців протягом попередніх 12-ти місяців, а страховий стаж – 10 років.

Страховий випадок настав у перший день роботи, тож середню заробітну плату обчислюємо, виходячи з тарифної ставки (посадового окладу), встановленої на день настання страхового випадку шляхом ділення на 30,44.

Середньоденна заробітна плата становить: 4173 грн /30,44 = 137,09 грн.

Сума допомоги з тимчасової непрацездатності: 137,09 грн  х 5 = 685,45 грн.