Головна Усі новини Праця та соціальний захист Трудові відносини

Оформлення працівника на роботу: як зробити це правильно?

Укладання трудових відносин - це те, через що всі ми проходили. Та за ним приховано чимало нюансів. Що саме потрібно зробити при працевлаштуванні працівника, та яку документацію оформити? Сьогодні ми розглянемо на прикладах правила складання заяви та наказу про прийняття на роботу

Перебіг подій протягом першого місяця (або за його наслідками) в зв’язку із прийняттям на роботу працівника можна відобразити такою схемою. Саме ці питання ми розглянемо в окремих матеріалах протягом кількох наступних днів.

Звісно, що ця схема дуже умовна. Оскільки в ній немає певних нюансів, які трапляються у житті. Наприклад:

  • якщо приймається на роботу директор, якого призначили засновники підприємства, заяву з проханням прийняти його на роботу підприємству він не подає;
  • крім звичайного знайомства із керівництвом і правилами трудового розпорядку, працівники мають пройти ще й інструктаж з охорони праці;
  • про прийняття на роботу деяких працівників треба повідомити не лише податківців, а й банк та решта контрагентів, оформити їм електронний цифровий підпис тощо;
  • часто новоприйнятим працівникам роботодавець встановлює випробувальний термін;
  • а ще не слід забувати про працівників, переведених з інших підприємств, які не лише займають певну посаду, а й приносять з собою «багаж» у вигляді права на відпустку, зароблену за попереднім місцем роботи.

Одним словом, нюансів багато. Тому матеріалів буде кілька, але всі вони будуть надаватися за зазначеною схемою. 

 

Подання документів працівником на працевлаштування та написання заяви на прийняття

Згідно із ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я в т.ч про інвалідність та інші документи.
Також працівник подає на підприємство реєстраційний номер облікової картки (ідентифікаційний код).
До інших документів належать, зокрема:

  1. військовий квиток (посвідчення про приписку до призовної дільниці);
  2. свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
  3. пенсійне посвідчення;
  4. посвідчення учасника бойових дій;
  5. посвідчення особи з інвалідністю (висновок і індивідуальна програма реабілітації від МСЕК);
  6. чорнобильське посвідчення відповідної категорії;
  7. свідоцтво про народження дитини (дітей);
  8. документ, що підтверджує статус одинокої матері;
  9. документ, що засвідчує дитині інвалідність та ін.

Зверніть увагу! Заяви про прийняття на роботу в цьому переліку немає! КЗпП взагалі не вимагає подання такого документу при укладанні трудових відносин.
Така заява не потрібна у випадку із першим працівником підприємства – його керівником, якщо його призначають засновники. У цьому випадку документом, який свідчить про бажання розпочати трудові відносини є протокол зборів засновників, у якому зазначається рішення про таке призначення.
Але решта працівників продовжують складати цей документ для підтвердження бажання розпочати трудові відносини (ніби наказу про прийняття на роботу, із яким працівника ознайомлено, недостатньо).

 

Як скласти заяву про прийняття на роботу

Типової форми цього документу не існує, а отже, він складається у довільній формі. Але традиції діловодства вже напрацювали певну практику його складання.
Як правило, заява про прийняття на роботу оформлюється на аркуші папера А4 або на спеціальному бланку. У такому бланку-заготівці вже міститься надрукована постійна інформація і місце для зазначення змінної інформації.
У заяві про прийняття Ви зустрінете такі реквізити: адресат, відомості про заявника, назва виду документа, текст документа, дата документа, підпис.  Також у заяві, як правило, зазначаються основні умови договору:

  • основне місце роботи чи сумісництво;
  • посада, на яку претендує особа;
  • дата прийняття на роботу;
  • строк, якщо укладається строковий трудовий договір і причина обмеженого строку трудових відносин;
  • режим робочого часу (у випадку бажання фізособи працювати в режимі неповного робочого часу або за індивідуальним графіком тощо).  

Зразок
                                                                                     Директору ТОВ «Луги Наддніпрянщини»
                                                                                      Омельку О.В.
                                                                           Майстренка Василя Петровича
                                                                           Домашня адреса: 01002, Київ,
                                                                          вул. Є.Сверстюка, 8, кВ. 159
                                                                         Тел.: 123-45-67
                                                                         Паспорт: серія АВ № 234050
                                                                         Виданий Шаргородським РУ ГУ
                                                                        МВС України в м. Шаргород 15.05.2002
                                                                        Ідентифікаційни номер: 3312448877

 

Заява

Прошу прийняти мене до відділу бухгалтерії ТОВ «Луги Наддніпрянщини» на посаду бухгалтера за основним місцем роботи з 01.06.2018 р.

До заяви додаю:
1) трудова книжка

31.05.2018 р.                                                                                                   Майстренко

 

Додатки до заяви – потрібні та не потрібні

Зверніть увагу! Часто в таких заявах у якості додатків можна зустріти цілий перелік документів. Наприклад:
«До заяви додаю:

1) копія диплома про вищу освіту;
2) трудова книжка;
3) копія паспорта;
4) копія ідентифікаційного коду».

Чи дійсно потрібно їх зазначати у заяві та надавати роботодавцю?

Тут треба пам’ятати два правила.
По-перше, як було зазначено вище, типової форми заяви про прийняття на роботу закон не встановлює, і вони, навіть якщо надаються працівнику для заповнення на бланку підприємства, розробляються роботодавцем самостійно. Тому, що зазначати або не зазначати у таких додатках, потенційні працівник і роботодавець теж домовляються між собою самостійно.
По-друге, перелік того, які документи має надати працівник при прийомі на роботу, встановлює лише ст. 24 КЗпП. Решта документів подається роботодавцю лише в разі необхідності, коли виконання трудових обов’язків працівника  та обов’язки роботодавця напряму залежать від наявності таких документів. Звідси вимога надати роботодавцю документ про освіту, військовий квиток, санітарну книжку тощо.
Але що означає «надати» в цьому випадку? Підзаконні нормативні акти вимагають від роботодавця зберігати (а отже, залишити в себе після надання працівником) трудову книжку. А ще - довідку про компенсацію за невикористану відпустку з попереднього місця роботи у випадку, якщо працівник приймається на роботу за переведенням.
Щодо решта документів, «надати» означає показати, щоб кадровик роботодавця мав можливість перенести відомості з них до особової картки нового працівника. Надавати роботодавцю, крім оригіналу, ще й копію таких документів від працівника законодавство не вимагає. Як не вимагається і від роботодавця такі копії документів мати. Наявність та достовірність наданих при прийнятті на робото даних кадровик перевіряє особисто, а працівник – підтверджує підписом у особовій картці (втім, про це докладніше буде іншим разом).
Тому, звісно, заборони такі копії надавати немає, та за те, що ви їх у заяві не зазначили, карати вас ніхто не в праві. А ось перевірити оригінали документів, що їх надав працівник, треба обов’язково.

 

Паспорт або ІD-картка

У якості головного особистого документа фізособа, як правило, надає паспорт або ІD-картку.  Дійсно, особа, яка працевлаштовується, може подавати або паспорт у паперовому варіанті, або паспорт громадянина України у формі пластикової картки типу ІD-1 з безконтактним електронним носієм, що затверджена постановою від 25.03.2015 р. №302.
Нагадуємо, що до «звичайного» паперового паспорта після досягнення особою 25 і 45-річного віку вклеюються нові фотокартки. Якщо фотокартки не вклеєні, паспорт вважається недійсним.
Щодо пластикової картки, то слід пам’ятати, що ІD-картки мають граничні строки дії, які зазначаються на лицьовому боці документа. Тож під час працевлаштування працівника слід звертати на це увагу.
Перевіряємо паспорт ретельно, але отримаємо з нього лише ту інформацію, що він містить. В ідеалі він нам дає відомості про ПІБ, дату і місце народження працівника, його цивільний стан і місце проживання.
Але: на сьогодні забороняється від осіб, які влаштовуються на роботу, вимагати відомості про реєстрацію місця проживання (ст. 25 КЗпП). Відсутність реєстрації місця проживання або реєстрація в іншому населеному пункті не є підставою для відмови у прийнятті на роботу!  Інформація про місце проживання також не міститься і в ID-картках.

 

Ідентифікаційний код (реєстраційний номер облікової картки платника податків)

Такий номер встановлюють податківці, адже саме ДФС веде Реєстр фізосіб-платників податків. Він потрібен, в першу чергу, бухгалтерії для нарахування заробітної плати та сплати внесків, податків та подання звітності.  
Щодо форми, в якій ця інформація може бути надана працівником, існує кілька варіантів.
Форму документа, що видається податківцями фізособам-платникам податків, встановлено Положенням про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженим наказом  №882. У такому документі зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків.
Контролюючим органом на прохання фізичної особи до паспорта громадянина України у формі книжечки можуть бути внесені (сьома, восьма або дев’ята сторінки) дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру (п. 70.10 ПКУ).

До паспорта громадянина України у формі картки інформація про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру вноситься відповідно до законодавства, яким регулюється питання ведення Єдиного державного демографічного реєстру.
Втім, частина фізосіб відмовилася від ідентифікаційних кодів через релігійні переконання. Їм ставиться відмітка в паперовому паспорті про наявність у них права здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта. Вноситься аналогічна інформація й до паспорту за формою ІD-картки.
Пам’ятайте! Відсутність ідентифікаційного коду не може бути підставою для відмови у прийнятті на роботу! Але, оскільки це інформація, яка потрібна роботодавцю для виконання його прямих обов’язків, пов’язаних із трудовими відносинами (сплати податків та ЄСВ, відображення даних про працівника у звітності тощо), на думку автора, роботодавець може наказом (розпорядженням) встановити обов’язок надати такий документ (або документ про відмову від    цього номеру) протягом певного часу з дати прийняття на роботу.    

 

Наказ про прийняття на роботу

Укладення трудового договору оформлюється наказом про прийняття на роботу. Наказом Держкомстату України №489 затверджено типову форму  № П-1. Та поряд з цією типовою формою допускається оформлення наказу на бланку підприємства. Докладно про це ми писали тут>>
Якщо роботодавець розробляє власну форму такого наказу, у ній повинні міститися усі реквізити типової форми № П-1 і всі основні моменти трудового договору.
Такий наказ обовязково має підписати посадова особа роботодавця, яка має повноваження приймати на роботу, і фізособа, що приймається на роботу.
Після того, як наказ підписано керівником, його слід зареєструвати (присвоїти йому номер). Жодним нормативним актом не встановлено форми реєстрації кадрових наказів. Тож можна користуватися формою книги, наведеною Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 р. № 09-487. А далі, вже після реєстрації наказу, з ним слід ознайомити працівника під підпис.  Поряд з підписом на наказі працівник зазначає дату ознайомлення

Зразок 2

 

Товариство з обмеженою відповідальністю
«Луги Наддніпрянщини»

НАКАЗ

31.05.2018 р.                                                    м. Київ                                               № 548-к

 

Про прийняття на роботу
Майстренка В.П.

ПРИЙНЯТИ:
Майстренка Василя Петровича на посаду бухгалтера до відділу бухгалтерії за основним місцем роботи з 01.06.2018 р., зі строком випробування 1 місяць.
Оклад становитиме 8000 грн (згідно з штатним розписом).

Підстава: заява Майстренка В.П від 31.05.2018 р., зареєстрована за №675

 

Директор                                                      Омелько                                             О.В. Омелько

 

З наказом ознайомлений ____________________________________________31.05.2018 року
(підпис працівника)

 

В типовій формі наказу є ряд реквізитів, які заповнюються за потреби. Наприклад, щодо встановлення працівнику випробувального терміну. Дані про це слід зазначати в наказі тільки, якщо таке випробування встановлюється. Якщо ж ні, цей реквізит не заповнюється (у типовій формі проставляється прочерк, у самостійно розробленій можна просто не наводити такого рядка). Те саме стосується і режиму роботи. Якщо працівникові встановлюватиметься неповний робочий час, або ненормований робочий час, або інший індивідуальний графік, і це відомо ще на стадії прийому на роботу, про це слід обовязково зазначити у наказі.
Щодо прийняття на роботу керівника підприємства, то наказ про це може мати й іншу форму. Зразок такої форми ми наводили тут>>
До речі, чи варто укладати із керівником підприємства трудовий договір, якщо ви бажаєте зекономити на зарплаті, питання на сьогодні відкрите. Є два варіанти: або засновник, який виконуватиме обов’язки керівника підприємства (не займаючи певну посаду на ньому і без укладання трудових відносин) або ж директор з неповним робочим часом. Ми про це докладно писали тут>>

Свої особливості має оформлення заяви і наказу для прийняття працівника на роботу за переведенням від іншого роботодавця. Про це ми докладно писали тут>>

Далі роботодавець має провести заходи як щодо докладного ознайомлення працівника із тим, де і як він буде працювати, так і щодо повідомлення податківців (та інших осіб) про нове укладання трудового договору. Але про це ми докладно поговоримо наступного разу. 

Доступ до повного тексту матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо Ви вже зареєстровані на нашому сайті - будь ласка, авторизуйтесь.

Якщо поки що ні - зареєструйтесь прямо зараз: це просто, не вимагає Ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.

Що ще дає реєстрація?

Автор:
Галина Казначей
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Праця та соціальний захист / Трудові відносини
Теги:
Трудові відносини

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції.

Коментарі: 1

Новини по темі

Консультації по темі

Хочете отримувати

найважливіші новини від «Дебету-Кредиту»?