Письмова форма документу
12 листопада ВРУ прийняла у І читанні законопроект №2260.
За пояснювальною запискою, його розроблено у зв’язку з необхідністю приведення положень деяких законів України у відповідність до Закону «Про державну службу», удосконалення електронної форми комунікації між громадянами, інститутами громадянського суспільства та державними органами, а також уточнення окремих понять.
Цим законопроектом в КЗпП мають ввести нову ст. 5. Вона наводитиме визначення письмової форми документа для цілей трудового законодавства.
Письмовою формою документу вважатиметься документ, створений у паперовій або електронній формі (у тому числі в автоматичному режимі) з дотриманням вимог Законів "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги", складення та/або подання, та/або надіслання якого передбачається КЗпП.
Подивимось, на що таке нове визначення вплине.
Електронний трудовий договір
На сьогодні ст. 24 КЗпП передбачено випадки укладення трудового договору в письмовій формі.
Додержання письмової форми (тобто складання документу під назвою «трудовий договір» або навіть «трудовий контракт») є обов'язковим:
1) при організованому наборі працівників;
2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3) при укладенні контракту;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 КЗпП);
6) при укладенні трудового договору з фізичною особою (мається на увазі, коли фізособа є роботодавцем);
7) в інших випадках, передбачених законодавством України.
У всіх інших випадках працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця.
Тож виходить, що у разі прийняття законопроекту №2260 з працівниками можна буде укладати письмові трудові договори в електронному вигляді. Але для цього має бути ЕЦП не тільки у керівника підприємства, а й у новоприйнятого працівника. Адже договір підписується як роботодавцем, так і працівником.
Електронна кадрова документація
Оскільки ст. 5 КЗпП вводиться для всіх видів письмових документів, які згадуються в КЗпП, то в електронному вигляді з дня набрання чинності законопроекту №2260 можна буде складати:
- всі кадрові накази та розпорядження (зокрема, щодо прийняття на роботу працівників чи їх звільнення, відрядження, надання і перенесення відпусток, переведення на іншу посаду тощо);
- всі заяви від працівників (зокрема, про прийняття на роботу та звільнення, про надання відпусток та матдопомоги тощо). При порушенні трудової дисципліни працівники з ЕЦП зможуть надавати письмові пояснення в електронному вигляді;
- решта документів, для яких КЗпП передбачає письмову форму (наприклад, повідомлення працівника про остаточний розрахунок при звільненні або договір про повну матеріальну відповідальність).
Зверніть увагу! Щоб запровадити такий електронний документообіг, треба, щоб всі працівники (подекуди і потенційні) мали ЕЦП. Тому, скоріш за все, навіть ті, хто бажатиме складати усі кадрові документи виключно в електронному вигляді, навряд чи зможуть це зробити. Тому частина документів матиме електронну форму, а частина – складатиметься в паперовій.
Зауважимо, що нове правило щодо електронного документообігу є правом для роботодавців, а не їх обов’язком. Тобто паперова форма кадрових документів залишається актуальною й надалі.