Основний воєнний нюанс міститься у ст. 7 Закону №2136. Згідно з нею у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку роботи, яка виконується працівником, та обліку витрат на оплату праці.
Тобто можна зробити сміливий висновок: більшості роботодавців цей аналітичний матеріал читати не обов’язково. Адже вони самі можуть вирішувати не тільки те, чи надавати працівникам відпустки, а й те, як їх оформити.
Але, як ми знаємо, на практиці все складніше. І те, чого не вимагають зараз, скоріш за все, почнуть вимагати після війни під час перевірок. Тож, аби потім не довелося відновлювати кадровий облік, краще дотримуватися його традиційних форм (за можливості).
Розглянемо порядок надання відпусток як певний покроковий алгоритм, зупинившись детально на кожному з цих кроків.
КРОК 1. Створення графіка відпусток
Часто роботодавці запитують: наскільки обов’язковим є створення графіка відпусток? І якщо так, то які відпустки при цьому враховувати? На ці питання ми вже відповідали на початку 2022 року в окремій статті. Тому зараз нагадаємо лише основні тези.
Створення графіка відпусток передбачено ст. 10 Закону №504. В ній чітко зазначено: черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.
При цьому дія Закон №504 поширюється на всі категорії роботодавців. А отже, вимога складати такий графік стосується і фізосіб, які використовують найману працю.
Тепер щодо того, на які види відпусток складається такий графік. Сама назва ст. 10 Закону №504 дає уявлення про це – «Порядок надання щорічних відпусток». Отже, при складанні графіка треба враховувати дані саме про щорічні відпустки.
При цьому слід враховувати те, що графік відпусток складається на певний рік і заздалегідь. А фактична кількість використаних працівниками відпусток може відрізнятися від запланованої.
Чи можна вносити зміни до графіка відпусток (наприклад, щодо новоприйнятих працівників)?
Так, можна, хоча Закон №504 про це не говорить. Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 р. №475/13/116-15 зазначало, що:
1) В Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20.07.84 р. Пункт 20 Типових правил передбачає, що графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня.
2) У випадку укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.
Крім цього, слід враховувати, що при складанні графіка надання відпусток враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. А ч. 13 ст. 10 Закону №504 визначені категорії осіб, за бажанням яких щорічні відпустки надаються в зручний для них час. Тому Мінсоцполітики в наведеному вище листі наголошує: при складанні графіка відпусток (чи внесенні до нього змін) роботодавець враховує побажання зазначених категорій працівників.
Переважне право на отримання відпустки у зручний час надано:
- особам віком до 18 років;
- інвалідам;
- жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
- жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
- одинокій матері (батьку), яка виховує дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одну або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
- дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
- ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
- ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону №3551;
- батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу;
- в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.
Чи треба під час складання графіка відпусток враховувати сумісників?
Так, треба. У сумісників такі ж права на відпустку, як і в тих, хто працює за основним місцем роботи. І навіть більше.
Сумісникам щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві за їхнім бажанням надаються одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Звісно, визначити на початку календарного року, чи виявить такий сумісник бажання скористатися цим правом, неможливо. Тож, якщо на стадії створення графіка такої інформації у роботодавця немає, він має право (але не зобов’язаний) внести зміни до графіка після того, як працівник виявить це бажання.
Чи можна поділити в графіку відпустку на частини?
Так, звісно. За домовленістю сторін відпустку можна планувати частинами.
Але при цьому слід враховувати правила поділу відпусток, встановлені ст. 12 Закону №504. І пам’ятати, що основна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше 14 календарних днів.
Звісно, працівник може мати право на кілька щорічних відпусток (їх перелік наведено у п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону №504). На нашу думку, в такому випадку правило поділу має виконуватися окремо щодо кожної з таких відпусток.
В якій формі складається графік відпусток?
На сьогодні законодавством України не передбачено типової форми графіка надання відпусток. Тому кожен роботодавець має право скласти його у довільній формі або розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10)
У графіку надання відпусток, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки і місяць її закінчення чи конкретна дата початку відпустки.
Чому ж така неточність? Справа в тому, що за тією ж ст. 10 Закону №504 конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Тому в графіку можна зазначити і більш точні дати початку та закінчення відпусток працівників (це не заборонено), але навряд чи це доцільно робити заздалегідь. Тим більше, що попереджати працівника про ці дати доведеться окремо (про що далі).
Увага! Згідно зі ст. 12 Закону №2136:
- У період дії воєнного стану щорічна основна оплачувана відпустка надається працівникам тривалістю 24 календарні дні.
- У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
КРОК 2. Створення резерву відпусток
Підприємства мають створювати резерв забезпечення для щорічних основних і додаткових відпусток та для додаткових відпусток для працівників з дітьми.
Водночас резерви можуть не створювати (п. 8 розд. І П(С)БО 25) суб'єкти мікропідприємництва (незалежно від системи оподаткування).
Щодо самого розрахунку, нарахування та інвентаризації резерву відпусток, то про це ми докладно писали тут і тут.
КРОК 3. Попередження про початок відпустки
Як ми зазначали вище, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Зверніть увагу! Форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Таким чином, повідомлення має довільний характер. Те саме стосується і документу, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Але насправді для цього достатньо і наказу про надання відпустки. Про що далі.
КРОК 4. Заява на відпустку
До кроку 4 (отримання заяви на відпустку від працівника) слід переходити, якщо працівник не погоджується зі строками у раніше складеному графіку відпусток (або в разі відсутності такого графіка у роботодавця, або відсутності такої відпустки в цьому графіку).
Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, то відразу переходимо до кроку 5 (складання наказу про надання відпустки).
Якщо ж працівник бажає піти в оплачувану щорічну відпустку поза графіком, тоді працівник пише заяву про надання йому відпустки. Та остаточне рішення, чи надавати таку незаплановану відпустку, приймає керівник (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10). Особливої актуальності це набуває під час війни, якщо працівник працює на об’єкті критичної інфраструктури.
Але бувають випадки, коли наказ на відпустку є і працівник згоден із періодом відпустки, але роботодавець порушив порядок надання відпустки. Ось в цьому випадку потрібні заява працівника і складання наказу про перенесення.
Як зазначається у ст. 11 Закону №504, щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:
- порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
- несвоєчасної виплати роботодавцем відпускних.
Щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або ж продовжена за таких обставин:
- тимчасова непрацездатність працівника;
- виконання працівником держаних або громадських обов’язків, якщо згідно зі законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
- настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
КРОК 5. Наказ про надання відпустки
Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки краще використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Але ця форма має рекомендований характер. Тож, можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. В такому випадку наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників та призначити осіб, які будуть тимчасово виконувати обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.
КРОК 6. Табелювання працівників
Типова форма №П-5 "Табель обліку використання робочого часу" також надається як рекомендована для застосування, а отже не є обов’язковою. Роботодавець цілком може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Але зауважимо, що в типовій формі табелю зазначається відмітка про відпустку працівника:
- щорічні основні відпустки зазначаються кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
- щорічні додаткові відображають з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).
КРОК 7. Оплата відпускних
Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати (ст. 74 КЗпП).
Працівникам заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП).
Зверніть увагу: у зазначеній нормі йдеться про календарні дні (лист Мінсоцполітики від 26.06.2009 р. №155/13/116-09). Якщо, наприклад, перший день відпустки – 15 число, то останнім днем виплати заробітної плати за час відпустки є 11 число, якщо перший день відпустки – понеділок (22 червня), то останнім днем виплати заробітної плати є четвер (18 червня).
Але під час війни, як і до того, останні два роки під час карантину, цими строками виплати відпускних дозволяється нехтувати, якщо є взаємна згода працівника і роботодавця. У такому випадку можна скористатися нормами ст. 7 Конвенції МОП від 24.06.1970 р. №132 «Про оплачувані відпустки»: «Суми за час відпустки виплачують до відпустки, якщо про інше не домовилися працівник і роботодавець».
Проте принаймні до війни Держпраці наголошувала: виплата відпускних за дні щорічної відпустки в узгоджений між працівником і роботодавцем строк здійснюється у виняткових випадках. Якщо щорічна відпустка надається за графіком, то роботодавець має виплатити відпускні за дні щорічної відпустки не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку цієї відпустки.
***