Як встановити гнучкий режим робочого часу?
Гнучкий режим робочого часу — це форма організації праці, за якою допускається встановлення іншого режиму роботи, ніж визначений правилами внутрішнього трудового розпорядку, за умови дотримання встановленої денної, тижневої чи іншої, встановленої на певний обліковий період (тиждень, місяць, квартал, рік тощо), норми тривалості робочого часу (ст. 60 КЗпП).
ГРРЧ може встановлюватись:
- за заявою працівника з прийнятними для нього часовими межами графіка роботи без дотримання вимог щодо повідомлення працівника не пізніше ніж за 2 місяці про зміну режиму роботи;
- з ініціативи роботодавця — у разі виробничої необхідності з обов’язковим повідомленням працівника не пізніше ніж за 2 місяці про зміну режиму роботи.
Під час дії воєнного стану стаття 32 КЗпП щодо попередження за 2 місяці не діє (ст. 3 Закону №2136).
Тож нині достатньо згоди обох сторін, зафіксованої в наказі роботодавця із зазначенням конкретних термінів та умов застосування такого режиму, з внесенням змін до ПВТР.
Зразок
Чи треба зазначати в наказі початок і кінець робочого дня?
Так, потрібно.
Гнучкий режим робочого часу передбачає:
1) або фіксований час, протягом якого працівник обов’язково повинен бути присутнім на робочому місці та виконувати посадові обов’язки. При цьому може передбачатися поділ робочого дня на частини;
2) або змінний час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає періоди роботи в межах встановленої норми тривалості робочого часу;
3) час перерви для відпочинку і харчування.
У гнучкому графіку зі змінним часом обов’язково потрібно зазначати години роботи, наприклад з 10:00 до 12:00; з 15:00 до 17:00; з 17 00 до 21:00. Тобто працівник на власний розсуд визначає періоди роботи в межах змінного часу, щоб відпрацювати встановлену норму тривалості робочого часу 40 годин на тиждень. Якщо працівник є сумісником, то у графіку зазначають години його роботи, наприклад з 10:00 до 12:00; з 15:00 до 17:00 або з 17:00 до 21:00.
Отже, доречно запровадити працівникам гнучкий графік роботи зі змінним часом, адже роботодавець має вести облік відпрацьованого часу та здійснювати контроль за використанням робочого часу працівниками.
Нижче наводимо зразок наказу про встановлення гнучкого режиму робочого часу.
Доплата за ненормований час
Щодо доплати працівникам за роботу у вечірній час чи за ненормований час — такої доплати в цьому випадку робити не потрібно, бо працівник за основним місцем роботи відпрацьовує свої 8 годин, а за місцем роботи за сумісництвом — свої 4 години на день згідно з графіком.
Зверніть увагу!
На період дії воєнного стану не діють норми КЗпП щодо:
— скорочення роботи на одну годину як при п’ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні напередодні святкових і неробочих днів;
— тривалості робочого дня напередодні вихідних днів при шестиденному робочому тижні не більше ніж 5 годин;
— обмеження граничних норм надурочних робіт;
— перенесення вихідного дня на наступний після святкового або неробочого;
— перенесення вихідних та робочих днів відповідно до рекомендації Кабінету Міністрів України;
— заборони залучення до робіт у вихідні, святкові і неробочі дні;
— компенсації за залучення до робіт у вихідні, святкові і неробочі дні.
Коментар Мінекономікивід 23.03.2022 до Закону №2136
Номер та індекс наказу
Зверніть увагу: позаяк наказ про гнучкий режим робочого часу є кадровим наказом, на наш погляд, доречно, щоб номер містив індекс «К».
Накази відносяться до категорії розпорядчих документів. А реєстраційний індекс, зокрема розпорядчих документів, складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс (абз. 6 п. 5 глави 3 розділу III Правил №1000/5). Літерні індекси визначаються інструкцією з діловодства підприємства. Серед 32 реквізитів, що їх регламентує п. 4 ДСТУ 4163:2020, є сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили, а саме:
- найменування юридичної особи;
- назва виду документа;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- підпис, для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.
Реєстраційні індекси дають змогу розмежувати групи наказів, полегшують пошукову й аналітичну роботу на підприємствах, не тільки з великими обсягами.
Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальний. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (п. 5 гл. 3 розд. III Правил організації діловодства).
Тож порядок формування реєстраційних індексів підприємство визначає на власний розсуд. Головне, щоб кожний документ мав унікальний індекс.
Що ще треба знати про ГРРЧ
3.4. В умовах ГРРЧ тривалість робочого часу (зміни) не може перевищувати 12 годин на добу.
3.5. Обов’язковою умовою застосування ГРРЧ є забезпечення обліку відпрацьованого робочого часу та контролю за трудовою дисципліною працюючих в цьому режимі.
3.6. Відсутність працівника на його робочому місці у фіксований час без поважних причин має вважатися порушенням трудової дисципліни.
3.7. Працівники, які порушують трудову дисципліну або інші умови праці, передбачені ГРРЧ, можуть бути позбавлені права користуватися цим режимом із застосуванням до них заходів дисциплінарного стягнення.
3.8. У разі виробничої необхідності роботодавець може тимчасово на термін до одного місяця переводити працівників з ГРРЧ на загальновстановлений на підприємстві режим роботи (частина друга статті 33 КЗпП).
3.9. Під час виконання роботи поза межами підприємства (участь в інших роботах, службове відрядження) ГРРЧ не застосовується. У разі відрядження на працівника поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений.
Відповідальність за неправильне оформлення наказу
У п. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил організації діловодства зазначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації має відповідати Національному стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2020».
Як бачимо, вимога щодо застосування національного стандарту в законодавстві є, а от відповідальності за порушення його норм прямо не прописано.
Тож, на нашу думку, роботодавець не несе відповідальності за недотримання ДСТУ 4163-2020, якщо при цьому не порушено трудові права працівника та норми законодавства про працю. ДСТУ не належить до законодавства про працю та не визначає трудові права працівників.
Отже, доходимо таких висновків.
1. У нормах чинного законодавства прямо не встановлено штрафних санкцій за те, що документ складено не за ДСТУ.
2. Проблеми з документами, складеними не за ДСТУ, виникають переважно тоді, коли справа доходить до суду.
3. Документи можуть бути складені в довільній формі, але в них мають бути зазначені реквізити документів. Є встановлені обов’язкові і необов’язкові реквізити. Щодо реєстраційного індексу, то він має бути унікальним.