Штатний розпис — це організаційний документ, у якому визначають перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбачено системою оплати праці й мають постійний характер (наприклад, за ранг державного службовця, науковий ступінь, вчене звання, вислугу років, роботу в нічний час тощо). Відповідно до п. 3 ст. 64 ГКУ, юридичні особи мають право самостійно визначати свій штатний розпис.
Розробляють штатний розпис на підставі затвердженої структури і штатної чисельності юридичної особи, положення про оплату праці та з урахуванням вимог законодавчих й інших нормативно-правових актів. Найменування посад (професій) у штатному розписі мають відповідати чинному Класифікатору професій.
Штатний розпис оформлюють на загальному бланку юридичної особи або на стандартних аркушах паперу формату А4.
Типова форма штатного розпису, затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 №57, є обов'язковою для підприємств, установ, організацій бюджетної сфери. Підприємства інших форм власності та господарювання використовують типову форму штатного розпису як зразок під час власного кадрового та бухгалтерського обліку працівників.
Під час оформлення штатного розпису слід мати на увазі, що:
- датою цього документа є дата його затвердження;
- текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці;
- підписує цей документ посадова особа, відповідальна за його підготовку;
- візує штатний розпис керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
- у разі погодження штатного розпису з юридичною особою вищого рівня обов'язково оформлюють реквізит «Гриф погодження»;
- особисті підписи посадових осіб у грифі затвердження і грифі погодження скріплюють печатками відповідних юридичних осіб (за наявності);
- зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юридичної особи. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.
Як правило, у штатному розписі зазначаються конкретні суми окладів. Проте нині, особливо небюджетні підприємства, які самостійно встановлюють системи оплати праці для себе, можуть застосовувати і так звані «вилки» окладів, – коли назва посади одна, але штатних одиниць кілька, і оклад кожному із працівників, який займатиме цю штатну одиницю, обирається в межах зазначеного у штатному розписі діапазону – «вилки».
А ще «вилка» окладів застосовується як варіант того, як може збільшитися оклад упродовж року чи іншого періоду.
Мінсоцполітики про «вилку» окладів
Міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів встановлюються в колективному договорі або іншому локальному документі підприємства залежно від складності робіт, організаційно-правового рівня посади, від функцій, які виконує підрозділ, в якому працює той чи інший працівник, та інших умов праці. При цьому міжпосадові співвідношення можуть встановлюватись у певному діапазоні («вилці») окладів. У разі застосування діапазонів («вилок») окладів проводиться атестація працівника, і за результатами атестації встановлюється оклад у межах діапазону за посадою, яку обіймає працівник.
У штатному розписі доцільно встановити фіксований розмір посадового окладу, тож у випадку коли колективним договором чи іншим документом з оплати праці за посадами встановлено «вилки», то за результатами атестації у штатному розписі можуть бути встановлені різні розміри посадових окладів у межах «вилки» (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 №1812/0/101-16/284).
Ще про те, на що варто звернути увагу під час встановлення розмірів окладів у штатному розписі, ми розповідали тут.
За потреби уточнити чи змінити назву посади у штатному розписі відповідно до Класифікатора професій видається наказ про внесення до штатного розпису відповідних змін. Із наказами, що стосуються затвердження штатного розпису або змін до нього, працівників не ознайомлюють. Проєкт наказу візує його укладач. Потребу у візуванні (внутрішньому погодженні) проєкту наказу іншими посадовими особами організація визначає самостійно з урахуванням зазначеного у главі 5 розділу II Правил організації діловодства.
Зверніть увагу, що згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП зміна найменування посади працівника або розміру його окладу (тарифної ставки) є зміною істотних умов праці, про яку в мирний час роботодавець має повідомити його не пізніше ніж за два місяці. Втім, у період дії воєнного часу працівника достатньо буде попередити до початку роботи за новими істотними умовами праці. Держпраці про це повідомляла тут.
Внесення змін до штатного розпису у зв'язку із підвищенням МЗП
Мінімальна заробітна плата – це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може провадитися оплата за виконану працівником місячну, а також погодинну норму праці (обсяг робіт). До мінімальної заробітної плати не включають доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати.
Мінімальна заробітна плата є державною соціальною гарантією, обов'язковою на всій території України для підприємств, установ, організацій усіх форм власності і господарювання та фізичних осіб (ст. 95 КЗпП).
Установлення на рівні мінімальної заробітної плати тарифних ставок (посадових окладів) для працівників, які виконують кваліфіковану працю (роботу, що потребує певних навичок або освіти), є порушенням вимог законодавства про працю.
Щороку, і це вже стало традицією, держава переглядає розмір мінімальної зарплати, а подекуди і кілька разів на рік. Тому роботодавці особливу увагу приділяють законам про держбюджет на поточний та на наступний роки, якими і встановлюється розмір мінімальної зарплати.
Про те, якою буде мінімальна зарплата у 2024 році і як це вплине на оплату праці та її оподаткування, ми докладно розповімо окремо.
Часто на підприємствах система оплати праці прив'язана до розміру мінімальної заробітної плати. Наприклад, у розмірі МЗП встановлюється найменший розмір окладу, а решта – збільшуються за допомогою міжпосадових коефіцієнтів. У такому випадку зростання мінімальної заробітної плати зумовить кратне збільшення посадових окладів працівників. Позаяк змін зазнають усі посади у штатному розписі, доцільно затверджувати штатний розпис у новій редакції.
Якщо система оплати праці в організації побудована так, що підвищення мінімальної заробітної плати не тягне за собою збільшення посадових окладів, то вносити зміни до штатного розпису не обов’язково.
Але не забувайте! Мінімальний місячний розмір окладу (тарифної ставки) не може бути меншим за розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 1 січня календарного року. Якщо розмір прожиткового мінімуму станом на 1 січня 2024 буде більшим за оклади у вашому штатному розписі, його треба буде переглядати.
Затвердження штатного розпису та внесення змін
Штатний розпис затверджують наказом про затвердження штатного розпису або шляхом затвердження самого штатного розпису. Затверджують штатний розпис під час створення організації, а потім періодично переглядають.
Обмеження терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ – вони затверджують свої штатні розписи в місячний строк з початку року (згідно з абзацом першим п. 45 постанови КМУ від 28.02.2002 р. №228).
Інші (небюджетні) роботодавці переглядають і затверджують штатні розписи за потреби.
Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження). Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.
Перезатверджувати штатний розпис цілком щоразу не треба, якщо у цьому документі не було значних змін.
Якщо ж упродовж строку дії до штатного розпису вносять значні зміни, то його слід перезатвердити у новій редакції, а наказом про штатний розпис визнати попередній штатний розпис таким, що втратив чинність.
Накази про затвердження штатного розпису, внесення змін до штатного розпису належать до:
- наказів з основної діяльності – в організаціях, які створюють документи Національного архівного фонду;
- наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання – в інших організаціях.
Дані у штатному розписі мають збігатися із зазначеними у кадровій документації. Наприклад, найменування посади у штатному розписі має збігатися із записом наказу про прийняття працівника чи переведення та із зазначеним у трудовій книжці працівника.
Кількість штатних одиниць має відповідати фактичній кількості штатних одиниць тощо. Наприклад, якщо у штатному розписі зазначено, що у вас у відділі «Бухгалтерія» 4 штатні одиниці бухгалтерів (на чолі із головним бухгалтером), то ви можете найняти саме 4-х бухгалтерів. Якщо вам потрібен 5-й, то перш ніж його найняти, треба внести зміни до штатного розпису і додати ще одну штатну одиницю бухгалтера. Якщо у вас працює лише 3 бухгалтера, 4-та посада є вакантною, то за потреби ви можете найняти на неї працівника; якщо ж потреби немає, варто внести зміни до штатного розпису і цю штатну одиницю скоротити.
Яку інформацію вносять до штатного розпису
У штатному розписі зазначають такі дані:
1) найменування структурного підрозділу;
2) найменування посади (професії);
3) код за Класифікатором професій;
4) кількість штатних одиниць;
5) посадовий оклад (тарифну ставку);
6) надбавки (за наявності);
7) місячний фонд оплати праці тощо.
Позаяк підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ст. 64 ГКУ), а назви посад (професій), які передбачаються у штатному розписі, мають відповідати Класифікатору професій, то з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов'язковим. Отже, відсутність останнього слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавця може бути притягнуто до адміністративної відповідальності.
А саме:
1) підприємству може загрожувати штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за порушення вимог трудового законодавства (ч. 2 ст. 265 КЗпП);
2) посадові особи підприємства можуть притягатися до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 н.м.д.г. (від 510 до 1700 грн) за порушення трудових прав працівників (ч. 1 ст. 41 КУпАП).
Якщо назва посади у штатному розписі не відповідає Класифікатору професій, також передбачено відповідальність у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП).
Але! У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону №2136).
