Причини скасування відрядження
На практиці причини скасування відрядження поділяються на дві групи: ті, які залежать від працівника, і ті, які від нього не залежать.
Причинами, які не залежать від працівників, є: відсутність потреби у відрядженні у зв'язку з вирішенням питань з клієнтами та партнерами у телефонному режимі або перенесенням переговорів на іншу дату, стихійні лиха та інші надзвичайні ситуації у місці прибуття. Ті, що залежать від працівника, – це його хвороба та різні сімейні обставини.
Наразі скасування відбувається ще через війну, бойові дії за місцем роботи або відрядження, фінансові причини тощо.
Звертаємо увагу: скасування відбувається ще до того моменту, як працівник виїжджає у відрядження. Якщо він вже перебуває у відрядженні, то його відкликання на місце роботи оформляється та відображається в обліку інакше.
Оформлення скасування
Алгоритм скасування відрядження варто зафіксувати у розробленому внутрішньому положенні про службові відрядження працівників. У ньому ж прописують і строки повернення авансу у такому випадку.
У разі фактичного скасування відрядження його документальне оформлення залежить від того, чи було видано наказ на відрядження, чи були понесені витрати (наприклад, придбані квитки). Якщо ані аванс, ані наказ ще не було видано, то документально оформлювати скасування не потрібно.
Для скасування відрядження, коли вже було видано наказ й аванс, треба діяти таким чином.
Крок 1. Працівник складає на ім'я керівника підприємства службову записку. У ній описує причини скасування відрядження. Але таку записку потрібно складати лише у разі, якщо причиною скасування є його особисті обставини, наприклад тимчасова непрацездатність (зразок 1).
Зразок 1
Крок 2. Оформлюється наказ про скасування відрядження. У ньому зазначають посаду, прізвище та ініціали працівника, причини скасування та строк повернення авансу на відрядження (зразок 2).
Зразок 2
Крок 3. Працівника, якого було спрямовано у відрядження, ознайомлюють з наказом про його скасування.
Крок 4. У разі ведення журналу реєстрації наказів про відрядження до нього вносять запис про скасування відрядження.
Крок 5. Працівник у відповідний строк повертає до каси підприємства аванс, виданий раніше, та складає авансовий звіт. У разі придбання квитків за рахунок виданого авансу працівник додає до авансового звіту документи про повернення квитків і здає повернуту суму (або вона надходить на корпоративний рахунок роботодавця). При цьому в авансовому звіті відображається різниця між вартістю квитків і вартістю їх повернення. Такого алгоритму слід дотримуватися навіть у разі проведення розрахунків за придбані квитки за допомогою банківських карток.
У разі видання тільки наказу про відрядження без видачі авансу та без придбання працівником квитків на проїзд скасування проводиться інакше.
У такому разі, якщо відрядження скасовується через особисті обставини працівника, треба отримати від нього службову записку, видати наказ про скасування та вписати його до журналу реєстрації наказів (за наявності).
Строки здавання коштів
Раніше, до 1 квітня 2023 року, пп. 170.9.2 ПКУ було встановлено, що за наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником до каси або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання авансового звіту. Такий звіт складався та подавався до бухгалтерії до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому завершується відрядження. Тож працівник на повернення авансу має 5 банківських днів після завершення відрядження.
З 1 квітня 2023 року діють нові правила оформлення авансових звітів. Про це ми писали тут.
І питання повернення авансових коштів у разі скасування відрядження залишилося без прямої відповіді у ПКУ. Податківці у своїх роз’ясненнях для відповіді вже спираються на норми Інструкції №59, бо інших норм немає.
Вони вказали, що відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження чи завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Також їх відповідь ґрунтується й на нормах Інструкції №59. За нею, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою) (абзац п’ятий п. 11 розд. II Інструкції №59).
При цьому нормами законодавства не передбачено додаткових строків для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у випадках якщо відрядження не відбулося з поважних причин (у тому числі у разі хвороби працівника).
Це означає, що за потреби скасування відрядження доведеться дотримуватися вказаного строку або отримувати від податківців ІПК та діяти за нею.
Правила повернення авансу
Окремо зупинимося на правилах повернення авансу при скасуванні, якщо його було перераховано на платіжні картки. При перерахуванні авансу на корпоративну картку у разі скасування відрядження підприємство може доручити уповноваженому банку повернути ці кошти на поточний рахунок без залучення працівника.
А от при перерахуванні авансу на особисту/зарплатну картку працівника ці кошти вважаються виданими під звіт на момент зарахування їх на його картковий рахунок. Тому працівникові доведеться їх повертати у готівковій або безготівковій формі самостійно.
Це випливає з того, що корпоративна платіжна картка випускається банком тільки для суб'єктів господарської діяльності – юридичної особи або фізособи-підприємця. Відповідно до п. 17 ст. 1 Закону №1591, банк, що здійснює випуск платіжної картки, стає емітентом щодо цієї картки.
Користувачем електронного платіжного засобу є юридична або фізична особа. При цьому емітент має право надавати фізособам, які не здійснюють підприємницької діяльності, особисті електронні платіжні засоби, а суб'єктам господарювання – корпоративні електронні платіжні засоби. Як випливає з норми п. 23 розд. ІІ Положення №164, емітент визначає на платіжному засобі, зокрема, реквізити користувача, що наносяться у графічному вигляді.
При цьому платіжний інструмент, за допомогою якого можна ініціювати платіжну операцію, має давати змогу ідентифікувати емітента.
Згідно з розділом III Положення №164, користувачі мають право використовувати корпоративні картки для платіжних операцій відповідно до вимог законодавства та умов договору з емітентом.
Чи потрібно складати авансовий звіт
Пунктом 19 Положення №148 встановлено, що звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України.
Правила звітування встановлено пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ та Порядком №841.
За п. 2 Порядку №841 звіт складається і подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує таке відрядження.
Із наведених вище норм законодавства випливає, що у разі скасування відрядження без видачі авансу звіт складати не треба.
Якщо ж кошти на відрядження надавалися, то у разі його скасування, відповідно до Порядку №841, працівникові краще авансовий звіт скласти.
Таблиця 1
Повернення виданого на відрядження авансу, якщо квитки придбати не встигли (до прикладу 1)
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн |
Коригування фінансового результату | ||
| Д-т | К-т | Збільшення | Зменшення | |||
| 1. | Видано з каси менеджеру аванс на відрядження | 372 | 301 | 4000,00 | — | — |
| 2. | Повернуто виданий раніше аванс у зв'язку зі скасуванням відрядження | 301 | 372 | 4000,00 | — | — |
Таблиця 2
Повернення виданого на відрядження авансу, якщо квиток було придбано (до прикладу 2)
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн |
Коригування фінансового результату | ||
| Д-т | К-т | Збільшення | Зменшення | |||
| 1. | Видано з каси менеджеру аванс на відрядження | 372 | 301 | 1000,00 | — | — |
| 2. | Сплачено комісію за повернення квитка | 949 | 372 | 220,00 | — | — |
| 3. | Повернуто виданий раніше аванс у зв'язку зі скасуванням відрядження | 301 | 372 | 780,00 | — | — |
Порядок компенсування витрат на проїзд при скасуванні відрядження
Правила для компенсації витрат встановлено лише п. 12 розд. II Інструкції №59. Згідно з ним витрати, понесені у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, може бути відшкодовано з дозволу керівника підприємства. Але відшкодування проводиться лише за наявності поважних причин (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо). При цьому має бути наявний документ, що засвідчує вартість цих витрат.
При поверненні електронного квитка на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.
Цією ж нормою Інструкції №59 встановлено, що витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, без документального підтвердження працівникові не відшкодовуються.
Для небюджетних підприємств ці правила не діють. Але за ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік будь-яку бухгалтерську операцію має бути правильно документально оформлено. Тобто без відповідних підтвердних документів небюджетним підприємствам теж не обійтися. Якими мають бути документи на повернення квитків, слід прописати у своєму внутрішньому положенні про відрядження та діяти за ними.
Приклад 1. У ТОВ «А» було видано наказ про скерування у відрядження менеджера відділу продажів для виконання виробничого завдання. Через його хворобу відрядження було скасоване. Працівникові заздалегідь через касу було видано аванс у сумі 4000 грн, але придбати квитки він не встиг, тож повернув аванс у наданій йому сумі.
Приклад 2. У ТОВ «А» було видано наказ про скерування у відрядження менеджера відділу продажів для виконання виробничого завдання. Через його хворобу відрядження було скасоване. Працівникові заздалегідь через касу було видано аванс у сумі 1000 грн, і він придбав квиток на поїзд до місця відрядження (вартість квитка – 600 грн). У зв'язку зі скасуванням відрядження працівник повернув квиток, за що сплатив комісію у сумі 220 грн і повернув аванс у сумі 780 грн (1000 - 220 грн).