- Які питання зарплати перевіряють під час перевірок?
- Під час яких перевірок ДПС контролює оплату праці?
- Фактичні чи планові перевірки: у чому принципова різниця
- Як перевіряють зарплату за Методикою №322
- Сім помилок, які привертають особливу увагу
Питання перевірки трудових відносин традиційно асоціюється не лише з Держпраці, а і з податковими органами – вони безпосередньо уповноважені перевіряти як правильність виплати заробітної плати, так і належність оформлення трудових відносин. А з урахуванням анонсованих з 1 січня 2026 року комплексних перевірок (за участі Держпраці та інших органів), а також графіка перевірок органами ДПС питання «зарплатної чистоти» стає критично важливим для бізнесу саме зараз – є час належно підготуватись.
Про перевірки, які здійснюватиме ДПС та Держпраці у 2026 році, ми вже писали тут:
- Податкові перевірки у 2026 році: докладний аналіз від редакції
- Комплексні перевірки у 2026 році: що про них треба знати?
- УВАГА! План-графік перевірок ДПС на 2026 рік
- Перевірки Держпраці у 2026 році: які вони бувають, кого перевіряють, чи діє мораторій та які штрафи
- Увага! Держпраці, Мінекономіки та ще 28 держорганів оприлюднили плани перевірок на 2026 рік.
Які питання зарплати перевіряють під час перевірок?
Для податкових органів заробітна плата – це не тільки елемент трудових відносин, а насамперед:
- об’єкт оподаткування ПДФО і ВЗ;
- база нарахування ЄСВ;
- зона відповідальності роботодавця як податкового агента.
Саме тому ДПС цікавить питання щодо:
- повноти нарахування зарплати;
- правильності визначення бази оподаткування;
- своєчасності утримання та сплати ПДФО, ВЗ і ЄВ;
- відповідності звітності фактичним виплатам.
Під час яких перевірок ДПС контролює оплату праці?
1. Камеральні перевірки
Проводяться без участі платника – за даними податкової звітності. Саме тут найчастіше «вилазять»:
- арифметичні помилки;
- розбіжності між показниками;
- несвоєчасна сплата ПДФО, ВЗ, ЄВ.
2. Документальні перевірки (планові та позапланові)
Це основний інструмент перевірки зарплати – під час таких перевірок ДПС аналізує первинні документи, кадрові документи, бухоблік, банківські та касові операції.
З 2026 року відсутній мораторій фактично на всі види перевірок, що прямо створює підстави для ретельної підготовки до перевірок трудових відносин та нарахувань «зарплатних» податків.
3. Фактичні перевірки
Проводяться без попередження, є значно вужчими за обсягом перевірки та можуть стосуватися:
- виплат «у конвертах»;
- фактичного допуску працівників до роботи;
- належного обліку роботи та її результатів.
Фактичні чи планові перевірки: у чому принципова різниця
Тут мусимо окремо зупинитись та нагадати, що ПКУ чітко розмежовує предмет і межі фактичних та документальних (планових/позапланових) перевірок. Це особливо важливо у питаннях оплати праці та оформлення працівників, адже саме тут податкові органи часто намагаються «розширити» предмет перевірки.
1. Фактична перевірка: що саме має право перевіряти ДПС
Відповідно до пп. 80.2.7 ПКУ, фактична перевірка проводиться виключно за наявності інформації про:
- використання праці найманих осіб без належного оформлення трудових відносин;
- виплату доходів у вигляді заробітної плати без сплати податків і зборів.
Ключова особливість фактичної перевірки – вона спрямована на встановлення фактичних обставин «тут і зараз», а не на комплексний аналіз бухгалтерського чи кадрового обліку за певний період (в межах строків давності за ст. 102 ПКУ).
Принаймні ПКУ обмежує можливість (повноваження) органів витребовувати документи під час фактичної перевірки ДПС (п. 80.6 ПКУ):
1) в частині вимог щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами), у т.ч. тими, яким установлено випробування,
а) перевіряти наявність належного оформлення трудових відносин,
б) з'ясовувати питання щодо:
- ведення обліку роботи, виконаної працівником,
- обліку витрат на оплату праці,
- відомостей про оплату праці працівника;
2) для з'ясування факту належного оформлення трудових відносин з працівником можуть використовувати
а) документи, що посвідчують особу,
б) або інші документи, які дають змогу її ідентифікувати,
- посадове посвідчення,
- посвідчення водія,
- санітарна книжка тощо.
Увага! Фінансові санкції за ст. 265 КЗпП податкові органи не застосовують, натомість передають інформацією до органів Держпраці.
2. Планова (документальна) перевірка: повний контроль зарплати
На відміну від фактичної, документальна планова перевірка (а також позапланова) має зовсім інший предмет/обсяг/період.
Саме під час документальної перевірки органи ДПС уповноважені:
- перевіряти правильність нарахування заробітної плати;
- аналізувати індексацію, премії, компенсації, відпусткові, лікарняні;
- перевіряти виплати при звільненні;
- контролювати дотримання мінімальної бази ЄВ;
- зіставляти кадрові документи, бухоблік, звітність і банківські виписки;
- застосовувати Методику №322 у повному обсязі (про що прямо вказано у п. 1.1 цієї Методики).
Саме тому всі «розрахункові» зарплатні помилки – це зона ризику документальних перевірок, а не фактичних.
Таблиця 1. Фактична або документальна (планова) перевірка ДПС щодо оплати праці та оформлення працівників
| Критерій | Фактична перевірка | Документальна (планова / позапланова) перевірка |
| Правова підстава | п. 80.2 ПКУ, зокрема пп. 80.2.7 ПКУ | ст. 75, 77 – 78 ПКУ |
| Підстава для проведення | Наявність інформації про використання неоформленої праці, виплату зарплати без сплати податків, діяльність без реєстрації | Включення до плану-графіка або підстави для позапланової перевірки |
| Повідомлення платника | Ні. Не повідомляють заздалегідь | Так. Повідомляють (наказ + направлення) |
| Мета перевірки | Встановити фактичні обставини порушень «тут і зараз» | Перевірити правильність нарахування, утримання та сплати податків |
| Оформлення працівників, повідомлення органу ДПС про прийняття на роботу | Так (факт допуску до роботи без договору чи без повідомлення) | Так (через аналіз документів) |
| Фактична наявність працівників на робочому місці | Так | Ні |
| Правильність нарахування зарплати | Ні | Так |
| Дотримання мінімальної зарплати по регіону | Ні | Ні |
| Індексація заробітної плати | Ні | Так |
| Виплати при звільненні | Ні | Так |
| Премії, надбавки, доплати | Ні | Так |
| Мінімальна база ЄСВ | Ні | Так |
| Розрахунки ПДФО та військового збору | Ні | Так |
| Аналіз бухобліку (рах. 66, 65, 64) | Ні | Так |
| Банківські та касові документи | Обмежено (факт виплати) | Повноцінно |
| Методика №322 | Ні. Не застосовується | Так. Застосовується повністю |
| Що робити платнику | Контролювати межі перевірки | Готувати документи та внутрішній аудит |
Як перевіряють зарплату за Методикою №322
Наказом ДПС від 04.05.2023 №322 затверджено Методику перевірки достовірності, повноти нарахування та сплати ПДФО, ЄСВ і військового збору. Саме вона визначає алгоритм дій інспектора.
Типова логіка перевірки:
1. Аналіз податкової звітності (об’єднаної звітності з ПДФО, ВЗ і ЄСВ).
2. Зіставлення даних звітності з:
- бухобліком (рахунки 66, 65, 64);
- банківськими виписками та касою;
- кадровими документами.
3. Виявлення ризиків:
- масові мінімальні зарплати;
- неповний робочий час без економічних причин;
- значні виплати фізособам за ЦПД;
- різкі коливання фонду оплати праці.
4. Витребування документів і формування висновків в акті перевірки.
Важливо! Процес проведення документальної перевірки умовно поділяється на 3 етапи.
Таблиця 2. Організаційний етап
| 1. Організаційний етап | Першочергово обов’язково ознайомлюються з: |
| – наказом про облікову політику; | |
| – наказами про прийняття на роботу працівників; | |
| – штатним розписом; | |
| – цивільно-правовими договорами |
Таблиця 3. Перевірка первинних документів та бухоблік
| 2. Перевірка первинних документів | Насамперед документи, що містять дані стосовно нарахованих (виплачених) доходів фізособам, перевірка аналітичних відомостей та карток за рахунками: |
| 64 «Розрахунки за податками і платежами» | |
| 65 «Розрахунки за страхуванням» | |
| 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» | |
| 30 «Готівка» | |
| 31 «Рахунки в банках» | |
| 37 «Розрахунки з різними дебіторами» | |
| 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» |
Таблиця 4. Виявлення порушень та складення акта (довідки)
| 3. Підсумковий етап | Узагальнення встановлених порушень (відхилень) з їхнім відображенням в акті (довідці), зокрема, чи правильно/правомірно |
| – визначений об’єкт оподаткування ПДФО та ВЗ при нарахуванні (виплаті) доходів у вигляді заробітної плати, винагород за ЦПД за виконання робіт (надання послуг), інших виплат фізособам (як у грошовій, так і не грошовій формі); | |
| – застосовано до об’єкта оподаткування розмір ставки ПДФО залежно від виду доходу; | |
| – надана податкова соціальна пільга; | |
| – надана поворотна фіндопомога фізособам та оподаткування такої допомоги у разі встановлення факту її неповернення; | |
| – визначено базу нарахування ЄВ; | |
| – застосований розмір ЄСВ; | |
| – дотримано встановлені строки сплати (перерахування) до бюджетів ПДФО, ВЗ, ЄСВ; | |
| – дотримано вимоги щодо пропорційності сплати ЄСВ (авансових платежів) одночасно з виплатою сум зарплати (доходу, грошового забезпечення), на суми якої (якого) нараховується ЄСВ; | |
| – на рахунках обліковується нарахування та сплата ПДФО, ВЗ, ЄСВ |
Сім помилок, які привертають особливу увагу
1. Порушення мінімальної бази ЄСВ
Якщо працівник відпрацював повний місяць, а ЄСВ нараховано з бази, меншої за мінімальну зарплату – це майже гарантоване донарахування.
Мінімальні та максимальні розміри ЄСВ у 2026 році ви можете побачити в нашому довіднику за посиланням.
А ті самі показники у 2025 році – тут.
2. Несвоєчасна сплата ПДФО і ВЗ
Податкові органи звертають особливу увагу на своєчасність нарахування та виплати податків із виплат, що здійснюються податковим агентом на користь фізособи (працівника, за договорами ЦПХ).
3. Маскування зарплати під цивільно-правові договори
Регулярні щомісячні виплати фізособі за ЦПД без чіткого результату робіт – класичний ризик перекваліфікації у трудові відносини.
4. Формальний неповний робочий час
Оформлення 0,25 – 0,5 ставки при фактичній повній зайнятості – сигнал для поглибленої перевірки.
5. Помилки в оподаткуванні «спеціальних» виплат
Компенсації, премії, відрядження, подарунки, виплати при звільненні, належне їх оформлення та звітування – типові зони помилок щодо бази ПДФО і ВЗ.
6. Очевидна невідповідність доходів та витрат
Зокрема, йдеться про наявність у ФОПа численних магазинів, складів, одиниць транспорту тощо поряд із мінімальною кількістю працівників. У податківців виникає запитання: чи не застосовує такий ФОП ще і працю неоформлених працівників?
7. Часта зміна КВЕДів (додавання чи виключення) або місця здійснення госпдіяльності.
Загалом варто врахувати, що наявність значного числа КВЕДів в ЄДР (ФОП чи ЮО) не може вказувати на можливі порушення податкового законодавства. Проте у податкових органів це викликає багато запитань, особливо якщо кодів КВЕД зареєстровано багато (і доходи за ними отримуються), а оформлених працівників небагато.
Таблиця 5. Документи, які перевіряє ДПС по зарплаті
| Документ | Що перевіряють податківці | Типові помилки |
| Штатний розпис | Відповідність посад, окладів кількості працівників | Оклади не відповідають мінімальним вимогам законодавства і фактичним нарахуванням |
| Накази про прийняття/звільнення/зміни окладів | Дати, підстави, зв’язок із нарахуваннями | Відсутні накази або вони оформлюються заднім числом |
| Трудові договори, контракти, посадові інструкції | Умови оплати праці, режим роботи | Умови та обов’язки, які повинні бути у працівника, не відповідають фактичній роботі |
| Положення про оплату праці, колдоговори | Систему оплати, преміювання, надбавки | Виплати працівникам не відповідають правилам, зазначеним у внутрішніх документах (не виплачуються обов’язкові виплати, виплачуються нерегулярно, у меншому розмірі, ніж передбачено, тощо) |
| Табелі обліку робочого часу | Фактично відпрацьований час | У табелі зазначено недостовірну інформацію (наприклад, що працівник був на роботі в той час, коли він перебував на лікарняному або у відпустці), не відображається змінність працівників, робота у вихідні або в надурочний час тощо |
| Розрахункові відомості | Склад нарахувань і утримань | Не відображається вся зарплата, яку отримує працівник (так звана «зарплата в конвертах») |
| Банківські виписки, касові документи | Фактичну дату і суму виплати | Розбіжності з обліком і звітністю |
| Оборотно-сальдові відомості (66, 65, 64) | Коректність бухобліку | Розбіжності даних бухобліку з первинними документами |
| Договори ЦПД з фізособами | Характер відносин | Ознаки трудових відносин |
| Податкова звітність (ПДФО, ВЗ, ЄВ) | Повноту та достовірність | Розбіжності з фактичними виплатами |
Щоб не виникло питань під час перевірок, ми написали багато корисних статей на теми, зазначені у таблиці 5:
- Табель обліку використання робочого часу (форма №П-5): інструкція із заповнення та нестандартні ситуації
- Як прийняти на роботу працівника: порядок дій, оформлення трудових відносин, зразки документів
- Беремо на роботу директора: документальне оформлення
- Звільнення працівника у 2025 році від А до Я: які підстави та як документально оформити?
- Розрахунок при звільненні працівника у 2025 році: пам’ятка для бухгалтера
- Як змінити директора ТОВ: інструкція в 4 кроки
- «Тринадцята зарплата»-2025 : як виплатити винагороду (річну премію) за підсумками 2025 року
- Якими первинними документами оформити зарплату?
- Накази по підприємству – 2025: види, реквізити, нумерація, оформлення та зберігання (+8 прикладів)
- Накази керівника юрособи: які вони бувають, коли складаються та як їх правильно оформити? (+ 3 зразки наказів)