Главная Все новости Учет и отчетность Учет отдельных операций

Резерв отпусков: инвентаризация в таблице

Одним из наиболее обсуждаемых на форуме «ДК» является вопрос использования резерва на оплату отпусков в практической деятельности. В этой статье попробуем показать, как небольшому предприятию посчитать остаток неиспользованных дней отпуска для применения при исчислении соответствующего резерва с помощью широко распространенной программы MS Excel

Хто і як нараховує резерв

Як відомо, п. 8 П(С)БО 25 «Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва» дозволяє не формувати резерву на оплату відпусток для малих підприємств, які звітують за спрощеним фінзвітом суб'єкта малого підприємництва (форми 1-мс, 2-мс). Для решти юридичних осіб формування резерву прийнято вважати обов'язковим.

Резерв нараховують проведенням у дебет рахунків, в які нараховується зарплата працівника, із кредиту рахунку 471 (наприклад, Д-т 23 К-т 471 або Д-т 92 К-т 471).

Далі відпусткові та суми ЄСВ нараховують за рахунок резерву проведеннями Д-т 471 К-т 661, 651.

Докладно питання створення резерву відпусток див. у «ДК» №25-26/2016 у статті «Практичні кроки щодо резервів відпусток».

 

Необхідність інвентаризації

На практиці на працюючому підприємстві резерв ніколи не буде нульовим. А враховуючи постійну плинність кадрів та змінюваність розмірів оплати праці, залишок резерву так само практично ніколи не відповідатиме фактичним розмірам потенційних виплат на оплату відпусток на будь-яку дату.

Тому, як правило, під час річної інвентаризації доцільно визначити:

1) кількість днів відпустки, яку «заробили», але не використали всі працівники на певну дату;

2) суму залишку резерву на кінець року виходячи саме з цих розрахунків.

Далі слід порівняти нараховану суму із залишком за субрахунком 471 і за потреби здійснити донарахування або часткове списання резерву.

Відповідно до п. 8.6 розділу III Положення №879, до акта інвентаризації (в частині забезпечень) включаються: визначена за результатами інвентаризації сума забезпечення разом із відповідними розрахунками, а також відповідні суми за даними бухгалтерського обліку.

 

Що говорять П(С)БО

Відповідно до п. 18 П(С)БО 11 «Зобов'язання», залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується); за відсутності ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов'язань сума такого забезпечення підлягає сторнуванню.

Отже, якщо розмір резерву на оплату відпусток на кінець року є недостатнім, його слід донарахувати проведенням Д-т 23, 91-94 К-т 471 (те саме проведення, що здійснюється при нарахуванні резерву — звичайно, залежно від категорій працівників). Якщо резерв є більшим, ніж потрібно, то зменшення роблять тими самими проведеннями Д-т 23, 91-94 К-т 471, але методом «сторно» (тобто з мінусом). Наголосимо, що, як правило, потреби у зменшенні резерву не виникає. Але чи не єдиний випадок, коли така потреба може виникати, — це коли на підприємстві є тенденція до зниження зарплати.

 

Використання таблиці

Запропонований у статті прийом може здатися доволі трудомістким. Проте він буде корисним не лише для проведення інвентаризації резерву невикористаних відпусток, а й для обрахунку кількості днів невикористаних відпусток при звільненні. Йдеться, по суті, про елемент здійснення кадрового обліку в частині обліку відпусток. Надалі буде зручно відображати у відповідній графі таблиці кожного разу кількість днів використаної відпустки, і підприємство матиме змогу вивести кількість днів невикористаних відпусток для кожного працівника на будь-яку дату.

 

Зміна тривалості відпустки

Використання прийому потребує окремої уваги в частині тих працівників, у яких протягом роботи на підприємстві змінювалася тривалість щорічної відпустки (наприклад, у зв'язку з переведенням на іншу посаду, одержанням інвалідності тощо). Для таких працівників, на нашу думку, при переведенні на іншу посаду слід зробити новий рядок у таблиці з новою кількістю днів щорічної відпустки і розпочинати облік відпусток таких працівників по-новому. Звичайно, права використати невикористану відпустку відповідно до колишньої тривалості працівник не втрачає.

 

Облік за групами працівників

Пропоновану таблицю доцільно використовувати за групами працівників: окремо визначати тих, чия зарплата відноситься до прямих виробничих витрат, окремо — тих, чия зарплата є загальновиробничими витратами і, відповідно, витратами періоду за видами (адміністративні, збутові, інші операційні). Адже для кожної групи працівників проведення з донарахування чи зменшення резерву будуть різними.

Зокрема, для виробничих працівників резерв може нараховуватися проведенням у дебет рахунку 23 або 91 з наступним розподілом, для адміністративних працівників (наприклад, директор, заступник директора, бухгалтерія) — у дебет рахунку 92, для працівників відділу збуту, касирів та продавців — у дебет рахунку 93.

Якщо суми коригувань резерву для виробничих працівників є істотними, то слід замислитись над можливістю визначення відповідних витрат у складі наднормативних загальновиробничих витрат (які включаються не до собівартості виробленої продукції, а до собівартості реалізованої продукції у періоді нарахування). Проблема в тому, що істотні суми донараховуваного резерву в грудні можуть вплинути на оцінку залишків незавершеного виробництва та/або нереалізованої готової продукції на дату балансу (на 31.12.2016 р.), спричинивши їх завищення та викривлення показників балансу. Підприємства, які не мають залишків незавершеного виробництва та/або нереалізованої готової продукції або в яких суми донараховуваних резервів не є значними, різницями можуть знехтувати.

 

Якщо це вперше

Підприємству, яке ніколи не обчислювало резерву, для складання звітності треба обчислити його на початок та кінець 2016 р. і здійснити коригування (минулі періоди коригуються через коригування даних нерозподіленого прибутку — рахунок 44).

 

Пояснення до таблиці

Нижче наводимо таблицю, використовувати яку для інвентаризації резерву відпусток ми рекомендували клієнтам, що є невеликими підприємствами з незначною кількістю відпусток. Таблиця може бути прийнятною і для суцільної чи вибіркової самоперевірки резервів, під час тієї ж інвентаризації або аудиту, для більших підприємств, облік відпусток на яких автоматизовано.

Таблиця 1

Практична таблиця для інвентаризації резерву відпусток

A
B
C
D
E
F
G
H
I
1
Дата, на яку здійснюється обчислення
31.12.2016
2
Прізвище, ініціали
Число днів щорічної відпустки
Дата прийняття на роботу
Разом днів відпустки
Використано за весь період роботи, днів
Невикористаної відпустки, днів
Середньоденний заробіток за останні 12 міс., грн
Сума резерву по працівнику, з урахуванням ЄСВ 22%, грн
3
Виробничі працівники (прямі виробничі витрати)
4
Iваненко П. П.
24
14.03.2015
43
24
19
14,08
326,37
5
Петренко Г. Г.
24
18.07.2016
11
0
11
16,55
222,1
6
Сергієнко I. I.
31
01.04.2010
209
81
128
11,3
1764,61
7
РАЗОМ по виробничих працівниках (прямі виробничі витрати)
2313,08

Таблиця 2

Пояснення до заповнення формул у таблиці 1

Графа
Формула (на прикладі рядка 4) 
Пояснення
Разом днів відпустки =ОКРУГЛ((I1-D4)/30,42*C4/12;0) Обчислюється різниця в днях між коміркою I1 (31.12.2016) та показником «Дата прийняття на роботу» (комірка D4), що ділиться на середньомісячну кількість календарних днів 30,42 і множиться на результат від ділення показника комірки C4 («Число днів щорічної відпустки») на 12 місяців; отриманий результат округляється до цілого числа (0 знаків після коми)
Використано за весь період роботи, днів =24+24+26+7

(інформація для внесення)

Вносяться дані щодо кількості днів використаної щорічної відпустки при кожному її використанні (показані дані для працівника Сергієнка I. I.), що за весь період роботи використав 81 день щорічної відпустки
Невикористаної відпустки, днів =E4-F4 Обчислюється залишок загальної кількості днів відпустки, які працівник заробив, але не використав на задану дату, на яку здійснюється обчислення. Результат буде від'ємним, якщо працівник використав відпустку наперед
Середньоденний заробіток за останні 12 міс., грн Iнформація для внесення Вноситься інформація про середньоденний заробіток, який обчислюється відповідно до Порядку №100, за останні 12 календарних місяців роботи на дату проведення інвентаризації резерву (наприклад, на кінець року). Для зручності сума середньоденного заробітку може обчислюватися також безпосередньо у таблиці
Сума резерву по працівнику, з урахуванням ЄСВ 22% =G4*H4*1,22 Обчислюється сума резерву як результат множення кількості днів невикористаної відпустки на суму середньоденного заробітку за календарні дні, що збільшується на ставку ЄСВ (коефіцієнт 1,22, у разі якщо працівник є інвалідом, використовується коефіцієнт 1,0841)

Ключовою в таблиці 1 є графа «Разом днів відпустки» — тут задається відповідна формула, пояснення до якої, а також до інших граф таблиці наведені в таблиці 2. Слід звернути увагу на те, що при обрахунку цього показника в таблиці використовується середньомісячна кількість календарних днів у місяці 30,42, яка обчислена як частка від ділення 365 днів на 12 місяців. Оскільки тривалість відпустки визначається в повних календарних днях, використання середнього значення вбачається цілком прийнятним, адже у результаті не дає істотних відхилень.

Увага: у першому рядку таблиці показана дата, на яку здійснюється обчислення. Для проведення обчислень може бути задана будь-яка дата. Якщо підприємство має бажання обчислити кількість невикористаних днів на поточну дату (тобто на сьогодні), до відповідної комірки слід унести формулу =ТДАТА().

Формула ТДАТА за її логікою не має так званих аргументів, тому після неї зазначаються відкрита й одразу закрита дужки.

Замість згаданої формули підприємство може внести відповідну дату вручну.

Доступ к полному тексту этой новости возможен только для подписчиков электронного или бумажного «Дебет-Кредит». Если вы подписчик, пожалуйста, авторизуйтесь.

Или оформите подписку, перейдя по ссылке;  стоимость минимального пакета «Мой ассистент» составляет только 36 грн в месяц.

Спасибо за понимание.

Автор:
Кравчук Алексей, д.ю.н., аудитор
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Учет и отчетность / Учет отдельных операций
Теги:
Отпуска , Инвентаризация , Учет

Обратите внимание: новостная лента «Дебет-Кредит» содержит не только редакционные материалы, но также статьи сторонних авторов, разъяснения сотрудников фискальной службы и т.п.

Данные материалы, а также комментарии к ним, отражают исключительно точку зрения их авторов и могут не совпадать с точкой зрения редакции.

Редакция не идентифицирует лица комментаторов, а не модерирует тексты комментариев и не несет ответственности за их содержание.

Комментарии: 3

Новости по теме

Консультации по теме

Хочете отримувати

найважливіші новини від «Дебету-Кредиту»?