Працівника прийнято на роботу: перші дії роботодавця

Працівник має пройти інструктаж та ознайомитись з умовами роботи

Про алгоритм дій при принятті на роботу працівників ми розповідали тут. Він містить 8 кроків. Про перші два ми вже писали, а зараз розповімо про інші.  

Коли працівник укладав трудові відносини, він вже знав про те, на яку посаду приймається, яку роботу виконуватиме та в якому режимі працюватиме. Але домовленість та практика – різні речі. 

Згідно із нормами ст. 29 КЗпП, до початку роботи нового працівника роботодавець зобов’язаний проінструктувати працівника та забезпечити йому робоче місце.

Отже, роботодавець має:

1) роз'яснити працівникові його права і обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги та компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства та колективного договору;

2) ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

3) забезпечити працівника робочим місцем, а також необхідними для роботи засобами;

4) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Звісно, про деякі речі працівника можна повідомити і усно. Але краще не залишати це без письмового підтвердження, щоб потім не було претензій та звинувачень. Усі документи, з якими працівника буде ознайомлено, бажано надавати йому на підпис.

Перелік документів для ознайомлення працівника:

•          Посадова інструкція;
•          Колективний договір;
•          Правила внутрішнього трудового розпорядку;
•          Положення про оплату праці;
•          Положення про комерційну таємницю підприємства;
•          Положення про відрядження;
•          Положення про преміювання.

Можуть бути й інші документи в залежності від специфіки підприємства. Але ці документи й умови в них не можуть суперечити нормам чинного законодавства.

Також, рекомендуємо завести журнал, у якому зазначати ознайомлення працівників із такими документами. Більшість зазначеної вище інформації може бути оформлено відповідним документом. А підпис на ньому є додатковим доказом того, що працівник з ним ознайомлений і знає, на що погодився. Звісно, що всі такі документи мають відповідати чинному законодавству. 

Організація робочого місця

Згідно з ст. 21 КЗпП роботодавець повинен забезпечувати працівникам умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Втім, що саме має надати роботодавець працівнику у якості робочого місця і знарядь праці, чинне законодавство не конкретизує. Тож, як саме буде організовано таке робоче місце, залежить від того, у якій сфері працює роботодавець, і які обов’язки виконуватиме працівник. Однак є випадки, коли від роботодавця вимагається дотримання певних умов. Наприклад, якщо прийнятий працівник є особою з інвалідністю. Як організувати його робоче місце, ми розглядали тут>>

Звісно, що передачу працівнику для роботи певних знарядь треба оформити первинними документами. На підприємствах, де ведуться картки обліку необоротних активів, МШП, спецодягу тощо, у них робиться запис про передачу таких активів працівнику, яку підтверджує сам працівник своїм підписом.  

Повідомлення працівника про його обов’язки

Держпраці роз’яснює: «на основi квалiфiкацiйних характеристик посад працiвникiв та особливостей штатного розпису для їхнього розмежування через чiтке визначення конкретних функцiональних обов’язкiв, якi мають виконувати певнi працiвники, власник або уповноважений ним орган розробляє та затверджує такий локальний правовий документ, як посадовi iнструкцiї, наявнiсть яких є обов'язковим елементом на кожному пiдприємствi, в установi, органiзацiї». 

За цим посиланням ви також зможете знайти й основнi вимоги до складання посадової інструкції. 

Інструктаж з охорони праці

Також Держпраці нагадує про обов’язок роботодавця створити на робочому місці в кожному структурному підрозділі умови праці відповідно до нормативно-правових актів, і забезпечити додержання вимог законодавства щодо прав працівників у галузі охорони праці. Для цього роботодавець, зокрема, розробляє і затверджує положення, інструкції, інші акти з охорони праці, що діють у межах підприємства та встановлюють правила виконання робіт і поведінки працівників на території підприємства, у виробничих приміщеннях, на будмайданчиках, робочих місцях тощо. 

Роботодавець розробляє і затверджує інструкції з охорони праці згідно з штатним розписом та видами виконуваних робіт на підприємстві, забезпечує безкоштовно працівників інструкціями в достатній кількості.

Згідно з діючими на підприємстві інструкціями з охорони праці проводиться інструктаж. Запис про проведення інструктажу робиться в журналах реєстрації інструктажів - вступного та на робочому місці. 

Повідомлення про прийняття на роботу

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника  або уповноваженого ними органу, та повідомлення ДФС про прийняття працівника за формою згідно з Постановою №413. 

Повідомлення про прийняття на роботу подається роботодавцем до територіальних органів ДФС за місцем обліку їх як платника ЄСВ до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:

• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі; 
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами. 

Завантажити зразок>>

Оформлення трудової книжки та внесення запису 

Згідно зі ст. 48 КЗпП, основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка. До трудової книжки аносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві.

Постановою №301 та Інструкцією №58 затверджено зразки бланків трудової книжки, визначено порядок ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок.

Вищезгадані документи досить-таки застарілі й недосконалі, але на сьогодні іншого не створили, тож доведеться керуватися й користуватися тим, що є. При цьому у неврегульованих моментах часто доводиться вчиняти за аналогією.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють у роботодавця понад п’ять днів (ч. 2 ст. 48 КЗпП). 

Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Усі записи в трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагороди й заохочення вносять після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення ― у день звільнення (п. 2.4 Інструкції №58).

До того як заповнити розділ «Відомості про роботу», слід внести записи із зазначенням дати початку та завершення:

• про час служби у складі Збройних сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
• про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
• про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі. Вноситься час навчання на денних відділеннях;
• про час догляду за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років (див. зразок 1).

Після внесення вищезгаданої інформації вносяться записи про прийом, звільнення, переведення у загальному порядку.

Записи в трудовій книжці повинні відповідати формулюванням чинного законодавства та містити посилання на статтю та пункт закону.

У графі 3 обов’язково зазначається повна назва підприємства без скорочень та абревіатур. Наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю «Лани Наддніпрянщини». 

Записи про найменування займаної посади, професії повинні чітко відповідати штатному розпису та національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій».

У графі 1 розділу «Відомості про роботу» зазначається порядковий номер запису, а в графі 2 — дата прийняття на роботу, арабськими цифрами. Далі заповнюється графу 3: «Прийнятий на роботу (або призначений на посаду) до цеху, відділу, підрозділу (у разі їх наявності)» (див. зразок 1).

Роботодавець зобов’язаний ознайомлювати працівника із кожним записом, що вноситься в трудову книжку на підставі наказу чи розпорядження про призначення на роботу, переведення, звільнення під підпис в особовій картці типової форми №П-2.

Зразок. Внесення записів в трудову книжку про навчання та прийняття на роботу

Заповнення особової картки форми №П-2 

Форма №П-2 «Особова картка працівника», затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, є типовою формою первинної облікової документації. Цей наказ, яким затверджено типову форму, в Мін'юсті не зареєстрований (типові форми не підлягають державній реєстрації), а отже, не є обов'язковим до виконання. 

Тому підприємство може розробити свою форму особової картки на підставі затвердженої Держстатом форми. Хоча наявність особової картки діючої форми зніме принаймні одне питання під час перевірок від Держпраці. 

Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06 вважає, що типова форма №П-2 «Особова картка працівника» є основним первинним документом з обліку особового складу. Таке твердження було зроблено на підставі п. 1.6 р. І «Загальні положення» Інструкції №286. 

Однак первинний документ з обліку особового складу і первинний бухгалтерський документ – це різні речі. Якщо первинний документ за визначенням, наведеним у Законі про бухоблік, повинен містити інформацію про господарську операцію, у первинних документів з обліку особового складу інше завдання – це облік відомостей про працівників (так званий, кадровий облік), зокрема, для державних статистичних спостережень.  

Загальні відомості про працівника зазначити в особовій картці дуже просто - на підставі документів, які надає працівник при прийнятті на роботу та пізніше, в разі зміни наданих раніше відомостей. Нагадаємо, що згідно із ст. 24 КЗпП, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи. При заведенні особової картки на новоприйнятого працівника потрібна ще його фотографія, оскільки у формі особової картки відведено для неї відповідне місце. 

Таким чином, прізвище, ім’я та по-батькові, дата народження та адреса, громадянство, родинний стан зазначаються відповідно до відомостей з паспорту працівника (або документу, що його замінює). Відомості про освіту – відповідно до поданого працівником документу про освіту. Відомості про попередні місця роботи, трудовий стаж і причину звільнення з останнього місця роботи – на підставі трудової книжки тощо.   

Докладно про ведення особової картки ми писали тут>> 

Формування та ведення особової справи

Ведення особових справ для підприємств недержавної форми власності не є обов’язковим. Тож на підприємствах це питання вирішується самостійно. Особова справа може бути як зібрання документів, складених до одного файлу, що зберігаються разом із файлами інших працівників в одній папці або заведена на кожного працівника окрема папка.

Особова справа — це сукупність документів, у яких відображено відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні відзнаки та заохочення.

У ній містяться документи, які підтверджують основні дані про особу: щодо освіти, попередніх місць роботи та трудової діяльності, а також такі біографічні відомості як сімейний стан, місце проживання, проходження військової служби, отримання нагород або застосування стягнень тощо.

Порядок ведення особових справ нормативно-правовими актами не встановлений за винятком державних службовців, особові справи яких ведуться  відповідно до Порядку від 22.03.2016 р. №64.