Особливості інвентаризації запасів у воєнний час

Війна війною, а інвентаризація - за розкладом!

Порядок, строки та випадки проведення інвентаризації визначено у Положенні №879, яке обов’язкове до виконання для всіх без винятку юридичних осіб незалежно від форми власності, організації або системи оподаткування.

Відповідно до п. 1 ст. 10 Закону про бухоблік, всі юрособи зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. На час війни підприємства не звільнені від проведення річної інвентаризації. Перелік випадків, у яких підприємство зобов’язане провести обов’язкову інвентаризацію, наведено у  п. 7 Положення №879. Зокрема, інвентаризація є обов'язковою перед складанням річної фінансової звітності.

Перед складанням річної звітності всі запаси підлягають суцільній інвентаризації (п. 6 Положення №879):

• всі запаси підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі запаси, що передані у прокат чи оренду;
• запаси, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі) тощо.

Строки проведення річної інвентаризації запасів визначені у п. 10 Положення №879: для запасів - це три місяці до дати балансу. Тож кожного року протягом жовтня, листопада та грудня потрібно проводити інвентаризацію всіх запасів на підприємстві.

Інвентаризація розпочинається на підставі наказу керівника (п. 1 Розділу ІІ Положення №879). Цим наказом створюється інвентаризаційна комісія з представників:

• апарату управління підприємства, 
• бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності - фізичної особи, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах);
• досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери). 

Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та у присутності матеріально відповідальної особи (далі – МВО) – п. 1 Розділу ІІ Положення №879. Якщо в мирний час не виникало питань щодо зміни МВО та її присутності під час інвентаризації, то під час війни трапляються ситуації, які потребують нестандартних рішень (про них – далі).

Особливості проведення інвентаризації запасів у воєнний час

У зв’язку з тимчасовою окупацією частини території України та збройною агресією РФ підприємства могли втратити доступ до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку. Ці випадки врегульовані п. 8 Положення №879.

Підприємства, які:

• з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження на території:
• АР Крим та м. Севастополя, 
• на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях, 
• території проведення АТО та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях;
• мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану;
• підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах),  ̶

̶   проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов'язання та власний капітал підприємств.

Райони проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану визначаються відповідно до законодавства. Наразі ми орієнтуємося на Наказ Мінреінтеграції від 25.04.2022  р. №75 (далі – Перелік №75). Станом на дату підготовки цього матеріалу цей наказ містить перелік територальних громад, актуальний на 23 вересня 2022 р.

Керівники вищезазначених підприємств у разі встановлення фактів викрадення (розкрадання), нестачі, знищення (псування) майна, можуть прийняти рішення про проведення інвентаризації такого окремо визначеного майна на день встановлення таких фактів.

Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 1 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду. Звертаємо увагу, що тут говориться не про виключення територіальної громади з Переліку №75, а саме про фактичне зникнення перешкод доступу у самого підприємства. Рішення про те, що перешкоди зникли і доступ відновився, приймає керівник підприємства, він же і видає наказ про проведення інвентаризації.

Тут уже йдеться не про дотримання загальних строків проведення обов’язкової інвентаризації, а про її «аварійне» проведення після відновлення доступу до активів. А вже після проведення цієї інвентаризації підприємство починає дотримуватися загальних строків. 

Наприклад, якщо доступ до запасів відновився у серпні, підприємство проводить їх інвентаризацію на 1 вересня. А якщо доступ до запасів відновився у жовтні, підприємство проводить їх інвентаризацію на 1 листопада, і тим самим воно вкладається у строки проведення річної інвентаризації запасів (жовтень-грудень). Ще одну річну інвентаризацію запасів проводити не потрібно. 

Організація збереження запасів під час війни

Можлива ситуація, коли підприємство має безперешкодний та безпечний доступ до запасів, але не вистачає персоналу для створення інвентаризаційної комісії і відсутня МВО, тож варто сказати дещо про організацію роботи зі запасами та їх збереження під час війни, коли працівники змушені раптово залишати свої робочі місця.

Відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

Також згідно з ч. 6 ст. 8 Закону про бухоблік керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку.

Далі читаємо Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.2007  №2. Вони не обов’язкові до виконання і можуть застосовуватися підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами незалежно від форм власності (крім банків, бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності) – п. 1.1 Методрекомендацій №2. Проте в цих методрекомендаціях містяться корисні настанови, які можна взяти до уваги.

Відповідно до п. 4.3 та п. 4.4 Методрекомендацій №2 приймання, зберігання, відпуск та облік запасів в місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа.

Керівник підприємства відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" затверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати документи на отримання та відпуск з місць зберігання запасів, давати дозвіл на вивезення запасів з підприємства та отримання їх від інших підприємств.

Відповідно до п. 4.14 Методрекомендацій №2 для забезпечення ефективності використання запасів у виробництві здійснюється контроль використання запасів у порядку, в спосіб і строки, визначені керівником (власником) підприємства.

Як бачимо, в теорії вся відповідальність за збереження ТМЦ та організацію їх обліку покладається на керівника. Керівник, своєю чергою, визначає перелік посад МВО, які уповноважені на операції з ТМЦ та несуть матеріальну відповідальність за їх збереження. Проте воєнна практика вносить свої корективи.

Якщо МВО не може надалі виконувати свої обов’язки через евакуацію, вступ до ЗСУ або тероборони та з інших причин, потрібно за можливості подбати про те, щоб відповідальність за збереження ТМЦ була передана іншому працівнику належним чином – видано наказ про призначення нової МВО та проведено інвентаризацію, адже у разі зміни МВО проведення інвентаризації є обов’язковим (п. 7 розділу І Положення №879). 

Виняток з цього правила зроблено лише для підприємств, згаданих у п. 8 розділу І Положення №879 (докладніше про це див. у попередньому розділі). Ці підприємства не проводять інвентаризацію у разі зміни МВО, якщо на момент такої зміни немає можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до запасів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, які потрібні для інвентаризації цих запасів.

Якщо МВО раптово не вийшла на роботу з будь-яких причин (евакуація, вступ до ЗСУ, тероборони і т.п.), і більше немає кому передати відповідальність за збереження запасів (зокрема, якщо підприємство в цілому призупинило роботу), керівник повинен взяти цю відповідальність на себе. На нашу думку, за цих умов також можна застосувати п. 8 Положення №879 і провести інвентаризацію запасів станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, відновлено роботу підприємства, присутні члени інвентаризаційної комісії та МВО, і відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.

Процедура інвентаризації запасів у воєнний час

Залишається неврегульованим питання, що робити в разі, коли МВО раптово залишає робоче місце і не встигає передати матеріальну відповідальність за ТМЦ іншій МВО або керівнику. Відповідно не проводиться й інвентаризація в разі зміни МВО.

Зокрема, це стосується можливості доступу до приміщень, де зберігаються ТМЦ. Не повинно бути такої ситуації, коли МВО раптово залишила своє робоче місце, а більше ні в кого немає ключів від складу тощо, і до складу можна потрапити тільки шляхом аварійного відкриття.

За можливості МВО повинні подбати про те, щоб передати ключі від приміщень та інші засоби контролю своєму безпосередньому або вищестоящому керівнику, який залишається на підприємстві. Також варто заздалегідь подбати про наявність дублікатів ключів та про порядок зберігання та використання цих дублікатів, який потрібно затвердити наказом керівника. Зокрема, дублікати можуть зберігатися в опечатаному конверті у сейфі керівника, і застосовуватись за заздалегідь визначеною процедурою. 

Логіка полягає в тому, що МВО не повинна раптово залишати роботу, вона повинна за можливості передати підзвітні їй ТМЦ  іншому працівнику, який залишається на підприємстві. Також за можливості потрібно провести інвентаризацію ТМЦ, що передаються.

Якщо підприємство в цілому припинило роботу через війну і жоден працівник не працює, остаточний контроль над запасами залишається за керівником, який повинен вирішити, хто надалі нестиме матеріальну відповідальність за ці запаси. Якщо немає нікого, хто може це зробити, матеріально відповідальною особою стає сам керівник. У разі зміни керівника також потрібно буде провести інвентаризацію запасів.

Втім, якщо МВО не вийшла на роботу, не передала іншій особі матеріальну відповідальність за запаси, і при цьому немає дублікатів ключів або засобів доступу, єдиним варіантом залишається аварійне відкриття приміщень, заміна замків та доступів. Це робиться за наказом керівника.