Первинні документи з обліку зарплати: окремі питання

Обязательно ли следует использовать типовые формы документов для фиксирования хозяйственных операций по начислению и выплате зарплаты? Какие реквизиты обязательно должны быть в данных документах, а какие — нет? Имеют ли право предприятия разрабатывать собственные формы этих документов? Рассмотрим далее.

Обязательные реквизиты 

Традиционно первичным документом для фиксирования хозяйственной операции по начислению заработной платы является расчетная ведомость, а для фиксирования операции по выплате заработной платы в наличной форме — платежная ведомость (ведомость на выплату денег или расходная ведомость) (1). Они служат основанием для бухгалтерского учета соответствующих операций — начисления и выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете), и именно о них мы расскажем ниже. 

Частью 2 ст. 9 Закона о бухучете определен перечень обязательных реквизитов, которые в случае расчетной и платежной ведомости будут следующими: 

— название документа: расчетная ведомость, ведомость на выплату денег; 

— дата и место составления: для расчетной ведомости это будет последняя дата периода, за который производится начисление (чаще всего это последняя дата месяца или дата увольнения работника); для ведомости на выплату денег — последний день срока выплаты заработной платы, который указан в ведомости. Именно этой датой ведомость проводится в учете: по истечении установленного срока выплаты заработной платы кассир составляет реестр депонированных сумм, определяется фактически выплаченная сумма, и на нее составляется расходный кассовый ордер согласно п. 3.9 Положения №637; 

— название предприятия-работодателя, от имени которого составлен документ; 

— содержание и объем хозяйственной операции. Содержание хозяйственных операций по начислению и выплате заработной платы следует из общего содержания данных документов (в расчетной ведомости приводится расчет сумм заработной платы в разрезе работников, а в ведомости на выплату денег — информация о выплате заработной платы также в разрезе работников). Объем хозяйственных операций — это суммы начисленной и выплаченной заработной платы; 

— единица измерения хозяйственной операции — это гривня; 

— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления. Расчетная ведомость составляется и подписывается работником, уполномоченным руководителем предприятия на начисление заработной платы. Полномочие работника на совершение этих действий должно фиксироваться в трудовом договоре с ним (ст. 21 КЗоТ), оно также может оформляться отдельным приказом руководителя предприятия или указываться в должностной инструкции работника. Платежная ведомость подписывается руководителем (разрешительная надпись руководителя предприятия или уполномоченных им лиц), главным бухгалтером и работником, выдавшим деньги (чаще всего это кассир), — см. форму ведомости в приложении 1 к Положению №637; 

— личная подпись, позволяющая идентифицировать должностное лицо работодателя, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции. О реквизите «підпис» следует сказать, что он содержит указание должности лица, подписывающего документ, его подпись и расшифровку, в которой указываются инициалы и фамилия (2). Данное требование не касается собственно работников, получающих зарплату, поскольку они не являются должностными лицами, принимающими участие в хозоперации, однако подпись о получении наличности работником, учитывая требование п. 3.5 Положения №637, должна быть (это делается в рамках трудовых отношений работников с работодателем). 

Подробнее читайте в свежем выпуске ДК №1-2/2015.

Юлия Егорова