Призначення первинних документів
Порядок створення, прийняття та відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності (крім банків) встановлює Положення №88.
Первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, що містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (п. 2.1 Положення №88).
Відповідно до Закону про бухоблік бухгалтерський облік передбачає процес реєстрації, накопичення, узагальнення інформації про діяльність підприємства, тобто відображення в облікових регістрах відповідних господарських операцій.
При цьому підставою для відображення в бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій (ч. 1 Закону про бухоблік).
Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
На підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань (п. 44.1 ПКУ).
Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання вказаних вище документів, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (абз. 1 п. 44.3 ПКУ).
Пунктом 85.4 ПКУ встановлено, що при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Виправлення помилок у первинних документах
Суттєвою вважається помилка, яка окремо або сукупно з іншими може впливати на рішення, що приймаються користувачами звітності. Суттєвість помилки визначається організацією, виходячи з величини і характеру показника бухгалтерської звітності.
Зокрема, первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:
- найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ,
- назва документа (форми),
- дата складання,
- зміст та обсяг господарської операції,
- одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі),
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення,
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Тож брати в роботу документ із помилками чи ні, кожен суб’єкт господарювання вирішує самостійно (залежно від того, вважає він цю помилку суттєвою чи ні). Але помилки у обов’язкових реквізитах не дають можливості визнати такий документ первинним.
На виконання вимог п. 2.15 Положення №88 первинні документи підлягають обов'язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом. Тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, а також логічна ув'язка окремих показників.
У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності підчистки і необумовлені виправлення не допускаються (4.1 Положення №88).
Далі в п. 4.2 Положення №88 зазначено, що помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітності, що створені ручним способом, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці електронними та іншими засобами - відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку, або відмітку, придатну для її оброблення електронними засобами.
Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця обробки, проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської та іншої звітності і розрахунків.
Однак чи можна таким способом виправляти неправильний текст або цифри у первинних документах на відпуск (відвантаження) товарів (будь-яких матеріальних цінностей), розглянемо далі.
Відповідно до п. 3.14 Методрекомендацій №2, вибуття запасів для реалізації (крім товарів в роздрібній торгівлі) оформлюється товарно-транспортною накладною або накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. М-11). Вказані накладні виписує уповноважена особа на основі господарського договору, дозволу керівника або іншої уповноваженої особи.
Щодо складання накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. М-11) в Наказі №193 зазначено, що накладну-вимогу виписують на основі договорів, нарядів та інших відповідних документів. Перший примірник передають на склад як підставу для відпуску матеріалів, другий – одержувачу матеріалів. При відпуску матеріалів самовивозом накладну-вимогу, підписану одержувачем, комірник передає в бухгалтерію для виписки розрахунково-платіжних документів, якщо матеріали відпускалися із наступною оплатою.
Якщо в накладній на відпуск товару для виправлення помилки закреслювати неправильний текст або цифри і над ними надписувати правильний текст або цифри, то це призведе до зміни змісту та обсягу господарської операції та набуде статусу істотних недоліків з абз. 2 п. 2.4 Положення №88.
А виходячи з обставин, хто та коли виправлятиме текст або цифри в накладній на відпуск товару, це може призвести до зловживань та розбіжностей в обліку постачальника та отримувача щодо зазначених у цій накладній товарів.
Пунктом 3.7 Методрекомендацій №2 передбачено: якщо при оприбуткуванні запасів виявлено невідповідність якості та кількості запасів даним супроводжувальних документів, то складається акт про приймання матеріалів (ф. М-7) за участю матеріально відповідальної особи та представника відправника (постачальника) або представника незацікавленої організації у 2-х примірниках.
Після приймання цінностей акти (ф. №М-7) з додаванням документів (ТТН) передаються:
- один до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей;
- другий відділу постачання або юридичному відділу для направлення листа-претензії постачальнику.
Акт затверджується керівником підприємства (організації) чи особою, яка на те уповноважена.
Якщо такі запаси надійшли залізницею, складається комерційний акт (форма затверджена наказом Мінтрансу від 28.05.2002 р. №334 «Про затвердження Правил складання актів (стаття 129 Статуту)».
Підпис чи факсиміле?
Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (хоча вона зараз і не є обов’язковим реквізитом первинного документу).
Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Тож, в яких випадках факсиміле використовувати можна, а в яких це вважатиметься помилкою?
Податківці у ІПК від 06.09.2017 р. №1829/6/99-99-15-02-02-15/ІПК намагались дати відповідь на це питання. Але в них нічого не вийшло і вони порадили звертатися із цим питанням до Мінфіну. У своєму листі від 27.02.2012 №31-08410-07-29/4796 Мінфін допускає можливість оформлення первинних документів за допомогою факсиміле. Але не говорить, у яких саме.
Натомість в УПК від 22.11.2012 р. №1047 податківці зазначають:
- чинним законодавством не встановлено чіткого визначення термінів «факсиміле» та «факсимільний підпис», а також не врегульовано питання щодо порядку їх використання;
- нормами Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено.
Тому не радимо ризикувати.
«Не передбачено», звісно, не означає «заборонено». Ось і ВС у справі №910/4050/17 від 19 квітня 2018р. дійшов висновку: використання факсиміле для підпису юридичних та первинних документів допускається, проте лише тоді, коли сторони про це письмово домовилися. Але щоб довести таке право, треба було дійти аж до ВС, рішення якого хоч і враховуються в наступних справах, але обійдеться це недешево.
Документи, виправлення в яких не допускаються
Пам’ятайте! У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
