Почнемо із зауваження: новий наказ Мінфіну №239 набрав чинності із дня його опублікування. Опублікували його 13.07.2023 р. (в «Офіційному віснику України» №61), про що відразу дізналися далеко не всі роботодавці. Що робити тим, хто вже прийняв від працівників 13 липня авансові звіти за старою формою? Якщо коротко: ми радимо їх переробити. Адже з цієї дати складати авансовий звіт треба за новою формою і правилами.
Ці зміни назріли вже давно. Адже правила оподаткування ПДФО та ВЗ підзвітних коштів змінилися ще 1 квітня 2023 року завдяки Закону №2888. Про це ми писали тут і тут. І ось лише зараз Мінфін дозрів до оновлення форми авансового звіту.
Та перш ніж ми розглянемо, чи відповідає ця нова форма змінам у ПКУ, означимо дві очевидні зміни.
По-перше, тепер форму/порядок складання авансового звіту розроблено не лише для юросіб або загалом для податкових агентів. Тепер вони працюватимуть і для самозайнятих осіб – роботодавців.
По-друге, з форми авансового звіту зникла розписка. Це такий корінець, який видно з правого краю діючого бланка. Правил заповнення цього корінця немає, тому кожен робив це на свій розсуд виходячи із зазначеного у формі. Ми раніше радили таке: його заповнює особа, яка перевіряє складений авансовий звіт, наданий підзвітною особою. Цей реквізит слід заповнювати у момент подання авансового звіту. Адже функція цього реквізиту — підтвердити підзвітній особі факт подання авансового звіту. Цю частину авансового звіту слід відрізати і надати підзвітній особі. Тепер, коли цього корінця немає, відпаде і необхідність вирішувати, як його складати.
Далі теж дуже очевидна зміна. З 01.04.2023 р. авансовий звіт стосується і використання електронних грошей, що отримані під звіт. Електронними грошима можна оплачувати не лише відрядження, а й видавати кошти під звіт та/або повертати їх. А з 13.07.2023 р., після набрання чинності Наказом №239, з’явилася і офіційна форма звіту про це.
Та перейдемо до нового Порядку складання авансового звіту.
Річ у тім, що змінами, внесеними до п. 170.9 ПКУ з 1 квітня, визначили ті два випадки, коли авансовий звіт подається. А саме, у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Також пп. 170.9.4 ПКУ визначив випадок, коли авансовий звіт не подається!
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.
Тепер про це йтиметься й у Порядку:
«У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій фізична особа – платник податку (підзвітна особа) (далі – платник податку) застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, Звіт не складається і не подається».
Проте ця норма може бути витлумачена по-різному. Про витрати, оплачені з власного рахунку працівника за допомогою картки, і поготів – як роботодавець дізнається про ці витрати, щоб їх компенсувати, якщо працівник про них не повідомить? А якщо повідомить, то в якій формі йому тепер повідомляти, як не авансовим звітом? Радимо з цих питань отримати ІПК від ДПС або роз’яснення від Мінфіну.
Із випадком, коли усі витрати були оплачені його корпоративною карткою, не набагато легше. Так, якщо ваш працівник витратив кошти за допомогою вашої корпоративної картки, то вартість понесених витрат мають підтверджувати виписка/відомості з рахунку. Ви її вже маєте, тож працівнику (за ПКУ) не обов’язково надавати вам будь-які підтвердні документи. Проте коли визнавати ці витрати? Чи одразу на дату їх понесення (під час проведення банківської виписки на її підставі)? Чи після завершення відрядження/виконання цивільно-правової дії? Чи може підприємство визначити це правилами облікової політики? Наразі маємо досить багато питань, відповідь на які може надати лише Мінфін.
Прописали в новому Порядку і нові строки складання авансового звіту. Тепер він складається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше від дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються ще на один календарний місяць.
Ці строки діють і для розрахунку із працівником, зокрема, й у випадках, коли він не зобов’язаний подавати авансовий звіт. Що це означає?
Як і раніше, результатом звітування можуть бути три варіанти.
Найбезпроблемніший – це коли сторони розрахувалися в нуль і ніхто нікому нічого не винен. Тобто працівник отримав кошти під звіт, витратив їх до копійки, власних коштів не витрачав, про що і відзвітував. Або не відзвітував, якщо при цьому використовував корпоративну картку.
Може бути залишок отриманих під звіт, але не витрачених коштів (або коштів, витрачання яких не підтверджено документально). Під цей випадок підпадає і помилкове використання коштів з корпоративної картки на оплату власних витрат.Їх треба зафіксувати в авансовому звіті та повернути до закінчення строків подання авансового звіту, зазначених вище!
Може бути і третій варіант: працівник витратив власні кошти. Якщо при цьому частину витрат він покрив підзвітними коштами, то авансовий звіт подавати треба обов’язково. Якщо ж це були лише його власні кошти, то авансовий звіт не подається. Про наявність витрат роботодавець дізнається якимось іншим шляхом, яким ми поки що не знаємо. Скажімо, за звітом у довільній формі, який подається у строки, встановлені домовленістю між роботодавцем та працівником. І це цілком може бути та сама нова коментована форма авансового звіту!
Скоріш за все (і хто скаже, що вони не праві!) абсолютна більшість роботодавців, як і раніше, вимагатиме від працівників подання авансових звітів. Так, зараз в деяких випадках можна авансовий звіт не складати. Проте, запам’ятати ці випадки і встановити їх у 100% випадків вірно, зможе не кожен працівник. Тож, для роботодавця буде легше, якщо авансові звіти подаватимуть всі підзвітні особи. Зайвий звіт краще ніж відсутній.
Але, якщо працівник витратив власні кошти, коли треба розрахуватися із таким працівником? На жаль, як і раніше, ПКУ та Порядок складання авансового звіту про це не говорять. Зазвичай при цьому використовуються строки давності, передбачені ЦКУ.
На зворотному боці авансового звіту треба розшифрувати загальну суму понесених витрат – але тепер про це чітко зазначено у Порядку. А назва відповідної графи тепер – «Кому, за що і на підставі якого понесено витрати».
Покажемо, як складати авансовий звіт, на прикладі.
Наприклад, працівник повертається з відрядження 14 липня.
Коли він має відзвітувати? Документально підтвердити витрати та/або повернути невикористані кошти працівник має до 31 серпня. А якщо він використав корпоративну картку, але на дату закінчення відрядження кошти ще не було списано з рахунку, то граничний строк продовжується до 30 вересня.
Проте у нашому випадку працівник відзвітував вчасно – 20 липня. Відрядження почалося 2 липня, отже, тривало 13 днів (що підтверджують наказ про відрядження та транспортні квітки).
У відрядження працівник поїхав із корпоративною карткою, тож банківська виписка на підтвердження понесених ним витрат у роботодавця є. Втім, на всі витрати (крім добових) працівник надає й інші підтвердні документи:
- він купував квитки на потяг до місця відрядження і назад з оплатою корпоративною карткою через Інтернет (сума витрат 1200 грн);
- він оплатив готівкою послуги нотаріуса під час відрядження (про що має квитанцію на суму 1500 грн);
- він знімав готівку за допомогою банкомату (добові на суму 10000 грн). Але насправді згідно з наказом про відрядження загальна сума добових становить 670 грн х 13 дн. = 8710 грн. Отже, маємо використання корпоративної картки для зняття готівки на суму більшу суми добових витрат, і звільнення від обов’язку подавати авансовий звіт немає.
Що буде зазначено в авансовому звіті?
По-перше, загальна сума витрат на відрядження становитиме: 1200 + 1500 + 8710 = 11410 грн. Це буде зазначено на зворотному боці авансового звіту.
По-друге, під звіт працівник отримав 1200 + 10000 = 11200 грн. Отримав він їх з корпоративного рахунку, коли оплачував квитки та знімав готівку за допомогою банкомату. Увага! У Зразку, що наведено нижче, ми для спрощення зазначили лише «з корпоративного рахунку». Але на практиці поруч має бути ще і номер такого рахунку – у кожного роботодавця він, звісно, свій.
Решту витрат у сумі 210 грн роботодавець має йому відшкодувати. Про це має бути зазначено на лицевій стороні авансового звіту у графі про перевитрату.