Премія за квартал або півроку: які наслідки для розрахунку лікарняних та відпускних?

Закінчилися перше півріччя і другий квартал 2024 року. Та що там – червень 2024 року закінчився. А для багатьох роботодавців і працівників закінчення певного календарного періоду означає виплату премії. Іноді премію виплачують за результатами роботи у такому періоді (власне, таке її основне призначення). Але іноді виплата премії не пов’язана з конкретними досягненнями в роботі і відбувається за визначними подіями, святами та й просто за рішенням керівника. 

Так чи інакше, це частина фонду оплати праці, а отже, премія впливає на суму подальших лікарняних, декретних та відпусткових. Але як? Давайте з’ясовувати разом. 

Рахуємо лікарняні та декретні

Розрахунок середньої зарплати, за якою відбувається оплата листків непрацездатності, відбувається згідно з Порядком №1266. А він каже (п. 3): 

«Середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований єдиний внесок та / або страхові внески на відповідні види загальнообов’язкового державного соціального страхування, на кількість календарних днів зайнятості (відповідно до видів страхування – період перебування у трудових відносинах, виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами, проходження служби, провадження підприємницької або іншої діяльності, пов’язаної з отриманням доходу безпосередньо від такої діяльності) у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин…». 

Ми не будемо зараз розглядати інші аспекти такого розрахунку, зосередимося саме на преміях і їх врахуванні в зарплату, з якої рахуються лікарняні та декретні. 

А п. 32 Порядку №1266 каже: 

«Середня заробітна плата для розрахунку допомоги по вагітності та пологах і допомоги по тимчасовій непрацездатності, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, що подаються до ДФС».

Звісно, що ця інформація застаріла. І Звіт з ЄСВ тепер окремо не подається, і ДФС вже давно немає. Проте ДПС існує, а щодо нарахованої зарплати та ЄСВ роботодавець щокварталу подає єдину «зарплатну» звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. А в разі потреби її подають і зі статусом «Довідкова» – це у випадках, якщо необхідність у проведенні розрахунку виникла серед кварталу і відомості про нараховану в попередніх місяцях зарплату ще не були подані до ДПС. 

Та подають заявку-розрахунок не податківцям, а ПФУ, який тепер відповідає за фінансування лікарняних (починаючи з 6-го дня непрацездатності) та декретних (допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами). 

Тому як враховуються в такому випадку премії, запитаємо у ПФУ. 

У листі від 07.04.2023 №13488-15877/Р-03/8-2800/23, який ми коментували тут фахівці ПФУ зазначали таке. 

Нормою п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік передбачено: господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

У коментованому листі наводиться навіть приклад: якщо премія за жовтень нарахована у листопаді, то вона відображається у місяці її нарахування (тобто в додатку Д1 за листопад). 

Це збігається і з п. 1 розділу IV Порядку №4, де сказано: якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній звітний (податковий) період, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, в якому були здійснені такі донарахування.

Тобто якщо премію за червень 2024 року нарахують у липні 2024 року, то цю суму буде включено до заробітної плати липня 2024 року і відповідно в додатку Д1 буде відображено в одному рядку із зарплатою за липень. 

Приклад 1. Премія у розрахунку лікарняних

Працівник працює за основним місцем роботи. Загальний страховий стаж становить понад 10 років. Невідпрацьованих з поважних причин днів в розрахунковому періоді не було. 

Премію за перше півріччя 2023 року було нараховано і виплачено у липні 2023 року у розмірі 40 000 грн. 

Премію за друге півріччя 2023 року було нараховано і виплачено у січні 2024 року в розмірі 40 000 грн. 

Премію за перше півріччя 2024 р. нараховано і виплачено у липні 2024 р. у розмірі 80 000,00 грн. 

Оклад становить – 15 000,00 грн. 

Працівник хворів з 10.07.2024 до 19.07.2024 (10 к.дн). 

Як розрахувати лікарняні?

1. Розрахунковий період: липень 2024 р. – червень 2024 р. (366 к.дн.)

2. Обчислюємо середньоденний заробіток: 260 000,00 грн : 366 = 710,38 грн.

3. Розмір лікарняних становить 710,38 грн х 10 к.дн = 7103,80 грн.

А якщо працівник у місяці, в якому нараховано премію, не працював?

Щодо розрахунку лікарняних та декретних діє й інше правило (ми його зазначили вище): місяць, не відпрацьований з поважних причин, не враховується при обчисленні середньої заробітної плати.

Тож якщо працівник, якому у липні нарахували премію за червень (або будь-який інший попередній період), весь липень був у відпустці без збереження зарплати, то липень треба виключити із розрахункового періоду. 

Виходить, цю премію не буде враховано під час обчислення лікарняних. Хоча з цієї премії було сплачено ЄСВ. А якщо це основне місце роботи, то за такий «неробочий» місяць ЄСВ було сплачено не менш ніж у мінімальному розмірі (навіть якщо премія була менша за мінімальну зарплату).

Якщо дивитися на ситуацію з цієї позиції, то таке рішення виглядає несправедливо: ЄСВ платимо, але до розрахунку не входить. Але, з іншого боку, премія – це ж не вся місячна зарплата працівника. У працівника оклад може бути в розмірі, до прикладу, 20 000 грн, і потрапляння до розрахунку за певний місяць премії у розмірі, наприклад, 5 000 грн занизить його середню зарплату і лікарняні. Тож виходить, що працівник нічого не втрачає, і навіть навпаки: і місяць відсутності на роботі до страхового стажу увійде (бо ЄСВ сплачено), і лікарняні не знижено.

Рахуємо відпусткові та компенсацію за невикористані відпустки 

Відпустки, як використані під час перебування у трудових відносинах, так і не використані при звільненні, наприклад, також оплачуються виходячи з середньоденної зарплати. Але рахується вона за окремим Порядком №100. 

І от щодо премій, і теж у п. 3 у Порядку №100, є досить складна для читання норма. Але спробуємо із нею розібратися. 

Почнемо з відпусткових, адже порядок їх розрахунку останні два роки не змінювався.

Зазвичай суми нарахованої заробітної плати, але крім премій (у тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо.

При обчисленні середньої заробітної плати для оплати за час щорічної відпустки або компенсації за невикористані відпустки, крім зазначених вище виплат, до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов'язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.

Премії (у тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої заробітної плати враховуються у заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані. Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період. 

Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати.

На практиці це виглядатиме таким чином. 

Приклад 2. Нарахування відпусткових працівнику, якщо протягом розрахункового періоду були місячні премії

Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2024 на 14 к.дн. 

Посадовий оклад працівника становить 15 000 грн. 

На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати протягом розрахункового періоду він не перебував.

У січні 2024 року йому було нараховано премію за грудень 2023 року у сумі 5 000,00 грн.

У лютому 2024 року нараховано премію за січень 2024 року у сумі 5 000,00 грн.

У січні працівник відпрацював 21 день, у грудні та у лютому – по 22 дні (умовно).

Як порахувати відпусткові? 

Звертаємо увагу, що згідно з ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», який набрав чинності 24.03.2022, у період дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовуються.

Отже, із розрахунку середньої заробітної плати для розрахунку відпусткових святкові та неробочі дні, встановлені законодавством, не виключаються.

1. Розрахунковий період: липень 2024 р. – червень 2024 р. (366 к.дн.)

2. Рахуємо частину премій, яку включаємо до розрахунку: 

За січень 2024 року: 5 000 грн : 22 відпрацьовані дні у грудні × 21 відпрацьований день у січні = 4 772,73 грн;

За лютий 2024 року: 5 000,00 грн : 21 відпрацьований день у січні х 22 відпрацьовані дні лютого = 5 238,10 грн.  Але в розрахунок беремо лише 5 000 грн. 

Таким чином, загальний річний дохід для розрахунку відпусткових становитиме: 

180 000,00 + 4 772,73 + 5 000,00 = 189 772,73 грн. 

3. Обчислюємо середньоденний заробіток:

189 772,73 грн : 366 = 518,50 грн.

4. Розмір відпусткових становить 518,50 грн х 14 к.дн. = 7 259,00 грн.

А якщо період, за який була виплачена премія, був відпрацьований частково?

Якщо у прикладі 2 працівник у січні 2024 року брав тиждень за власний рахунок, то відпрацював він на 5 робочих днів менше. 

Відповідно премія за грудень 2023 року увійде до доходу січня 2024 року лише у розмірі: 5000 грн : 22 відпрацьовані дні у грудні × 16 відпрацьованих днів у січні = 3 636,36 грн.

Але премія за січень 2024 року увійде до доходу лютого 2024 року знову у розмірі 5000 грн! Тому що діє обмеження – більше ніж було нараховано до розрахунку не включати. 

Якщо місяць, у якому було нараховано премію за попередній місяць, взагалі не був відпрацьований, то премія до розрахунку не потрапляє (як і цей місяць).  

А тепер подивимось, що з компенсаціями за невикористану відпустку. 

Власне, тут те саме, що ми зазначили вище, проте з одним зауваженням: 

для усіх відпусток, зароблених, але не використаних до 31 грудня 2023 року (включно), розрахунковим періодом є 2023 рік. 

А от для інших невикористаних відпусток, зароблених з 1 січня 2024 року і далі, компенсація рахується за тими самими правилами, що і відпусткові. Тобто розрахунковим періодом є 12 місяців, що передують місяцю звільнення. 

Таким чином, коли б не була зароблена відпустка, але якщо це сталося до 2024 року, то вплинути на розмір компенсації за цю відпустку можуть лише премії, нараховані у 2023 році. 

Приклад 3. Працівниця, яка у 2022 – 2023 рр. перебувала у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, звільняється з 01.07.2024. 

На день звільнення працівниця має 15 днів невикористаної відпустки, право на які вона набула до 31 грудня 2023 р. 

Посадовий оклад працівниці становить 17 000 грн. Працівниці у 2024 році виплачували премії. 

Але чи вплинуть ці премії на суму компенсації за невикористані відпустки?

Розрахунок середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівниця набула право до 31.12.2023, здійснюватиметься в розрахунковому періоді з 01.01.2023 по 31.12.2023. І в цьому випадку – виходячи зі встановленого на час розрахунку, тобто на дату звільнення, посадового окладу (17 000 гривень).

Адже відповідно до абзацу сьомого п. 2 Порядку час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Тобто час перебування працівника у відпустці для догляду за дитиною віком до трьох років (зокрема, і весь 2023 рік) має бути виключений із розрахункового періоду при обчисленні середньої заробітної плати.

Якщо у працівника відсутній розрахунковий період, то середня заробітна плата обчислюється відповідно до абзаців третього – п’ятого п. 4 Порядку (абзац восьмий п. 2 Порядку).

Абзацом третім п. 4 Порядку встановлено, що якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді з 01.01.2023 по 31.12.2023 становить 365 днів.

Відповідно до абзацу п’ятого п. 4 Порядку, якщо розрахунок середньої заробітної плати обчислюється виходячи з посадового окладу чи мінімальної заробітної плати, то її нарахування здійснюється шляхом множення посадового окладу чи мінімальної заробітної плати на кількість місяців розрахункового періоду.

Сума компенсації працівнику при звільненні за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023, становитиме:

Розрахунок середньоденної заробітної плати:

17 000 грн х 12 міс. : 365 к.дн. = 558,90 грн.

Розрахунок суми компенсації:

558,90 грн х 15 к.дн. невик.відп. = 8 383,50 грн.