У свіжій консультації від 24.07.2025 №3978/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК податківці надали роз’яснення стосовно нарахування ЄСВ на суми заробітної плати, компенсації за дні невикористаної відпустки, допомоги у зв’язку тимчасовою непрацездатністю, інших виплат померлого працівника та відображення їх у об’єднаній звітності.
Питання, які хвилюють багатьох роботодавців:
1. Чи нараховується ЄСВ на виплати, які нараховані померлому працівнику після його смерті, але за період, який закінчується днем його смерті, які належали померлому працівнику, але не були ним одержані?
2. Чи відображаються дані про нарахування (виплату) у об’єднаній звітності?
Загальні правила звільнення померлого працівника
Відповідно до абзацу сьомого п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону №2464 платниками ЄСВ є роботодавці.
ЄСВ нараховується на суму:
- зарплати кожної застрахованої особи (до якої належать і відпусткові, і компенсація за невикористані відпустки),
- оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця,
- та допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, які виплачуються за рахунок коштів ПФУ.
Разом з цим застрахована особа – фізична особа, яка відповідно до законодавства підлягає загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню і сплачує (сплачувала) та / або за яку сплачується чи сплачувався у встановленому законом порядку ЄСВ (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закону №2464).
Страхувальниками щодо працівників є роботодавці, оскільки вони відповідно до Закону №2464 зобов’язані сплачувати єдиний внесок в цьому випадку (п. 10 ч. 1 ст. 1 Закону №2464).
Роботодавець сплачує ЄСВ за працівника. Тобто сплата ЄСВ напряму повязана із наявністю трудових відносин.
Наказ (розпорядження) керівника підприємства про розірвання трудового договору з померлим працівником видається на підставі копії свідоцтва про смерть, в якому зазначено дату смерті працівника.
Датою припинення трудових відносин є дата смерті працівника. Вона, як правило, не збігається з датою видання наказу, оскільки оформлення припинення трудових відносин відбувається вже після їх фактичного припинення.
Строки розрахунку при звільненні встановлює ст. 116 КЗпП. Вона говорить, що остаточний розрахунок зі звільненим працівником має проводитись у день звільнення. Отже, нарахування і виплату йому належної зарплати, компенсації за невикористані відпустки тощо треба здійснити у день звільнення.
Із померлим працівником виконати це правило вийде – адже його звільняють заднім числом. Нарахування зарплати та інших виплат остаточного розрахунку здійснюється у день складання наказу про звільнення у звязку зі смертю.
І це призводить до неоднозначності відповіді на запитання, чи нараховувати ЄСВ на суми остаточного розрахунку з померлим працівником.
Що податківці казали ще недавно
Раніше у ІПК від 02.12.2024 №5498/ІПК/99-00-24-03-03 податківці вже відповідали на питання стосовно нарахування ЄСВ на виплати, нараховані померлому працівнику, та відображення даних про нарахування (виплату) у об’єднаній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Тоді йшлося про компенсацію за невикористану відпустку, яка була нарахована за 14 календарних днів після його смерті.
І тоді податківці відповіли: ні, ЄСВ нараховувати не потрібно, адже така компенсація нараховується вже після дня звільнення працівника. Так, наказ був складений на 14 днів пізніше дати смерті, але ж припинення трудових відносин відбулося саме в день смерті. Тому, якщо нарахування компенсації відбувається на 14 днів пізніше припинення трудових відносин, така компенсація не є обєктом нарахування ЄСВ.
А це означає, що в об’єднаній звітності показувати цю компенсацію слід тільки в додатку 4ДФ (адже з неї утримується ПДФО та ВЗ).
Зараз податківці консультують інакше
У свіжій консультації від 24.07.2025 №3978/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК податківці змінили свою позицію і наполягають на тому, що і на зарплату померлого працівника, і на компенсацію за невикористану відпустку тощо, які нараховані вже після його смерті, все ж таки треба нараховувати ЄСВ.
На виплати, які нараховані підприємством померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується та сплачується на загальних підставах.
У такому випадку доходи працівника з метою нарахування ЄСВ належатимуть до місяця його смерті.
У додатку 1 такі доходи треба буде показати в місяці нарахування. У графі 10 треба вказати місяць, за який був нарахований цей дохід – і це буде місяць, у якому працівник помер. Враховуючи новий підхід податківців, ЄСВ треба буде нарахувати і показати в додатку 1 з суми остаточного розрахунку (зарплати, компенсації за невикористані відпустки тощо), який належав працівнику на день смерті. Сума ЄСВ в такому випадку нараховується за звичайними правилами нарахування ЄСВ у місяці звільнення працівника:
- Мінімальний страховий внесок (якщо сума нарахувань за такий місяць буде менша за МЗП) не донараховується. Тобто ЄСВ нараховується з фактичного доходу;
- Максимальна база нарахування ЄСВ у 2025 році – 160 тис. грн. Тому якщо загальна сума остаточного розрахунку перевищіть цей поріг, ЄСВ нараховуємо лише з доходу в межах 160 тис. грн.
Як пояснюють податківці, згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб, доходи у вигляді заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником, відображаються податковим агентом під ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера такого померлого працівника.
Отже, в додатку 4ДФ зарплату і компенсацію за невикористані відпустки такого працівника відображаємо в місяці нарахування з ознакою доходу «101» і не забуваємо вказати дату його звільнення.
Не забуваємо вказати про факт звільнення працівника і в додатку 5! При цьому наказ, за яким відбулося звільнення, буде датований пізніше, ніж дата самого звільнення – це нормальна ситуація при звільненні працівника у звязку зі смертю.
На чиєму боці редакція?
Тут важко обрати сторону, оскільки дві протилежні консультації видали самі податківці з різницею у півроку. Тобто буквально в грудні 2024 вони консультували так, а в липні 2025року – вже інакше.
Але в обох випадках це відбувалося в індивідуальних податкових консультаціях (ІПК). А ІПК має індивідуальний характер і може бути використана виключно тим платником податків, якому її надано. Про що податківці недарма нагадують наприкінці кожної такої консультації.
Тобто той роботодавець, який отримав ІПК, яка казала, що ЄСВ нараховувати не потрібно, і який вчинив так, як в ній сказано, захищений при перевірці від випадку, якщо податківці передумають. Адже його ІПК не відкликали і не скасували.
Решта роботодавців ризикували, застосовуючи таку консультацію. Втім, враховуючи те, як швидко податківці змінюють свою думку, і в них є можливість отримати власну ІПК. І хто знає, можливо, податківці знову скажуть, що ЄСВ нараховувати не потрібно?
А роботодавець, якщо він буде не згоден з отриманою ІПК, матиме право оскаржити її в суді. Суд обере ту позицію, яку вважатиме більш правильною. І якщо це буде позиція роботодавця, податківці на підставі судового рішення будуть змушені скасувати неправильну консультацію і видати нову.
Як звільнити працівника у 2025 році?
Усе про документальне оформлення звільнення працівника (зі зразками заяв та наказів), а також як правильно і швидко провести розрахунок при звільненні (покроковий алгоритм дій бухгалтера) – читайте у двох актуальних статтях від редакції «Дебет-Кредит»:
***
Читайте також: