Військовозобов’язана працівниця змінює прізвище: покрокова інструкція та зразки документів від експерта

1. Крок 1. Подання заяви про зміну прізвища
2. Крок 2. Видання Наказу про зміну облікових даних
3. Крок 3. Внесення змін до Списків персонального військового обліку
4. Крок 4. Повідомлення ТЦК про зміну облікових даних
5. Висновки та рекомендації

У разі зміни прізвища військовозобов’язаною працівницею сторонам трудового договору слід зробити чотири кроки:

• Крок 1. Працівниця подає заяву про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною прізвища.
• Крок 2. Роботодавець на підставі заяви видає наказ про внесення змін до облікових документів (зміна прізвища).
• Крок 3. Відповідальна особа за ведення військового обліку вносить зміни до списку персонального військового обліку (який ведеться за формою додатка 5 до Порядку №1487).
• Крок 4. До 5 числа наступного місяця відповідальна особа надсилає до ТЦК за місцем обліку військовозобов’язаної повідомлення про зміну облікових даних разом із супровідним листом.

Розгляньмо кожен із цих кроків докладніше, із прикладами заповнення необхідних документів.

Крок 1. Подання заяви про зміну прізвища

Якщо працівниця змінює прізвище (наприклад, після укладення або розірвання шлюбу), це потребує внесення змін до кадрових і бухгалтерських документів.

А якщо працівниця є військовозобов’язаною, зміни потрібно внести також до документів з військового обліку.

Зазвичай у таких випадках працівниця подає заяву про зміну прізвища та додає копії документів, які це підтверджують.

Зверніть увагу!

Копії документів, які працівниця надає для підтвердження зміни прізвища, слід засвідчити відповідно до вимог п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил №1000/5 та ДСТУ 4163:2020.

Напис про засвідчення копії повинен містити слова «Згідно з оригіналом», найменування посади, підпис, власне ім’я та прізвище особи, що засвідчує документ, дату засвідчення – і розміщується нижче реквізиту «Підпис».

Зразок 1. Заява про внесення змін до облікових документів

(Завантажити >>)

Крок 2. Видання Наказу про зміну облікових даних

На підставі поданої заяви та підтвердних документів керівник видає наказ про внесення змін до кадрових та інших документів у зв’язку зі зміною прізвища працівниці.

Зразок 2. Наказ про внесення змін до облікових документів

(Завантажити >>)

Крок 3. Внесення змін до Списків персонального військового обліку

На виконання вимог п. 34 Порядку №1487 відповідальна за ведення військового обліку особа у п’ятиденний строк з дня отримання відповідних документів вносить зміни до Списків персонального військового обліку. Зверніть увагу: в разі одруження зміняться не лише прізвище працівниці, а й реквізити її паспорта (вона отримає новий), може (хоча не обов’язково) змінитися й адреса працівниці.

Як саме вносяться зміни, наразі чіткого алгоритму не встановлено.

Що ми знаємо:

• Списки персонального військового обліку можна вести як у паперовій, так і в електронній формі (п. 39 Порядку №1487). Переважна більшість роботодавців складає списки за допомогою комп’ютерних програм, а далі або друкує їх та підписує вручну, або накладає на них електронні підписи.
• Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) Списки персонального військового обліку підписуються керівником підприємства, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства такого підприємства (п. 40 Порядку №1487).

Але Списки персонального військового обліку мають динамічний характер, тобто протягом року до них регулярно вносяться зміни та доповнення. Упродовж року, під час внесення змін, повторне підписання чи реєстрацію списків не передбачено.

Авторці більш до вподоби ведення списків в електронній формі. До них зручніше вносити зміни, ніж до паперової форми (див. таблицю).

Таблиця. Алгоритм внесення змін до Списків персонального військового обліку протягом року

Крок 4. Повідомлення ТЦК про зміну облікових даних

Повідомлення за додатком 4 до Порядку №1487 слід надіслати до ТЦК, оскільки у працівниці відбулася зміна облікових даних – прізвища, реквізитів паспорта та сімейного стану. Це обов’язкова вимога: усі зміни потрібно своєчасно фіксувати та повідомляти про них ТЦК у встановленому порядку (за формою додатка 4 до Порядку №1487).

Пункт 34 Порядку №1487 зобов’язує підприємства, установи та організації повідомляти територіальні центри комплектування (ТЦК), органи СБУ, відповідні підрозділи розвідувальних органіву разі зміни облікових даних працівників, які перебувають в них на військовому обліку - щомісяця до 5 числа.

Зверніть увагу!

Повідомлення надсилають лише тоді, коли у працівника, який є призовником, військовозобов’язаним або резервістом, відбулися зміни в таких даних:

• прізвища, власного імені та по батькові (за наявності);
• реквізитів паспорта громадянина України;
• реквізитів паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
• адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання;
• адреси місця фактичного проживання;
• сімейного стану;
• освіти;
• місця роботи;
• посади.

Отже, якщо зміни відбулися, наприклад, у травні, повідомлення потрібно надіслати до 5 червня.

Повідомлення роботодавець надсилає до того ТЦК та СП, у якому працівниця перебуває на обліку згідно з її військово-обліковим документом. Про те, як заповнити повідомлення про зміну облікових даних (із зразком заповнення) читайте у статті "Повідомлення до ТЦК про зміну облікових даних військовозобов’язаного працівника: коли, як та в які строки?"

Позаяк Повідомлення про зміну облікових даних є документом, що не містить адресної частини, його необхідно надсилати разом із супровідним листом. Таку вимогу передбачено п. 10 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5.

Зразок 3. Супровідний лист до Повідомлення про зміну облікових даних

(Завантажити >>)

Висновки та рекомендації

1. У разі зміни прізвища військовозобов’язаної працівниці роботодавець має оновити всі кадрові, бухгалтерські та військово-облікові документи підприємства.
2. Підставою для внесення змін є заява працівниці та копії підтвердних документів (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо).
3. Відповідальна особа за військовий облік у п’ятиденний строк вносить зміни до Списків персонального військового обліку.
4. До 5 числа наступного місяця після отримання документів роботодавець подає до ТЦК Повідомлення про зміну облікових даних із супровідним листом.
5. Невнесення змін або несвоєчасне повідомлення ТЦК розглядається як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію і загрожує адміністративним штрафом за ст. 210-1 КУпАП. Зокрема, для посадових осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємстві, під час воєнного стану штраф становитиме від 2 000 до 3 500 н.м.д.г.(тобто від 34 000 грн до 59 500 грн).

Військовий облік: все, що потрібно знати керівнику і відповідальній особі

Щоби ведення військового обліку не стало головним болем бухгалтерів і кадровиків, редакція «Дебету-Кредиту» підготувала добірки з найкращих і найпопулярніших матеріалів, згруповані у 7 тем:

1. Загальні правила військового обліку на підприємстві у 2026 році
2. Особливості військового обліку жінок
3. Підвищення кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку
4. Списки персонального військового обліку та строки зберігання документів з військового обліку
5. На підприємство прийшла повістка. Що робити?
6. Звітність з військового обліку для подання у ТЦК та СП (прийняття на роботу військовозобов'язаного працівника і його звільнення, повідомлення щодо зміни облікових даних, звіряння Списків персонального військового обліку)
7. Перевірки ТЦК, відповідальні особи та штрафи за порушення військового обліку

 

Це — ваш надійний путівник по більш як 50 новинах і статтях на сайті «Дебет-Кредит».