Як вести військовий облік на підприємстві у 2026 році? З чого почати, які документи потрібно складати і хто це має робити? ШІ-консультант від редакції відповість за 60 секунд!
- Який алгоритм дій роботодавця у разі зміни прізвища військовозобов’язаною працівницею?
- Крок 1. Подання заяви про зміну прізвища
- Крок 2. Видання Наказу про зміну облікових даних
- Крок 3. Внесення змін до Списків персонального військового обліку
- Крок 4. Повідомлення ТЦК про зміну облікових даних
- Висновки та практичні рекомендації
Який алгоритм дій роботодавця у разі зміни прізвища військовозобов’язаною працівницею?
У разі зміни прізвища військовозобов’язаної працівниці роботодавцю доцільно діяти за таким покроковим алгоритмом:
Крок 1. Працівниця подає документи, які підтверджують зміну прізвища та інших персональних даних.
Крок 2. Роботодавець вносить зміни до кадрових, бухгалтерських та інших внутрішніх документів. Зміни оформлюють наказом.
Крок 3. Особа, відповідальна за ведення військового обліку, у п’ятиденний строк із дня подання відповідних документів вносить підтверджені зміни до списків персонального військового обліку.
Крок 4. Повідомлення про зміну облікових даних надсилають щомісяця до 5 числа до відповідного ТЦК та СП, органу СБУ або відповідного підрозділу розвідувального органу через кабінет персонального обліку, а за відсутності технічної можливості – у паперовій формі.
Розгляньмо кожен із цих кроків докладніше, із прикладами заповнення необхідних документів.
Крок 1. Подання заяви про зміну прізвища
Якщо працівниця змінює прізвище (наприклад, після укладення або розірвання шлюбу), це потребує внесення змін до кадрових і бухгалтерських документів.
А якщо працівниця є військовозобов’язаною, зміни потрібно внести також до документів з військового обліку.
Зазвичай у таких випадках працівниця подає заяву про зміну прізвища та додає копії документів, які це підтверджують.
Зверніть увагу!
Копії документів, які працівниця надає для підтвердження зміни прізвища, слід засвідчити відповідно до вимог п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил №1000/5 та ДСТУ 4163:2020.
Напис про засвідчення копії повинен містити слова «Згідно з оригіналом», найменування посади, підпис, власне ім’я та прізвище особи, що засвідчує документ, дату засвідчення – і розміщується нижче реквізиту «Підпис».
Зразок 1. Заява про внесення змін до облікових документів
Крок 2. Видання Наказу про зміну облікових даних
На підставі поданої заяви та підтвердних документів керівник видає наказ про внесення змін до кадрових та інших документів у зв’язку зі зміною прізвища працівниці.
Зразок 2. Наказ про внесення змін до облікових документів
Крок 3. Внесення змін до Списків персонального військового обліку
На виконання вимог п. 34 Порядку №1487 особа, відповідальна за ведення військового обліку, у п’ятиденний строк із дня подання відповідних документів або відображення в електронній формі інформації, що міститься у таких документах, вносить підтверджені зміни до Cписків персонального військового обліку.
Якщо після укладення шлюбу працівниця змінила прізвище та отримала новий паспорт громадянина України, у списках оновлюють прізвище і реквізити паспорта. Адресу задекларованого, зареєстрованого або фактичного місця проживання змінюють лише тоді, коли працівниця подала документ, що підтверджують таку зміну.
Як саме вносяться зміни, наразі чіткого алгоритму не встановлено.
Що відомо про внесення змін до Списків?
- Списки персонального військового обліку можна вести як у паперовій, так і в електронній формі (п. 39 Порядку №1487). Переважна більшість роботодавців складає списки за допомогою комп’ютерних програм, а далі або друкує їх та підписує вручну, або накладає на них електронні підписи.
- Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) Списки персонального військового обліку підписуються керівником підприємства, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства такого підприємства (п. 40 Порядку №1487).
Але Списки персонального військового обліку мають динамічний характер, тобто протягом року до них регулярно вносяться зміни та доповнення. Упродовж року, під час внесення змін, повторне підписання чи реєстрацію списків не передбачено.
Авторці більш до вподоби ведення списків в електронній формі. До них зручніше вносити зміни, ніж до паперової форми (див. таблицю).
Таблиця. Алгоритм внесення змін до Списків персонального військового обліку протягом року
| Подія | Що потрібно зробити | Строк | Норма Порядку №1487 |
| Зміна прізвища, імені, по батькові, реквізитів паспорта, адреси, місця роботи або посади | Внести підтверджені зміни до списків персонального військового обліку. Якщо списки офіційно ведуться одночасно в електронній і паперовій формах, оновити обидві форми | Протягом п’яти днів із дня подання відповідних документів або відображення електронних відомостей | Абз. 14 п. 34 |
| Прийняття працівника | Внести відомості до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку | Протягом п’яти днів | П. 41 |
| Звільнення працівника | Внести інформацію про звільнення до списків та відомості оперативного обліку | Протягом п’яти днів | П. 42 |
| Щорічне оформлення списків | Підписати списки керівником і відповідальною особою та зареєструвати у службі діловодства | До 25 січня станом на 1 січня | П. 40 |
Крок 4. Повідомлення ТЦК про зміну облікових даних
Якщо працівниця змінила прізвище, роботодавець повинен не тільки внести підтверджену зміну до Списків персонального військового обліку, а і подати Повідомлення про зміну облікових даних до ТЦК, де працівниця перебуває на обліку.
Якщо працівниця після зміни прізвища отримала новий паспорт громадянина України, у Повідомленні також зазначають нові реквізити паспорта.
Про сам факт укладення або розірвання шлюбу роботодавець зараз не повідомляє, оскільки сімейний стан більше не належить до переліку облікових даних, зазначених в абзаці чотирнадцятому п. 34 Порядку №1487.
Це обов’язкова вимога: усі зміни потрібно своєчасно фіксувати та повідомляти про них ТЦК у встановленому порядку (за формою додатка 4 до Порядку №1487).
Пункт 34 Порядку №1487 зобов’язує підприємства, установи та організації повідомляти територіальні центри комплектування (ТЦК), органи СБУ, відповідні підрозділи розвідувальних органіву разі зміни облікових даних працівників, які перебувають в них на військовому обліку – щомісяця до 5 числа.
Докладно (зі зразками) про порядок складання та подання Повідомлення ми розповіли тут.
Висновки та практичні рекомендації
- У разі зміни прізвища військовозобов’язаної працівниці роботодавець має оновити всі кадрові, бухгалтерські та військово-облікові документи підприємства.
- Підставою для внесення змін є заява працівниці та копії підтвердних документів (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо).
- Відповідальна особа за військовий облік у п’ятиденний строк вносить зміни до Списків персонального військового обліку.
- Повідомлення про зміну прізвища, реквізитів паспорта громадянина України та інших даних, визначених п. 34 Порядку №1487, надсилають щомісяця до 5 числа через кабінет персонального обліку. За відсутності технічної можливості його подають у паперовій формі.
- Зміну сімейного стану, освіти та реквізитів паспорта громадянина України для виїзду за кордон роботодавець зараз не включає до Повідомлення про зміну облікових даних.
- Невнесення змін або несвоєчасне повідомлення про зміну облікових даних ТЦК розглядається як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію і загрожує адміністративним штрафом за ст. 210-1 КУпАП. Зокрема, для посадових осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємстві, під час воєнного стану штраф становитиме від 2 000 до 3 500 н.м.д.г. (тобто від 34 000 грн до 59 500 грн).
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до повного тексту цієї статті без реклами можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату , вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
