Держпраці у своєму листі від 23.10.2025 р. №1754/2.3/2.1-ЗВ-25а вказала, що згідно з ч. 3 ст. 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов'язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням ЕЦП.
У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, що доводиться до відома працівників тільки в паперовому вигляді.
Але ці правила є загальними.
Держпраці у листі окремо вказала про правила комунікації з працівниками на час війни.
За ч. 2-4 ст. 7 Закону №2136 у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Кожна із сторін трудового договору зобов'язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо. Виконання цього обов'язку забезпечується:
- роботодавцем – шляхом внесення відповідних змін до відомостей про нього, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;
- роботодавцем – фізичною особою, яка не є підприємцем, – шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
- працівником – шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань. У разі відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв'язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений з використанням засобів телефонного зв'язку шляхом надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.
Але тут є ще два варіанти:
1. У разі якщо одна із сторін трудового договору не виконує вимогу, передбачену ч. 3 ст. 7 Закону, здійснення іншою стороною трудового договору комунікації за останніми відомими їй адресою місцезнаходження (місця проживання), адресою електронної пошти або номером телефону вважається належним виконанням такою стороною вимоги щодо повідомлення іншої сторони трудового договору.
2. У разі відсутності поштового зв'язку та/або технічних засобів електронних комунікацій за останніми відомими контактними даними визначена законодавством вимога щодо повідомлення такої сторони про виникнення та/або припинення трудових прав та обов'язків та/або про припинення/розірвання трудового договору не застосовується.
Тож виходить: якщо працівник не виконав вимогу, передбачену ст. 7 Закону №2136 і не надав роботодавцю актуальні відомості щодо адреси електронної пошти або альтернативні варіанти електронної комунікації, то надсилання інформації за останніми відомими адресою, електронною поштою чи номером телефону вважається належним повідомленням. За відсутності поштового чи електронного зв’язку вимога повідомлення про кадрові зміни не застосовується.