В які строки та за якою формою треба обов'язково затвердити графік відпусток на 2026 рік? Який алгоритм розроблення цього документа? Чи треба ФОПам складати графік відпусток? Які є нюанси його оформлення? Відповіді на ці питання – у статті
За позицією Федерації профспілок України черговість надання відпусток працівникам визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та наявність можливостей для їхнього відпочинку (ч. 4 ст. 79 КЗпП, ч. 10 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»; далі – Закон №504). Надання працівникам часу відпочинку є прямим обов’язком роботодавця.
З огляду на те, що Закон №504 поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана навіть тоді, коли на підприємстві працює кілька працівників.
Оскільки форма графіка відпусток законодавством не встановлена, його складають у довільній формі.
Потрібно зауважити, що Законом №504 не визначено строку затвердження графіків відпусток. Водночас на сьогодні в Україні діють (у частині, що не суперечить Конституції і законам України) Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 №213. Пунктом 20 цих Правил передбачено, що графік відпусток складають на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.
Як правило, у графіку відпусток зазначається місяць початку відпустки, інколи – також місяць її закінчення або конкретна дата початку відпустки.
За домовленістю сторін відпустку можна планувати також частинами. У разі поділу щорічної відпустки на частини слід враховувати, що основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону №504).
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 КЗпП, ч. 11 ст. 10 Закону №504). При цьому Законом №504 не визначено, у який спосіб роботодавець має повідомити працівника. Це може бути, наприклад, ознайомлення працівника з наказом про надання йому відпустки.
Якщо роботодавець не повідомив працівника про дату початку щорічної відпустки, відпустка згідно з п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП та п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону №504 повинна бути перенесена на вимогу працівника на інший період.
Ухвалення рішення про надання відпустки належить виключно до компетенції роботодавця, тому в разі відмови працівника використати гарантоване йому Конституцією України та Законом №504 право на відпочинок (щорічну відпустку) роботодавець має право в межах, установлених графіком відпусток, без заяви працівника, видати наказ (розпорядження) про надання йому такої відпустки.
Складаючи графік відпусток, потрібно пам’ятати, що згідно з ч. 13 ст. 10 Закону №504 деяким категоріям працівників щорічні відпустки за їхнім бажанням надаються в зручний для них час, зокрема:
- особам віком до вісімнадцяти років;
- особам з інвалідністю;
- жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;
- жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
- одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
- дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
- ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
- ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
- батькам – вихователям дитячих будинків сімейного типу;
- працівникам, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року;
- в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.
Також слід врахувати, що:
- керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються в період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу (ч. 14 ст. 10 Закону №504);
- працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їхнім бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою (ч. 15 ст. 10 Закону №504);
- працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їхнім бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах (ч. 16 ст. 10 Закону №504);
- працівникам художньо-постановної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період наприкінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу (ч. 17 ст. 10 Закону №504).
На період воєнного стану за нормами Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» дію ст. 10 Закону №504 не зупинено, тому графіки відпусток мають бути складеними.
***
Читайте також: Затверджуємо графік відпусток на 2026 рік: покроковий алгоритм для бухгалтерів і кадровиків (+ зразок)